浅谈电子档案管理在大学档案管理中的应用

摘要：大学档案管理对学校发展尤为重要，应当把大学档案管理工作与学校规划发展联系起来，面对现阶段大学档案管理中存在的诸多问题，学校要加强大学档案管理人员的培训，提升大学档案管理人员的职业素养，使得管理工作更高效，更便捷，从而更好的服务学校，服务社会，为学校的发展建设做出杰出贡献。

关键词：电子档案；大学档案；管理；应用

中图分类号：G647 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01

电子档案管理的应用不仅仅在大学档案管理中很重要，它在企业档案管理中的应用也有着非常重要的地位。在学校中，它能很便捷的存储学生的大量信息，方便其他人查找、管理，为学生后续就业提供了便捷服务，使档案的传递更快速，高效，在企业中，电子档案管理的高效、有序，使得各个部门的管理里工作衔接紧密，企业的发展更加迅速，从而促进了社会的发展。

一、大学档案管理现代化的现状及意义

全国教育的不断发展，各个大学的招生人数不断增加，数以千万计的数据存储，变迁，使得大学学生档案管理的难度增加，学生档案如实的记录了大学生的德、智、体、美、劳及大学生在大学中的一切发展，为学生以后找工作提供了重要的依据，所以大学学生档案管理是学校所有工作中最为重要的。

大学档案管理现代化的现状是学生数量多，数据多，电子档案管理的工作量大，数据传递次数频繁，档案管理不规范等。所以我们要提高大学档案管理的工作效率。

大学档案管理现代化的意义：第一，大学学生档案管理在学生的思想教育方面很重要，学校在对学生进行思想教育工作时，可以根据学生档案的如实反应针对不同的学生采取不同的教育方法，让每个学生都能成为有道德修养的人，学生档案提供的信息是学生工作能否顺利执行的保障，电子档案管理的建立提高了档案的利用率，陪养了学生的积极性，提高了他们的竞争意识，让他们在竞争中不断进取，电子档案管理的便捷查询服务使得学校能够很容易了解到优秀人才的全部情况，有利于学校优秀人才计划的培养，学生档案管理的建立为学生的素质培养提供了保障。第二，大学档案管理为大学发展提供了服务，学生档案管理又是学校管理工作中最为重要的，学校可以从学生档案中提取很多有用的信息，并且能够从学生档案中发现学校教育中存在的问题，电子档案的管理方便学校及时发现问题，找到解决问题的方法，从而提高学校的教学质量，推动学校教育全面发展。

二、大学档案管理应用中存在的问题

随着科技的发展，档案管理也在逐步向现代化发展，电子档案管理的出现为大学档案管理提供了方便，但同时也存在着很多问题，大学档案管理中存在的问题分为以下两个方面。

1.电子档案本身存在的问题

（1）电子档案存储的安全性，网络安全问题时有发生，电子档案有高速读写功能，一旦被盗取，它将会泄露大量的信息，对个人造成严重伤害，对学校造成难以挽回的损失。

（2）电子档案易缺失，纸质档案出现错误，容易被人发现，容易改正，电子档案出现错误会对后面的大量数据都有影响，且不易被发现，容易造成严重的后果，电子档案不及时维护更新，容易造成数据丢失，有些重要的信息一旦丢失，会对学校的工作造成严重影响。

（3）电子档案不具备长期可读性，科技在不断发展，计算机的发展更是迅速，电子档案对新的设备会产生不兼容问题，容易造成数据丢失，使得电子档案不能长期使用，为学校档案管理工作增加难度。

2.管理制度存在的问题

（1）大学学生档案管理人员对自己的职责不清楚，管理人员未经过专业培训，对档案收集、整理、归纳的内容不清楚，从而使收集的内容有重复，导致收集工作量大，效率不高。

（2）大学学生档案管理意识不强，学校对大学学生档案管理不太重视，在开会过程中没有反复强调，造成管理人员的不重视，开始出现懈怠情绪，导致管理工作中出现各种各样的问题。

（3）没有确立专门的审查监督机制，导致管理松懈，出现学生档案泄露等问题，对学生未来的发展造成影响，管理人员对自己的工作不仔细，不认真，在学生档案的编辑过程中出现错误，可能对多个学生造成影响。

三、大学档案管理应用的改进措施

1.电子档案的安全改进

加强电子档案的设备及网络安全，存储电子档案的计算机只用来存储档案信息，不能再作为其他设备使用，以免造成数据丢失，对设备定期检查、维护，以免设备损坏造成数据丢失，对存储的数据要进行备份，一旦数据损坏，还可以使用备份的数据，不至于造成严重损失，通过网络防火墙等安全措施加强对网络安全的管理，避免在数据传输过程中出现丢失、损坏等问题。

2.增强电子档案的长期可读性

延长电子档案的使用时间，对存储设备及时更新，保证存储环境的稳定性，管理人员不能私自让其他人员查看存储的信息，以免其他人对其进行删改，确保大学生档案管理的私密性。

3.提升工作人员的素质

大学档案管理中要加强工作人员的素质培养，学校要对管理工作人员进行思想教育培训，提高他们对大学档案管理重要性的认识，只有具备良好的思想政治素养，才能明白自己的职责所在，在以后的工作中，才能更好的发挥自己的作用。

4.规范管理的操作流程

大学档案管理要规范操作流程，确立专门的审查监督机制，对工作人员的工作及时检查、监督，防止工作人员在工作中出现各种失误，不能及时发现改正，影响后续工作的进度，审查监督机制还能对工作人员的行为进行监督，一旦工作人员有不良的行为习惯，审查监督机制能够及时发现并制止该工作人员的行为，从而使管理制度更加完善。

大学生档案对大学生今后的工作和生活尤为重要，所以大学档案管理在大学管理工作中有着及其重要的地位，随着信息化时代的发展，电子档案的建立，大学档案管理的工作要更加规范，避免出现失误，否则会对学生以后寻找工作带来困难，学生档案是学生大学生活的真实写照，这就要求学校对大学档案管理更加重视，加大大学档案管理力度，使档案管理工作与学校其他工作同步发展，提高学校的管理质量，加强学校建设，使得学校在未来能有更好的发展。

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