浅析干部人事档案数字化管理问题

摘要：干部人事档案数字化管理，就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对干部人事工作中产生的各类信息，进行存储、加工、检索、传输，为干部人事档案工作提供高效服务。数字化的人事档案在查阅利用等方面有明显优势。本文结合当前干部人事档案数字化管理的现状，指出了干部人事档案数字化管理的现实意义，然后着重分析了干部人事档案数字化管理工作中存在的突出问题，并进一步提出了推进干部人事档案数字化管理的主要措施。

关键词：数字化 管理 干部人事档案 问题

干部人事档案是组织人事等部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。从目前的情况看，干部人事档案的提供、利用主要是以实体档案为主，实现数字化管理的管档部门寥寥无几。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大，难以适应现代数字化和档案管理网络化的需要，对人事档案的调阅、管理造成很多不便，降低了工作效率。因此，如何加强干部人事档案的数字化管理，就成为广大档案管理工作者亟须研究的一项全新课题。笔者结合多年从事档案管理工作的经验和体会，对加强干部人事档案数字化管理进行了深入研究和分析，形成了研究报告。

一、干部人事档案数字化管理的现实意义

干部人事档案数字化管理是一项综合性强、具有创新意义的系统工程。推进干部人事档案数字化建设，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作具有积极的促进作用。

（一）有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源

当前的干部人事档案管理从收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析，干部人事档案数字化管理后，可以处理大量复合文档的数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。尤其是利用干部人事档案数字化管理系统软件，可以自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，准确地对这些信息资料进行综合分析，有利于为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴依据，对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。

（二）有利于提高档案资源的利用效率

长期以来，各级各类干部人事档案基本上是以馆藏文书形式存在的，查阅利用时，往往要找柜子，翻盒子，不仅效率低下，而且会造成原始档案的接触性破损，甚至丢失、散佚。因此，改进档案管理现状，实现干部人事档案数字化，可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失。数字化不仅能够实现档案信息资源的共享，而且具有便捷灵活性等特点，以此有效提高档案资源的利用效率。

（三）有利于重要人事档案载体的持久保护

人事档案纸制载体是最原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，具有原始证据性、法律性等特点，在职称评审、提拔重用、工资晋升等方面都有着重要的凭证作用，因而，人事档案纸质载体的保护尤为重要。实现干部人事档案数字化管理，可以充分发挥数字化档案的共享性、复用性、交互性等特点，从而减少了原始纸质档案材料的人为破损，利于人事档案的长久保存和利用。同时，利用计算机检索功能查阅电子档案，省去了逐卷逐页查找的时间，减少了纸质档案翻阅次数，有利于纸质档案的保护。

二、干部人事档案数字化管理中存在的问题

尽管干部人事档案数字化管理工作意义重大、作用突出。但受当前人才、设备、技术等因素制约，工作中仍然存在诸多问题，主要表现为以下几个方面：

（一）管理方式传统滞后，数字化程度不高

受传统人事管理体制影响，当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式，缺乏适应性较强的人事档案数据库系统和专门的管理软件，一般采用自行开发研制的人事档案管理软件，实现计算机管理的环节十分有限，硬件配置相对滞后。而且录入数据库系统的档案数据也会存在不准确、不及时更新等问题，造成数据库质量不高，降低了人事档案管理数字化的使用效率。这些无疑使干部人事档案难以满足档案数字化管理的需要，以致档案管理数字化程度较低，无纸化阅档基本没有实现，给干部人事档案的查借阅利用等工作带来了极大不便，既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。

（二）高素质的复合型档案管理人员缺乏

实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的档案人才队伍。据了解，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因， 当前干部人事档案管理部门大都缺乏档案专业知识的系统培训，这样一来，档案管理人员的业务水平就受到了明显局限，无疑严重影响了人事档案数据开发的力度、深度和档案利用率。而在广大干部人事档案管理人员中普及现代计算机技术、数字化技术、通信技术、网络技术等的教育， 都还需要一个相对较长的历程。

（三）档案资源的开发利用有待深化

利用水平低是目前干部人事档案管理中存在的一大问题。档案利用工作中，检索、查询工作频繁，在提供服务方面形成比较封闭和被动的局面。实行数字化档案后，既能简便、高效、快速、准确地查找出所需干部人事档案信息，又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。而且，当前档案数据的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源的开发与利用，这些都影响了档案数据开发的力度、深度和档案的利用率。因此，在确保信息安全的前提下，加强干部人事档案资源的深度开发利用，切实发挥干部人事档案数字化管理的作用，是干部人事档案数字化管理工作中亟待解决的问题。

三、推进干部人事档案数字化管理的主要措施

针对当前干部人事档案数字化管理中存在的突出问题，作为档案管理部门，必须不断解放思想、创新思路，真正从提升档案管理水平、服务干部发展的高度，加快推进干部人事档案数字化管理进程，进一步提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。

（一）加强档案信息基础设施建设，持续加大投入力度

把加强信息基础设施建设作为各级人事档案管理部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，加大信息的收集、存储、加工、传输等诸多环节的工作力度，构建人事档案数字化管理系统，搭建档案网络应用平台，进一步拓展服务功能，努力实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。同时在网络安全方面，可以按时间、次数等方式完成阅档授权，并对阅档过程进行详细的日志记录，在系统运行平稳、服务效率高的同时确保档案信息数据的安全可靠。

（二）创新档案管理机制，推进数字化进程

针对干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门应创建一套适合组织人事部门实际需要的、符合单位服务理念的档案管理机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，探索制定符合各自实际的干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理等规章制度，通过建章立制加强对档案管理人员的监督。建立文件检索、档案查阅审批制度，严格审批登录用户和登录终端，定期检查授权终端，明确用户责任权限，为数字档案的使用提供制度保障。探索实行数字档案“日扫描周备份”制度，明确专人每天对报送的散材料进行审核扫描，每周对档案数据进行备份，提高档案信息安全性、稳定性。

（三）加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑

档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加强计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。

（四）加强档案资源深度开发，提高档案信息利用率

干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。在设置查阅权限、保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用。具体而言，可以通过密码设置和身份确认，增强开放性，提高透明度，确保信息的及时性。与此同时，严格按照管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。对专家队伍、中层干部、人员需求、离退休人员等状况进行动态的统计、分析和预测，保证广大服务对象可以随时调阅所需档案资料，满足他们的档案信息查询服务，切实提高干部人事档案信息的利用率。

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