国土档案保密和利用的探讨

【摘要】随着经济建设和社会发展，国土档案的保密和利用工作越来越呈现其重要性。本文针对常州市国土资源局新北分局目前国土档案在保密和利用工作中存在的问题，建设性地提出国土档案的保密和利用工作中应注意的问题。

【关键词】国土档案；保密；利用

1 前言

近年来，随着信息技术、经济建设和社会发展，土地资源已经成为推动社会经济建设蓬勃发展的重要资源，利用现阶段先进的通信设备和计算机来管理土地资源及其信息，国土档案查询率成几何增长。由于国土档案管理过程中，涉及众多公共利益、企业利益和千家万户人家的切身利益，其资源的巨大社会价值日益凸显，档案的保密和利用工作越来越呈现其重要性，如何让其有效地为社会经济发展、如何保护好国土档案和广大人民群众服务将成为一个有待进一步深化研究的课题。现以常州市国土资源局新北分局国土档案为例，谈谈国土档案在保密和利用工作中应注意的问题。

2 常州市国土资源局新北分局国土档案在保密和利用方面存在的不足

2.1 国土档案库房设施管理重视不够

目前，库房硬件设施还不够完善，受办公条件限制，档案存放库区和办公工作区没有严格分区，一直使库房出入管理人员不能严格控制，直接影响国土档案的保密安全性，尤其在国土所存在问题较多；档案库房承载量达不到要求，因密集架使用年代已久，已出现老化功能不足等情况；因档案库房存储空间小，大多数是办公用房通过改建成的档案库房，库区应配备的温度、湿度、防虫、出尘等技术设施不完善，直接影响国土档案的安全保管保密。

2.2 档案利用方式单一，缺乏多元化利用。

从整体上看，现今国土档案主要在权属变更登记工作中发挥其重要作用。如集体土地征收、土地产权交易权属变更、土地资产抵押、房屋产权变更转移等，土地资源权属管理形成国土档案，国土档案为土地资源管理服务，这就使国土档案始终遵循某一个封闭的系统中，其本身的价值远远没有开发利用，国土档案管理衍生品极少。

2.3 档案工作者的知识结构有待提高。

档案的信息化管理和国土档案管理科学化对档案工作者提出了更高的要求。它要求每位档案工作者既懂得档案管理，又懂得国土管理和计算机运用的专业知识，这是实现国土档案现代化管理模式和信息化建设的关键。随着档案现代化建设管理模式的深入发展，靠单一的知识结构很难适应现阶段发展的需要。尤其是在档案管理的更深层次开发利用方面，会存在很大难度。因此，档案管理人员应不断扩大知识面，提高自身文化素质，才能适应现代化档案管理的需要。

3 国土档案在保密和利用过程中应注意的问题

3.1 国土档案的保密工作应注意的问题。

3.1.1 加强档案库房建设和管理是档案保密的重点。

正确处理好档案保密和利用的关系。档案管理工作普遍存在着重视保存轻视利用不足的现象。档案管理部门应改变这种传统档案管理观念，在严格做好保密工作的过程中，有待完善工作过程中的职能，为查阅档案、合理利用档案提供方便。合理利用是保密工作的目的之一，是要有地点、范围和时间限制的有效利用，只是保密而不能合理利用只会失去保的意义，失去档案的某种价值。从整体上讲，档案库房应按照国家规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位往往将库房附设在机关办公楼内，有的就附设在工作区（如常州市国土资源局新北分局档案室和国土所档案室）。完善档案库房技术设施，保证库房内各项技术指标符合规范要求。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的基本保证。

3.1.2 提高档案管理人员的素质。

档案保密工作的关键是档案管理人员的素质问题，档案管理人员必须有较强的事业心、责任心和高度的保密意识，不仅仅是要有严谨的工作态度和工作作风，做到经手的每件事情件件工作要做到有头有尾和手续清楚，防止泄露秘密。提高管理人员的素质，首先要加强档案法制的学习和宣传，推进依法治档工作。利用多种形式，加大对《档案法》、《物权法》和《土地管理法》等法律法规的学习和宣传。宣传要有针对性、注重实效；在档案管理工作中要强调依法治档，把依法治档工作真正落实到档案工作的各个环节。

