浅谈会计电算化中系统管理员的重要性

【摘要】实现会计电算化，是会计工作现代化的重要组成部分，也是会计改革的重要内容。由于在会计工作中应用电子计算机大大提高了会计工作质量和会计工作效率，会计电算化越来越被各个单位所重视，普及率也越来越高。但由于会计电算化是会计学、电子学和信息学的综合运用，而且随着电子计算机、信息技术的飞速发展和会计改革的不断深化，对系统管理员这一重要岗位提出了更高的要求，而这一会计电算化中的核心人物的重要性也越来越凸显出来。本文通过对系统管理员的职责、要求等方面的分析，阐述了系统管理员在会计电算化中的重要作用。

【关键词】会计电算化系统管理员重要性

改革开放以来，我国会计电算化工作在各级财政部门、业务主管部门、广大软件开发工作者和财会工作者的共同努力下，已取得了很大成绩，各类财会软件的运用为推动我国经济管理手段现代化、提高会计工作效率和财会人员业务素质发挥了重要的作用。然而，会计信息系统是一个较为复杂的人机系统，会计信息系统的应用与维护需要运用较为复杂的信息技术、会计知识。它首先需要有一支既熟悉计算机技术，又精通会计业务的队伍，在这支队伍中，最重要的组成人员是保证系统正常运行、解决系统运行中出现这样或那样问题的系统维护与管理人员，即系统管理员。

系统管理员岗位的职责内容主要包括；（1） 在会计电算化软件的开发阶段，负责协调软件开发者与使用者之间的关系，根据软件评审要求，做好相应的准备工作。（2） 在会计电算化软件的运行阶段，负责日常的维护和管理，帮助系统操作员熟练掌握操作技能。（3） 检查督促系统操作员对数据的备份情况。（4） 检查各操作员操作的日志记载情况，对计算机开机、关机和运行情况进行检查，防止非法调用和操作。（5） 为保证会计软件的正常运行和数据的保密和安全，不得进人数据库直接对会计数据进行修改。（6） 运用电算化系统中的信息资源和分析模块，紧密结合本单位经济活动情况，对本企业的财务状况进行简要分析，为企业领导经营决策提供依据。（7） 对于系统内发生计算机病毒等情况须运用杀毒软件消除病毒，并向负责计算机安全的公安机关反映。（8） 为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。系统管理员权限主要包括：（1） 有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。（2）有权对会计信息的录入工作进行检查和监督。（3） 有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。（4） 有权对有关人员的操作权限进行设置和调整。

会计人员对系统管理员的要求是：事事必会，出现问题能够彻底解决；当应用程序出现不干活、报表数据计算错误或者系统死机了，会计人员首先想到的是找系统管理员，而不是其他人员，因为他们认为系统管理员应该能够解决一切问题，究其原因在于他们不能判断是系统方面的原因，还是计算机硬件方面的原因。这无形中提高了对系统管理员工作的要求，也突出了系统管理员的重要性。系统管理员首先应该掌握基本的会计知识，熟悉会计业务，了解会计软件的各项功能及其结构、联系，尤其是网络版软件的功能设置。其次，系统管理员要掌握会计法、会计制度及财经纪律的各项规定。第三，系统管理员必须知道计算机硬件方面的基本知识，单机条件下应熟悉基本的计算机硬件，如软驱、硬盘等，出现硬件的小问题知道错误在何处及解决办法；网络条件下的系统管理员还必须掌握网络方面的基本硬件知识等。第四，系统管理员还必须熟悉本单位主要业务情况，了解主要工作流程。最后，系统管理员要具有良好的职业道德、个人品德修养。鉴于系统管理员岗位的重要性、特殊性，其工作涉及整个系统的会计数据、重要工作口令等，故而要求系统管理员应忠于职守、诚信自律，具有良好的道德品质、职业信念。

从目前会计电算化的情况来看，会计岗位设置不合理是影响整个电算化向深层次发展的主要原因之一，因为会计工作内容繁多、复杂，只有进行科学的岗位分工、使之规范化、科学化，并落实岗位责任制，才能使整个会计电算化系统高效、协调地运作。传统的会计工作岗位，是按照核算和管理的内容及工作性质来划分的，一般分为：会计主管、出纳、工资核算、往来核算、财产物资核算、资金核算、成本费用核算、收人利润核算、编制报表和稽核等十个岗位。在大中型企业还设有“综合岗位”，承担综合性的会计预测、计划与分析工作。各企业可以根据行业特点、业务繁简、企业规模、人员多少等情况，在掌握出纳人员不得兼收人、费用、债权、债务帐簿的登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作的原则前提下，可采取一人一岗，一岗多人或一人多岗等形式。与传统的会计工作岗位相比，实现会计电算化以后，大大减轻了会计工作的劳动强度，一台电子计算机完成了过去几个人的工作，尤其是管理部门建立了计算机网络后，会计基本数据的来源渠道和方式，会计管理的操作形式等都发生了很大的变化，与之相应的会计工作的分工、各岗位的职责、权限也发生了根本的变化，原有会计岗位的分工已不适应目前电算化工作。如果不及时地调整并建立起与之相适应的会计电算化工作岗位制度，使会计岗位分工、职责尽可能地比较规范、科学，就无法保证会计工作的正常进行，会计电算化在企业管理中的整体优势不能充分发挥，同时，对提高财会人员的业务素质也是不利的。根据会计电算化工作的特点，企业实现会计电算化后应由传统的以总帐报表岗位中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。因此，在会计电算化下科学、合理地设置会计工作岗位，明确各岗位的职责和权限十分必要。同时，挑选一名工作能力强、业务技能熟练、责任心强的系统管理员对企业、对财务部门来说也是至关重要的。

由于信息技术发展异常迅速，会计工作规范化进程的不断发展与完善，无论计算机方面的新技术，还是会计业务的新要求，都对会计电算化工作不断地提出更高要求，这就需要系统管理员要掌握、理解会计电算化的各项新要求，及时地调整、更新系统，从而更好地服务于会计电算化工作。而系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。他们负责整个会计电算化信息系统的正常运行，如系统软件、硬件的维护，系统数据保存，网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说，基层单位会计电算化实施的效果好坏，决定于系统管理员的工作水平高低。