谈档案信息化与信息档案化

[摘 要]档案信息化就是运用现代管理理念，采用计算机技术、缩微摄影技术、光盘技术及网络信息技术等现代化技术手段，实现档案的现代化管理及档案信息资源的现代化开发，使藏于深阁的档案信息通过有序整合，标准化处理，通过计算机、网络、通信设备及技术，被广泛的开发并为各方面利用提供系统、全面、实用、高效的服务。

[关键词]档案信息化；信息档案化；联系

一、档案信息化的概念

档案信息的形成、积累、加工与贮存、传递、利用的整个过程，就是档案信息的运动过程。这个运动过程起关键作用的是传递过程。档案信息管理人员通过形成、加工与贮存积累起来的档案信息，主要目的是为了满足利用者需要。这就需要在利用者与档案信息管理者之间找到一种媒介，以沟通供需之间亦即信息与用户之间的信息。档案信息的传递就是沟通供需之间或信息与用户之间信息的媒介。

二、信息档案化的概念与内容

（一）信息档案化的概念

随着信息时代的到来，社会生活的各个领域产生的信息与日俱增，特别是互联网技术的广泛运用，各类信息里几何形式迅速增长，用信息爆炸来形容毫不夸张。面对浩如烟海的信息，如何进行真伪区分、价值鉴定、密级审定、采用识别，使无序的自然信息变为有序的人工信息，提高信息的利用率，则是摆在信息管理部门的一个新问题。从广义来看，信息管理部门包括文献情报图书档案电信通讯等机构，文献情报图书部门管理的信息主要是文献图书情报资料，受特定的管理对象限制，其对管理对象的加工整理方法不适宜用于产生在社会生活各领域的信息。而档案部门管理的档案产生于社会各领域，涵盖了信息产生的各个层面，因此对大量产生的信息进行识别处理，就历史性地落在档案部门的肩上。

信息档案化是指档案部门运用现代管理理念，采用现代管理方法及技术手段，按照档案部门对信息进行有序整合、加工整理、分类检索、开发利用信息资源的方法，对各类信息进行有序化、规范化处理，将系统、全面、有序的信息方便快捷地提供给利用者，以全方位的信息开发服务，满足社会各方面的需求。

（二）信息档案化的具体内容

信息档案化是档案部门面临的新课题，笔者认为，信息档案化包括以下几方面的内容：

1.档案部门要树立大档案观，将信息资源扩展为档案管理范畴。过去档案部门将具有凭证、参考作用的原始信息确定为档案，档案管理只是信息的很小一部分。随着信息时代的发展，社会要求档案部门提供广泛的信息服务的呼声越来越高。国内相关单位数字档案馆工程项目在确定建立其数字资源信息库时，大大扩展信息资源采集范围。信息资源采集不仅包括馆藏档案数字化、立档单位数字档案的在（离）线接收、专门专业档案信息收集，还包括各类相关信息（如电子政府的政务信息、社会公众服务信息、数字图书馆信息、网上信息等）的搜索，是社会综合信息资源库，这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。

2.各类信息采用档案管理的理念与方法。档案信息化处理是建立在标准化、规范化的基础上的。信息档案化则是采用档案的管理理念，对浩如烟海且杂乱无章的信息进行有序整合、标准化处理。包括对接收的电子文件建立元数据库，对各种数据库的数字信息进行储存格式与载体标准转换。传统的数据库是一类结构化的数据集合，其属性描述和检索处理依赖于精确的人工语言，而这种方法对于管理综合性的超大规模数据库（知识库）很不适应，例如国际互联网上成千上万的大型数据库，由于检索语言不统一和管理方式各异已经造成了极大的混乱。因此必须依赖更为先进的智能化信息管理技术、以求用自然语言进行概念性全网络搜索，才能为用户提供方便、高效的服务。

3.建立信息档案化的实施机制。信息档案化是一个全新的概念，还不为人们所了解，笔者认为，其实施需要从以下几方面入手：第一，首先应当在档案部门进行广泛宣传，使档案工作者明确信息时代档案人角色的转变及肩负的历史责任。第二，要向有关领导及信息主管部门宣传呼吁，积极主动地做好有关情况汇报及业务技术咨询工作。第三，要积极与各行业信息管理部门沟通联系，在标准规范及智能信息技术方面给予指导监督。第四，建立信息档案化的实施实体。

三、档案部门在信息社会中的地位与作用

（一）档案信息管理与保存中心

档案机构保存有大量历史真实记录，是各类档案信息的集藏地，是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域，对各行各业均有相当的利用价值，与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设，建立档案信息系统及专题资源数据库，通过信息化、数字化档案管理与运用，更好地发挥档案机构建档与扩散功能，发挥各类档案信息中心的重要作用。

（二）数字化档案信息资源保存和传递中心

档案机构保存的各类档案信息，其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业，档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理，从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中，适宜于向社会开放的档案，可将其置于公共领域，通过网络传送，提供给远距离的信息需求者利用，成为各机构档案信息的传递中心。

（三）档案信息的数字模拟整合技术处理中心

档案机构具有长久保存档案及充分发挥档案利用价值的双重职责。因此，一方面要运用各种技术手段使档案长久保存，如将各种纸质、电子档案运用缩微模拟技术处理，以缩微胶片代替原件长久保存、提供利用。另一方面为了使档案信息资源更方便、快捷、广泛地提供利用，又要采用计算机技术对档案进行数字化处理，将大量档案信息在光盘上“海量存储”，在网络上实现远程传送，跨越时空限制。在国家信息化建设中，档案机构比任何其他机构更加关注在文件生命周期的不同时期应采用的相应技术、规范标准及保护措施。

参考文献：

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