高校教学秘书的工作及素质要求刍议

【摘要】教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分,主要负责学校与系级之间和系上的教学事务,在教学管理系统中发挥着重要作用。本文阐述了教学秘书角色定位、工作任务和作用,分析了高校教学管理中对教学秘书的基本素质要求。

【关键词】教学秘书 工作 素质

【中图分类号】G42 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(a)-0061-01

教学秘书工作是高校工作的一个重要环节,是连接学校教学教务管理与系级教学工作的桥梁和纽带,教务处对学校的教学组织和实施,大部分都是通过教学秘书下达、执行和反馈的。同时,教学秘书又要完成本系的教学管理和组织工作。教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强,工作量也很大。因此,必须重视教学秘书的工作,加强这支队伍在教学管理工作中的作用,形成具有一定素质的稳定队伍,提高工作效率,使之真正成为系级领导的参谋和得力助手。下面结合教学管理实践,从教学秘书的角色、职责、素质要求方面谈点粗略的看法。

1 教学秘书的角色

首先,教学秘书是基层管理者,具体表现在教学活动管理中,教学秘书接受系领导和教研室主任的双重领导,参与和协调教学计划的组织、实施。其次,教学秘书是服务员,为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助。另外,教学秘书是联络员,在教务处、院(系)、主管领导、科室、教研室以及教师及学生之间传递和沟通信息,协调关系,在上述诸多关系中起着桥梁与纽带的作用。只有正确理解并把握好角色的相互关系,并将其有机地统一起来,才能将工作做好。

2 教学秘书的工作

教学秘书应协助分管教学的副主任进行常规教学管理工作,直接执行与教学相关的各项任务。具体工作有:

(1)协助分管教学的副主任、教研室制订、实施教学计划;包括安排下一学期的教学任务,合理安排课堂教学、实践教学环节;及时将相关表格上交教务处统一安排;协助主任和教研室领导做好各种实践教学的组织和准备工作,安排好上课时间和教室,向任课教师发送新学期课程表;开课后应随时了解和掌握新课表的循环情况,并及时协调、处理教学过程中需要解决的问题;同时处理日常有关调课等事宜。

(2)安排好教师教学质量检查、考评、竞赛等活动;如调查教学情况,了解掌握教师教学工作情况及教学计划实施情况,收集学生反馈信息,提出教学改革及修改教学计划的措施及意见;协助学校教务处、教学督导组和系主任及教研室领导做好教学检查、教学评估的相关工作,总结教学经验,并对相关资料建档和汇总包括教学大纲、教案、讲课课件(各讲课教师的幻灯片、电子教案)、实习讲稿、复习习题、教学相关参考文献、典型案例及图片、教学文章、教学课题、教学成果、教学奖励等,在开展教学竞赛与评奖等活动时,协助符合条件的教师积极参与,争取获奖,营造比、学、赶、帮、超的良好教学氛围。

(3)协助系主任贯彻和执行学校有关教学和学籍管理方面的规定,如协助教研室安排本专业相关课程的考试,做好监考安排、阅卷和考试成绩管理的工作;组织安排好相关教学业务会议,包括集体备课,引进新教师试讲评审会,同时,负责教师工作量的统计、上报工作。

(4)实习学生的管理工作,具体包括实习点带队教师的安排,如选择师德高尚、教学技能高超、有责任感的带教教师,从而保证和提高学生的实习效果;制定并实施考勤制度,充分保证实习时间,从而保证实习质量;建立定期教学检查制度,交流典型课例,使实习效果事半功倍;组织试讲,根据学生实习表现和讲课成绩,书写实习同学的鉴定评语。

(5)选修课管理工作;每学期我校开设选修课,开课前通过课程简介向学生介绍这门课的主要内容和课程要求,以便学生根据自身的兴趣及发展方向进行选修;之后汇总选修学生人数,协助教学科做好开课准备工作,另外为杜绝学生蒙混过关,以获取结业证为目的,制定相对严格的考勤、考试制度,给学生以足够大的学习压力,使其真正重视选修课。

3 教学秘书应具备的素质

在高等教育发展的新时期,教学秘书的工作在教学管理中起着非常重要的作用,要当一名合格的教学秘书应该具备以下基本素质。

(1)树立为教学一线师生服务的思想。这是由教学秘书工作的主要内容、服务对象和性质所决定的。教学秘书工作的主要内容是为教学中心工作服务,服务对象是广大教师和学生,高校是知识分子聚集的地方,广大师生在性格、家庭背景、年龄、阅历等方面均有所不同,从而增加了教学秘书的服务难度。另外,教学秘书的工作性质具有“繁杂性”,其工作范围几乎涉及到教学管理工作的各个方面,既有常规的日常教学管理工作要做,又有一些突发性的教学异常情况要处理,工作责任大、任务重。这些都要求教学秘书必须牢固树立“急师生之所急,一切为教学服务”的思想,只有这样才能在这种特殊的工作环境中,从自身做起,本着强烈的敬业精神和高度的责任感,真心实意地为教师搞好教学创造条件,为学生学习营造良好的学习氛围。

(2)具备较强的组织与协调能力。教学秘书的工作活动贯穿于教学的整个过程,并且是一个不断变化的动态过程,既要与科室、教研室的领导、师生联系,又要与学校教务部门、兄弟科室联系,牵涉到诸多部门和人员,因此,它在教学工作中属于最为具体、最为活跃的协调层次,其协调功能贯穿于教学管理的全过程。这就要求教学秘书具备和谐的人际关系,善于协调各种关系,充分调动各方面的积极性,提高教学效果,并解决工作中出现的纷繁复杂的问题。另外,在工作中常常会发生出力不讨好,工作辛苦不被人理解,甚至遭人误解的情况,此时,教学秘书要有一颗平常心和耐心。

(3)要有较高的业务与文化素质。教学秘书要具备本专业扎实的业务知识,这样,才能充分掌握本专业教学和实习、见习环节的关系、本专业课程设置的科学性、学时数和前后的逻辑关系,合理安排教学计划,实施教学任务。此外,还要具备较高的文化素质,包括计算机应用能力、管理知识、教育行政管理相关的研究知识等。运用计算机、网络等现代化技术手段完成教学资料信息的收集、整理工作,为教学研究与评估提供翔实的依据资料。

(4)自我提高能力。随着高校适应新形势发展的要求,对教学秘书各方面的素质要求也大大提高。未来的教学秘书应具有扎实的基础与专业知识、适应面广、素质高、能力强的高级应用人才,这就要求教学秘书树立全新的意识和观念,在复杂多变的形态中提取有价值的新思想、新方法,不断创新,与时俱进,发挥工作的主动性、积极性和创造性,通过自我学习,不断提高。如通过学习《教育行政管理学》、《教学论》、《学校管理学》等方面的知识,不断提高教学管理水平,同时,还要将理论运用于实践,指导实际工作,并不断总结自身工作经验,将实践经验上升到理论,使实践与理论相结合,不断提高管理水平和理论水平,这样,才能将教学管理这一系统工程转化为多项有序的教学活动而尽自己的一份力量,最大限度地满足广大师生对教学秘书工作的期望与要求。

总之,教学秘书在维持教学及日常管理工作中扮演着重要的角色。在系上领导与教研室领导以及教师的关心、帮助、支持和配合下,在教学管理的工作实践中,教学秘书的人际交往能力、管理水平、工作技巧等诸多方面都有较大的提高,也进一步加深了对本专业课程的教学内容、教学目的、教学方法和教学进度等教学全过程的认识,为今后的教学与管理打下了一个坚实的基础。