电子档案管理存在若干问题分析

摘要：信息技术不断发展，计算机在各个工作领域都有应用，而工程设计也必不可少。因此，档案管理中就包含了大批电子文件，特别是对于这种文件的储存、分类、保管、使用等，是工程设计的重要工作内容，影响到单位的正常工作。所以，全面规划工程设计是对电子档案进行保护和管理，维护其正常操作的重要内容。因此，本文就特别针对档案管理的过程和方式进行有效而系统的把握和阐述。

关键词：电子档案管理；文件归档；正常操作

中图分类号：G271 文献标识码：A

1概述

随着信息技术发展的迅速，计算机在工程设计工作中已经占有举足轻重的地位，这种状况下对电子文件的管理也成为档案管理的工作内容之一。电子文件面临的保存管理工作是进行工程设计时必须要进行的工作。因此，在电子档案方面，要加强管理，并对工作的安全运行进行有效保护，因此，全面的规划是很重要的。本文总结档案管理工作必然会遇到的问题，并对其应对方法仔细说明，讨论如何全面推进档案管理正规化高效化。

2电子文件归档前的准备工作分析

电子文件在档案归纳前所需要进行的各种准备是管理工作开展的必要组成部分。电子文件的阅读方式导致操作人员在进行管理的时候要注意验收环节的正规性，并对制度进行充分而有效的宣传，因此，电子归档才能有有效合理的制度作为合理的保证。将CAD形式的文件作为例子。归档时，要根据要求完善归档通知单的内容，经手人，审核人，工程主要负责人的姓名需要填准确。严格的归档要求、规定的准确是归档运作通畅的前提，不过，因为某些工程的时间要求紧，如果全部按照流程操作没有这样的时间，必然导致速度和工作完整性的矛盾。因此，计算机的应用潜力需要被充分挖掘，合理使用计算机，并将其投入到自动化管理的方式之中，这种情况能够大大提升档案的归纳质量，并节省大量时间。

工程归档包含数量庞大的电子文件，人的操作过于简单将导致规章不完全，而难以准确执行，档案整理出现纰漏。对其检查和执行都将浪费大量人才，甚至出现档案归纳凌乱散漫，引起实际工作操作失误。所以，归纳电子文档要做足准备工作，特别是完善流程，规定推广前提的方面，为工作进行做好理论铺垫。

3电子文件归档过程中应注意的问题分析

进行电子归档的时候，需要按照种类和格式的不同将电子文件合理进行整理。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有EXCEL表格、WORLD文件、扫描形成的TIF文件等等。另外，这种文件都完成在工程设计初始阶段以前，不但包含的内容量大，并且内容复杂而多变，使得归档工作有较大的困难性，为了让这些电子档案更加合理完成归档，要将电子文件作为实际标准，这样归档效果会更稳定。

用DWG格式能够直接将CAD电子文档打开，非常直观，所以在CAD文件归档的时候推荐使用这一形式，特别是在监察档案标志的时候，并且，对后面的整理和使用工作都有极强的借鉴意义。同时，制作时即使出现了错误，也能在最快时间得到修补指正，使得文件的准确率合格程度得到很好的维护，不过，这种方法有一定缺陷，自动化不强，需要花很多时间和人的劳动来完成工作。而与之相对的PLT格式，则完全反过来。这种格式的文件在直观方面效果很差，不能直接显示图像，不过稳定性更好，不会因为使用和输出导致内容发生变化。

PDF格式属于只读性文件。因此用在对外交流上有一定保护作用，对于文章的内容和意义可以有很完整的了解，但是不可有任何修改动作，有助于知识产权的保护。

4电子文件归档后的检查验收工作分析

纸质文件需要通过对电子文件进行打印和复制而得到，而对电子文件的检查是工作的最后一个阶段的内容。检查工作需要完整而全面，对档案标识在统一性，逻辑性，以及格式上进行全面注意。主要工作包括:一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。不过，需要特别关注的内容是，电子文件在原则以及对设备的应用问题上有很强的依赖，并且，数据的种类和格式繁多，因此，可能在最后阶段才发现很多问题，例如字形变化，内容显示不完全，不同的版本显示出不同的状况。或者电子图一切正常，而归档后某些文字乱码，错位，字形改变。

许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子文件档案管理工作带来一些问题。例如，由CAD14到CAD2007，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。

5电子文件修改后的归档工作分析

在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为A\B\C等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。

结语

综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子文件档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。

参考文献

[1] 郭建卿 电子档案管理中的风险控制[J].科技资讯， 2009.

[2] 王芳华 浅析电子档案管理[J]. 工会论坛山东省工会管理干部学院学报， 2008.