浅谈房地产档案管理信息化建设

【摘 要】在传统的房地产档案管理中，主要以实物管理为主，随着信息技术的不断发展，档案管理信息化建设已经成为房地产档案管理的一项重要任务，特别是新的住房制度颁布实施以来，房地产档案的重要性进一步突显。本文就房地产档案管理中的信息化建设问题进行简要的阐述。

【关键词】房地产；档案管理；信息化

档案管理在房地产管理中具有非常重要的作用，可以为后期的工作提供详实的原始资料，也可以为一些重要的决策提供参考。但是，在传统的档案管理中，由于手段比较落后，效率比较低，因此，造成一些重要的信息丢失或者遗漏。计算机信息技术的出现和迅速发展，为我们提高档案管理工作水平、全面收集有关信息、提高档案资料利用率提供了良好的契机和技术支撑。目前，信息技术已经逐步得到房地长行业档案管理部门的重视和开发利用，在当前形势下，充分认识加快实现房地产档案管理信息化建设的重要性，采取切实可行的措施搞好房地产档案管理已经成为房地产行业和有关部门的一个重要课题，同时，也是社会各界的强烈需求。

一、档案管理信息化建设的重要意义

在房地产档案管理中搞好信息化建设，具有以下几方面的重要意义：一是能够切实发挥档案管理部门的服务职能。管理档案的目的就是利用档案，当我们采用先进的计算机技术对档案进行管理以后，与传统的档案管理方式相比，检索的速度会大大提高，更方便人们查阅档案，有利于档案管理部门职能的充分发挥。二是计算机档案管理系统信息容量比较大，方便档案资料的携带和保存，同时，可以提高档案的保密性，延长档案资料的使用寿命。三是实现房地产档案信息化管理可以降低档案管理成本，节约房地产档案管理部门的资金。传统的档案管理模式中，档案的日常维护和管理工作比较繁重，需要投入大量的人力、物力和财力，但是，在实现信息化以后，主要依靠计算机系统存储信息，可以大幅度地节约人力、物力和财力的投入。因此，加快实现房地产档案信息化是实现房地产管理科学化、标准化、规范化的前提和保障，是信息化社会对档案管理部门提出的适应当前形势发展的、新的、更高的要求。

二、信息化建设基础工作分析

在我国当前的房地产管理部门，一项重要的工作就是进行房屋产权产籍档案的管理，但是，总体上来看，管理的方式还比较落后，不能适应新形势的需求，由于受到条件的限制，大量的历史积压信息不能及时得到处理。为了完善信息库建设，避免原始信息的丢失，需要及时录入有关信息，当然，要做好这项工作，需要投入一定的人力、物力、财力来完成信息录入工作，因此，首先要在人力、物力和财力各方面为房地产档案信息化建设提供必要的物质和人力资源保障。同时，我国的房地产信息化系统还处在研发的初级阶段，系统本身还不够完善，功能还不够健全，一些问题会在系统投入到具体实践中以后，逐步体现出来，因此，房地产档案系统的开发是一个逐步完善的过程，要考虑到在具体研究、开发、利用中坚持循序渐进的方法，在代价较低的情况下，尽快为房地产档案管理部门构造一个科学地软件系统模型，通过调查研究尽快全面掌握用户的客观需求，在此基础上对管理系统进行不断更新和完善，尽可能地实现系统应该具备的所有功能，在使用过程中，要依据自己的工作需要，对管理系统进行研究和升级。

三、管理系统应实现的功能

随着房地产市场的日渐活跃和有关政策的颁布实施，我们所构建的房地产信息查询系统应该实现以下三方面的功能：一是为满足房地产交易市场对有关信息的查询，首先应该实现房地产信息系统的查询功能，坚持方便、准确、快捷、易于操作等原则，最大限度地满足客户查询方面的需求；二是要满足房地产管理部门对相关资料进行管理的需要，让信息系统所储存的相关信息服务于房地产管理工作，确保整个系统服务职能的发挥。在系统构建过程中，要以房产档案管理系统为中心，逐步研究开发出以档案管理系统为基础的房屋权属登记系统、房屋交易系统、房屋测绘系统等相关应用管理系统，通过局域网或者互联网实现资源共享，进而构建一个以房地产管理部门为中心的、能够最大限度地方便群众、提高相关部门办事效率的服务系统；三是对资源进行信息化管理的同时，还应该实现房地产档案管理系统对恶意攻击等破坏性活动的防御功能。以确保系统的信息不遭受损坏，充分发挥系统信息的安全，对于一些违法的行为和外界的攻击系统能够主动进行控制，并能做到有效防御有可能引起信息丢失和破坏的事情发生。

四、实现档案管理系统功能的思路

结合以上的分析，我们为了提高房地产档案的管理水平，必须加快信息化建设的进程，在认识房地产档案信息化建设重要性的基础上，做好必要的基础性工作，利用当前先进的信息化技术，结合房地产档案管理的工作实际，设计出来一个能够实现查询功能、满足房地产档案管理需求、可以实现自身防御功能的信息化管理系统。为实现房地产档案管理系统的各项功能，我们提出以下思路：

（一）、打造人性化的工作软件平台。在整个系统中，数据库是储存档案管理相关数据、运用数据进行操作的基础，要能够实现对录入数据的具体运算，也就是在系统收到录入的数据以后，能够合理地进行储存，自动进行数据的分发，按照一定的标准进行运算。随着计算机技术的不断发展，能够实现数据库基本功能的计算机语言很多，我们应该选择比较常用的计算机语言，为用户和管理者构建一个人性化、科学化、准确化的工作软件平台，并做好相关维护和升级工作。

（二）、结构档案管理系统基本体系。信息化过程中主要做好两个方面的工作，一是要妥善保管原件，二是及时建立相应的档案数据库。原件是房产档案的原始资料，是不能够被替代的，譬如：房产证既是档案数据的来源，也是房产身份的合法依据，具体工作中不能因为信息化的发展而忽视了对于原件的保存和管理工作。计算机系统为档案查阅、管理提供了便捷的手段，但是，不意味着因为信息化建设而替代对原件的保存和管理。

结束语

随着信息化技术的不断发展，我国的各行各业正在积极应对信息化时代的到来，迅速着手加快信息化建设的进程，以便应对新时期的工作需求。房地产管理部门在日常工作中要面对和处理大批的档案资料，如果按照传统的档案管理办法，虽然也能够把档案整理的有条有理，但是，毕竟不能够满足信息时代人们对房地产档案管理的需要，会浪费大量的人力物力，影响到房地产档案管理职能、服务职能的发挥，因此，我们房地产管理部门要高度重视档案管理信息化建设的重要意义，并采取切实有效的措施加快实现房地产档案管理信息化，并在实现基本功能的基础上，实现系统自动抵御恶意攻击的功能，确保房地产档案信息的安全。