浅谈会计电算化条件下的系统管理员岗位

摘要：文章从笔者单位的实际工作出发，就系统管理员岗位的特殊性从各方面进行了阐述。系统管理员岗位是必不可少的，各单位应该选定、重视、培养合适的人才，让其担当系统管理员的重任。

关键词：建账；维护；数据库；故障排除

一、系统管理员的必要性

21世纪是网络化的年代，是计算机普及应用的年代。随着计算机的发展，会计电算化的普及，会计核算从手工记账转为计算机记账，无疑是将会计人员从繁重的手工劳动中解放出来了。但与此同时，也带来了麻烦，因为大多数会计人员适应不了计算机做账，即使会做，但总有这样或那样的问题出现：数据保存不了，数据丢失，由于系统死机造成不必要的损失等。致使有些老会计人员抱怨说手工记账更方便。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统，它需要运用较为复杂的计算机技术、会计知识。它需要有既了解会计业务，又熟悉计算机技术的人员，保证计算机系统的正常运行和会计人员的正常工作，这些都体现了在会计电算化条件下设置系统管理员的必要性。

二、系统管理员的重要性

系统管理员的工作决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个单位会计电算化信息系统的正常运行，如系统软、硬件的维护，系统数据的保存，数据库的维护，还有各部门之间数据信息的共享等。一般来说，单位的财务部门和人事劳资部门总是紧密联系在一起的。财务部门的很多数据资料都需要劳资部门提供。有些数据可以在两部门间共享，而且可以作为永久资料保存，为后来从事该项工作的人提供真实、完整的客观数据。现在，我国法律要求各单位必须为在职职工交纳三险一金，如：医疗保险、失业保险、社会保险、公积金等。这些数据与每个职工的个人信息紧密相联，而且都是保存在人事劳资部门，如果财务部门需要利用这些数据，就可以通过信息共享来实现，没必要重复输入职工的个人信息。这项工作如果有系统管理员的指导，就显得更为容易，既节省了时间，又保证了信息的准确性、一致性。从某种程度上来说，某个单位会计电算化实施效果的好坏，取决于系统管理员的水平高低。

另外，财务工作不同于其他工作，需要终身学习，因为国家会计政策、会计法规总在不断更新、完善。对基层财务人员来讲，财务领域里应该就某一方面做深、做透。而对系统管理员要求就更高了，他们不仅要懂财务知识，还要懂计算机知识。如果懂英语，那就更是锦上添花了。因为一般来说，软件故障都是用英语显示出来的，所以系统管理员懂得英语，对于故障的处理就会更加得心应手。

作为单位会计人员，除了核算工资、成本之外，还有其他重要的工作，比如：协助领导做好预算，以降低成本提高利润等等。

降低成本，不只是降低原材料成本，还有降低工作成本，即提高工作效率。如报送医疗保险数据时，采用会计电算化，既能节省大量的工作时间，又能降低出错率。

职员的基本信息，如个人参保号或单位的参保号都是独立的，不存在重复的可能。对于集团公司或者跨国公司，如果逐个输入职工的信息，工作量大，而且不方便事后查错。

三、系统管理员的权限分析与培训

鉴于会计数据的重要性、保密性，系统管理员最好由财务内部人员担任。一般情况下，财务主管和系统管理员应该分设，不宜由一人兼任。尤其是在实现网络化条件下之后，从软件规模、电算化的强度到会计业务的工作量都应该由专门的系统管理员负责。如果单位的会计人员不多、工作业务量不大，则可以考虑由财务负责人兼任系统管理员。不过，在赋予系统管理员权限时，不要给他们所谓的“超级用户”权力。若系统管理员个人素质不高，或者由于某些特别的原因导致其思想出现偏差，那么过多的权力可能会对该单位造成一定的负面影响，如数据资料外泄，势必会给单位带来损失。所以系统管理员的选任至关重要。

另外有些单位对系统管理员的岗位职责认识不够清楚，混淆了网络管理员与系统管理员的界限，往往将二者混为一谈。这就需要软件开发商依照《会计电算化工作规范》，加强对系统管理员权限的约束，不要只图用户的使用方便，而不考虑会计制度所要求的严肃的商业行为。同时，会计人员也需要进一步明确在会计电算化条件下的岗位分工及各自的职责。目前，各地都在开展会计电算化培训，有必要全面加强系统管理员的业务知识，为他们提供适当的时间、空间，进一步提高他们各方面的素质。

四、系统管理员应具备的基本条件

会计人员对系统管理员的要求是：尽量事事都会，出现问题能够彻底解决。当应用程序出现混乱、报表数据出现计算错误或者系统死机时，会计人员首先会找系统管理员。这样，由于会计人员的操作失误或操作不当而导致的人为错误就会在短时间内得以修复，不至于造成太大的损失。这无形中提高了对系统管理员的工作要求，系统管理员必须具备以下基本条件：

第一，系统管理员应该掌握必要的会计知识，熟悉本单位主要的财务状况及会计业务，了解财务工作流程。

第二，系统管理员必须了解软件的安装、使用。了解会计软件的各项功能且能熟练地加以运用，出现问题时，能很快凭所掌握的计算机基本知识分析出故障的原因，并能够及时排除该故障。

第三，系统管理员必须了解计算机硬件方面的基本知识，如光驱、硬盘等。出现硬件的小问题时，能及时有效地解决问题。

第四，系统管理员要有良好的职业道德、职业修养。这是任何岗位上的会计人员所必须具备的，因为财务工作掌握着单位的整个经济命脉。鉴于系统管理员岗位的重要性、特殊性及财务工作的特殊性、保密性，系统管理员必须具有良好的职业道德、职业修养。

五、系统管理员的职责

系统管理员的总体职责是保证系统的稳定运行、会计数据的安全，并且做好保密工作，在财务部门内部能实现信息共享。具体职责如下：

第一，系统管理员必须积极主动地参与系统建账等初始工作，尽早熟悉软件，结合本单位实际情况提出合理的会计核算方法。

第二，系统管理员负责会计软件的日常管理与维护，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，做好防病毒措施。计算机病毒对系统的破坏力强大，预防与清除计算机病毒已成为会计电算化工作中不能忽视的问题。因此，对任何外来数据一定要加以检测，在读取数据之前就将病毒侵入的可能性完全扼杀，以避免不必要的麻烦。

第三，系统管理员负责系统定期的正确性、安全性检测，以保证系统的正常运行。当系统发生故障时，能根据自己所掌握的计算机知识，针对所发生的故障找到发生的原因，能够判断出到底是硬件故障还是软故障，做到能对症下药，迅速恢复系统的正确运行。

第四，系统管理员对系统的安全性负责，尤其是做好系统灾难预防与恢复工作。灾难包括两个方面：一是客观方面，如计算机病毒、火灾、电源等造成系统、数据受到严重破坏；二是主观方面，如人为篡改、不正确操作等。所以系统管理员应该及时备份会计数据，杜绝一切由于工作不及时而可能造成的损失。这同时也要求系统管理员在管理数据的同时，提高财务人员的操作水平，尽可能地提高会计人员的业务素质，让全体会计人员一起进步。

六、系统管理员与财务主管的关系

单位的财务主管主要负责组织和管理整个单位的会计业务和电算化工作，根据本单位的实际情况和工作的需要，确定会计人员的岗位安排、分工权限。系统管理员则主要负责整个会计的电算化技术管理工作。从行政上来说，财务主管领导系统管理员，系统管理员必须服从财务主管的安排。但在具体工作中，他们是互相配合的。

（作者单位：辽宁省有色地质局一八队。作者为会计师）