信息化工程建筑档案管理方法研究

（山东省青州市人民医院 262500）

摘 要：近些年来，随着我国建筑行业的深入发展，我国的工程项目建设的规模越来越大，施工工艺越来越复杂，工程建筑档案作为建筑单位进行施工和管理活动中形成的具有价值的各种题材和形式的文件资料。但是随着建筑行业的深入发展，产生的工程建筑档案越来越多，传统的工程建筑档案管理方式显然已经无法满足现今我国经济发展社会建设的需求，本文就目前我国工程建筑档案管理现状及存在的问题进行了系统的分析和探讨，并针对如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑档案管理建设提出了几点建议。力求能为加快我国工程建筑档案信息化管理建设的进程提供适时的参考。

关键词：信息化 工程建筑 档案管理

当今社会是信息化社会，信息传递的速度高速发展，人们的生活越来越离不开信息的快速传递，计算机和网络技术的出现和普及解决了这一难题。越来越多的资料可以不经过打印而直接在电脑上显示，大大简化了办公时间。提高了传递信息的效率，给工作人员带来了便利。但是我们了解技术是一把双刃剑，电脑办公对于一些人而言是挑战，工程建筑档案管理也不例外。近年来，工程建设的档案管理为了适应信息化的发展有一些新的变化，需要工作人员不断的创新发展。在文中我们看一下当前我国在工程档案管理的工作中存在的问题，并对此提出了一些自己的意见。

1目前工程档案管理工作中出现的一些共性问题

工程建筑档案在建筑工程项目中有着举足轻重的地位，因为他直接记录着相关数据，反映着工程建设以及建筑物的质量好坏。我们可以这样说，工程建筑档案是对工程实施的最全面的档案记录，工程建筑档案的存在对于工程建筑质量的安全性和可靠性有着重要的指导作用。

1.1工程建筑档案管理信息化建设速度缓慢

科学技术在不断发展进步的同时，我们也在与时俱进，加快了工程建筑档案信息化建设的进程，对其加以关注的同时也加大了资金的投入，但是这些只是杯水车薪。查阅资料后发现，目前我国的工程建筑档案信息化建设的发展速度远远落后于经济建设的步伐。在工程建筑档案信息化建设过程中，工程建设的相关标准没建立好，加之档案源于各地，使得信息相对分散难于整理。同时，在平时的工程建筑档案管理建O过程中，仍有许多单位只注重实体的档案，忽略了建筑档案的信息化建设，在相关方面存在缺陷。

1.2对于工程建筑档案管理信息化重视度不够

虽然我们很清楚这个事实，我国的工程建筑档案管理在信息化建设这一块仍是开始阶段，必然会暴露许多的不足。这些是情有可原的，档案的归纳整理不到位，纸质的档案转化为电子存档面临着各种各样的问题。目前存在着这样一些问题：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具，相关工作人员也没能按规定处理事务，同时相关专业人才不仅质量不达标甚至数量也不够，更有甚者对于信息化建设不屑一顾。这也严重的阻碍信息化的工程建筑档案管理建设。当然，也不能忽视信息安全这一重要话题，党和国家也要不断地完善相关的法律制度和专业技能，确保信息的安全。

2信息化工程建筑档案管理方法

随着建筑行业的不断发展，在行业内的竞争力不断加强，为了提高工程单位的竞争力，应当加强对建筑工程档案的信息化管理，如规范档案信息的储存方式、提高档案信息的查询速度等，这些都能够加强档案信息的管理。所以工程单位应当注重档案信息的管理力度，加快档案信息化进程，不断提高我国建筑行业对档案信息的管理。

2.1确保原始数据的采集与归档

在加强建筑行业的档案信息化建设的进程中一定要注重档案信息资料的采集和归档。首先将档案信息资料收集采集，然后再通过计算机的扫面设备输入相应的数据信息，将有关建筑信息的资料、图纸以及各种文件资料进行存档，以数据信息的形式储存在计算机中，这种档案信息化建设能够在一定程度上避免资料信息的丢失和损坏。将档案信息资料存档之后，还应当对这些档案信息进行分类，这样有利于工作人员查询信息资料，提高建筑工程的工作效率，避免由于数据信息的僵乏而不能顺利完成工程项目，所以应当加强建筑工程的档案信息化建设，确保原始数据的采集和归档。

2.2加强档案库的信息化管理

为了实现工程建筑档案的规范化、系统化，使得档案信息能够共享，应当建立档案信息资料库，同时加强档案信息资料库的管理。档案信息资料库将输入的数据信息进行分类存档，同时也可以建立统一格式档案信息管理系统，这样能够实现档案信息的自动归档，有利于档案信息的管理。这些经过统一处理过的档案信息可以通过数据库这样一个平台实现共享，这样能够提高档案信息资料的利用效率，在一定程度上也提高了搜寻的效率。

2.3提高工作人员的业务能力

随着建筑行业的不断发展，建筑行业的档案信息管理工作也发生了较大的变化，这就要求工作人员要具有一定程度的业务能力，所以建筑工程单位要提高工作人员的业务能力，提高工作人员的个人素质。所以建筑工程档案的管理人员不仅要熟练掌握各种现代化、数字化的管理设备，同时还必须掌握有关档案信息资料的管理知识，严禁一些兼职人员从事这项工作，必须保证建筑工程档案数据资料的准确性、有效性、与时俱进，只有这样才能满足实际的需要，所以应当加强工作人员业务能力培训。

管理单位在进行工程建筑档案的信息化建设过程中，忽视了对档案的机密性和安全性和相关设置，导致部分的工程建筑档案出现丢失后或泄密的问题，给相关的建筑单位和管理单位造成了十分巨大的影响，阻碍了我国建筑行业的健康持续发展。针对这种情况，相关的管理部门在进行工程建筑档案的信息化建设过程中，需要结合工程建筑档案中的具体内容的机密性对部分工程建筑档案进行加密设置，通过运用相关的计算机操作技术提高机密工程建筑档案的安全性和可靠性，将工程建筑档案的信息化管理和实际运用进行有机的结合； 同时，在工程建筑档案管理信息化建设过程中，还需要加大对工程建筑档案纸质文件的保管力度和维护工作，从而进一步提高我国工程建筑档案管理的科学性和有效性。

3 总结

总而言之，基于信息化的工程建筑档案管理建设具有十分明显的优势，对提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分积极的作用和影响。

我国的工程档案管理信息化现阶段还处于起步阶段，在今后的发展过程中还需要继续遵循我国对建筑行业信息化发展的有关规定，在不断的学习过程中吸收知识总结经验，推进我国工程建筑档案管理信息化建设的深入发展，提高工程档案在工施工管理的过程中发挥更大的作用。

综上所述，在建筑工程中科学、有效的档案信息化管理对建筑工程项目的实施具有重要的作用，为了保证档案信息的安全性、可靠性，应当加强档案信息化建设。虽然我国档案信息化建设还处于初级阶段，但是经过不断的研究和学习，在实践中不断总结经验，就能够推动我国档案信息化的不断发展。

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