其次是加强档案干部队伍建设。干部队伍的建设是国土档案管理工作规范化、科学化的保证。要加强国土档案管理专业人才的培养，努力提高国土档案管理人员的知识水平和管理能力。还要加强国土档案管理的硬件设施建设，逐步实现信息化管理，为经济建设服务。要培养干部树立全心全意为人民服务的宗旨意识；培养爱岗敬业、无私奉献的奉献意识；培养在新形势下开展档案工作的创新意识。要有计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力学习档案管理、计算机等相关知识，提高管理人员的综合能力，同时要科学、合理地引进一批年轻的专业技术人才。在信息化建设的过程中，技术含量要求高，不仅要求专业技术人员掌握一定的计算机知识，同时还需了解3S技术，即GIS、GPS、RS技术，并经相关技术培训，使其技术力量能满足国土资源管理信息化建设的需求。

3.1.3 加强国土档案的日常管理。

国土档案的调阅、移除、销毁等应严格按照手续办理，必须指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

3.2 国土档案利用过程中应注意的问题。

从2007年10月1日起施行的《物权法》，为国土档案管理工作人员受理国土档案查询提供了法律依据。《物权法》第十八条对不动产登记资料查询、复制作了明确规定。“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。”。按照国土资源部《土地登记资料公开查询办法》的规定，符合第三条的有关单位和个人可以公开查询。（一）土地权利人、取得土地权利人同意的单位和个人有权查询其土地权利范围内的原始登记资料；（二)土地登记机构有权查询与其业务直接相关的原始登记资料；（三)国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门有权查询与调查、处理案件有关的原始登记资料。根据档案工作经验，国土档案的查询，是有条件和限度的，而且是有一定规范要求的允许查询，在完善管理的基础上，尽量为经济建设和社会发展以及广大人民群众提供广泛服务的工作。按照《物权法》和《土地登记资料公开查询办法》的规定，符合规定的有关单位和个人查询国土档案资料，应持有合法证件，下面分类加以说明。

3.2.1 土地权利人、取得土地权利人同意的单位和个人查询其土地权利范围内的原始登记资料，应当向查询机关提供本人的身份证明，并填写查询申请表。此外，土地权利人应当提交其权利凭证，取得土地权利人同意的单位和个人应当提交土地权利人同意查询的证明文件、土地权利人的权利凭证和土地权利人的身份证明；单位和个人（以下简称查询人)查询土地登记资料，可以自己查询，也可以委托人或者土地登记机构查询。委托他人查询的，应当出具授权委托书。境外委托人的授权委托书应当按照有关规定经过公证或者认证。查询人为法人或者其他组织的，还应当提交单位的证明文件。

3.2.2 国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门查询与调查、处理案件有关的原始登记资料，应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

3.2.3 查询人查询土地登记资料，应当在查询机关设定的场所进行。任何单位和个人不得擅自将土地登记资料带离设定的场所。

查询人在查询时应当保持土地登记资料的完好，不得对土地登记资料进行圈点、划线、注记、涂改或者拆页，也不得损坏查询设备。

4 结论

总之，国土档案既要围绕广大人民群众和社会经济发展服务，同时也要依法维护相关管理者的权益，严格查询范围和手续。作为国土档案管理部门，必须始终将档案安全工作放在档案工作的首位，在此基础上，争取提供快捷、方便档案利用条件，使国土档案产生更广泛的社会效益和经济效益。

参考文献：

[1]曹雪敏 国土档案现代化管理探讨《才智》2009年07期

[2]钟德杰 如何做好国土档案管理工作 《城建档案》2011年08期