招商会议的筹备

招商会议一般多在国(境)外举办，旨在通过招商会议的形式，吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。因而在国(境)外举办的招商会议，具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的，"台上一场戏，台下千日功"。其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。

一、预先筹划，制定方案

招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下三个环节进行。

1．确定会议目的、名称、规模

招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，跨国公司、大财团的投资动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。

2．确定会议时间、会场，邀请客商

招商会议时间的确定，除需考虑到会前准备时间外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理，国(境)外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。

与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排合理，让组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨，达到预期目的。

招商会议地点(即会场)的选择，应依据会议的目的、规模及国(境)外合作机构的协助来确定。会场座位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小，人员拥挤，影响会场秩序；会场过大，则显得稀稀拉拉，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。

同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午8～11时，下午2:30～5时，会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。

与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除我方各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括当地政府要员，工商界知名人士，有关财团、公司或各商界组织负责人及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等，并邀请我国驻外使、领馆人员参会。

3．编制会议费用预算

通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。

筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的工作方案，分工协作予以实施。

二、会务工作组的组建、分工和训练

会务工作小组的职责，主要是为会议提供会员服务，负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，联络国(境)外合作单位，邀请客商和与会宾客及相关机构，组织和编制会务资料、招商项目资料，宣传签约项目，组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻等多项工作。

会务工作小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹安排，并以有相关经验的人员负责常务工作，配置大会现场译员，通过详细分工，明确职责范围和工作标准，保证各成员富有成效地开展工作。

会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会议召开过程中，起到"起""承""转""合"的作用，因而必须对招商业务有足够的了解，具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识，故通常应由招商部门负责人或骨干，或由公关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人员时，要求仪表端庄，善于交际，并应根据会议所在地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要求，同时需加强以下四个方面的训练:

(1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。

(2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。

(3)会议当地风俗习惯和概况的了解。

(4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。

三、广泛宣传、推广

为便会议达到最佳效果，取得圆满成功，应针对会议对象的不同特点，通过不同的传播媒体做广泛宣传和推广。

1．传播媒体的选择

考虑到招商会议面对的对象主要是当地政要、工商企业界人士、新闻界人士，层次较高，招商信息较为专业化，同时又具有较强的时效性，故选择对当地工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。同时，可在招商会议举办的前几天，在当地收听及收视率较高的电台、电视台进行广告宣传，加强轰动效应。

2．招商会议宣传稿的利发

通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿，通常以开会日期前两星期左右为宜，以便与会者从容做好日程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天，在报刊登载本次活动的专访新闻，加强宣传效果。

会议宣传稿的内容，除对本地区及本次会议作简略介绍外，一般还应在相关范围内发出会议邀请并附回执，说明联系电话、联系人等。

四、有目的、有选择性地发出邀请函

为保证重点、表达诚意，达到既定目标，还应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。

(1)向当地政要、民间知名人士发出邀请函。

(2)向当地工商实业界领袖、各商会组织负责人士发出邀请函。

(3)向当地有关企业负责人或投资筹划人发出邀请函。

(4)向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者发出邀请函。

(5)向本国驻当地使、领馆大使、领事或商务参赞发出邀请函。

邀请函的发出，可利用传真或邮寄的方式，必要时可随函附上宣传介绍材料和招商项目简介。

五、淮备会议资料

会议资料按其内容可分为三大项:

1.体现会议议题的主要文件

包括我方领导的重要发言，招商项目目录，统计资料，新闻稿等。

2.为议题服务的辅助材科

包括开幕词，闭幕词，有关方面贺电稿，已投资设厂的外商经验交流资料等。

3．与会务工作相关的附件资料

包括大会议程表，会议工作领导小组名单，主席台人员名单，宾客名单，宾客席座位安排名单，当地及所在国工商业概况资料，会议接待安排，会场布置方案，入场凭证，会议须知等。

六、准备招商资料

招商资料主要包括招商项目资料和招商宣传资料。

招商项目资料可在上年度资料的基础上，经过重新核准挑选，加上当年新增项目，结合各招商单位上报的资料，予以汇编付印。

招商宣传资料包括宣传和介绍本地区政策、法规、条例、投资环境、投资程序的宣传册子、幻灯片、投影片、录像带、光碟等。如有条件，可配备手提电脑，将有关资料储存进去，供随时查阅。

七、准备签约项目

为扩大招商会议的新闻和广告效应，可把近期较成熟的项目安排在会上签署，要事先做好充分的准备工作:

(1)抓好各单位签约项目的上报汇总工作。

(2)准备好需签署的合同、协议及有关文件。

(3)安排好签约项目顺序，落实各方签约人。

八、与当地商性组织联系、合作

考虑到在当地联络、宣传，选择会场，准备视听设备，安排食宿和活动的方便，应加强与当地商性组织的联系，包括我国驻外机构、企业、当地商会、经济文化交流协会、贸易促进会、基金会、咨询顾问公司等组织，并选择其中一方为会务主要合作方。

九、与当地新闻界联系

新闻界的源源不断的信息经过处理迅速输送给社会成员，在日积月累中形成了公众对它的依赖性，成为影响社会舆论的权威性机构。在招商会议召开之前，应加强与当地新闻界的联系，充分利用新闻界来大力宣传本地区的建设成就，提高知名度和影响力，引起公众对会议的热心关注。

由于招商会议的议题和内容较为专业化，为配合记者新闻稿的撰写，应在寄发会议邀请函的同时，附上宣传资料及会议中心内容简介、背景材料、图片等。并应准备好会议当天派发的新闻稿等。

十、布置会场，准备视听设备

会务工作小组应在当地合作机构的大力协助下，组织好会场的布置工作，包括展牌的布置，主席台、宾客席、接待处、签约席的布置，横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、电话、传真机等设施的设置和测试。对附设酒会的场合，还需做好饮品、点心的准备、订购工作。会场接待处的两旁，应预留宾客送来花篮的摆放空间。