企业财政信息化建构

【摘要】

作者：安力 单位：中国航空集团财务有限责任公司

企业集团财务管理信息化的架构及主要内容

企业集团财务管理信息化的总体架构应能够实现三个层次的功能，即业务与核算层、控制与管理层、评价与决策层。在业务与核算层面完成业务处理、财务核算等活动，保证财务信息的真实、正确、有效；在控制与管理层，主要完成预算管理、资金管理和集团账表管理等任务；在评价与决策层，则以绩效评价和决策支持信息为依据，确定企业集团财务战略决策。实现上述框架中的主要功能，要依靠若干个信息系统的集成，一般应包括财务集中管理系统、资金集中管理系统、全面预算管理系统和绩效评价与决策支持系统四个部分。这些系统的成功建立以及相互之间的集成管理是财务管理信息化成功的体现，他们之间的关系密不可分。（一）财务集中管理系统。财务集中管理系统是企业集团财务管理信息化的基础，该系统完成对企业集团财务集中管理的框架、内容、流程的合理规划，解决集团总部和成员企业的会计信息实时传递、共享和集中管理，保障会计信息真实、准确、完整、有效。出于企业集团的规模、业务流程、所处地域环境及外部经营环境的差异，集团集权程度不同，集中的模式可分为实时集中管理、定期集中管理和实时与定期集中管理相结合三种。产业型企业集团一般采用实时集中管理模式，对企业集团整个业务发生“过程”进行实时控制，集团公司与成员企业的关系相对紧密。投资型企业集团一般采用定期集中管理模式，集团总部定期通过报表信息、财务分析信息等了解成员企业的经营状况，对成员企业进行“结果控制”，集团公司和成员企业间的关系相对松散。跨行业的大型企业集团可采用实时与定期集中管理相结合模式，一般来说，二级企业可对三级企业采用实时集中管理模式，集团公司对二级企业则可采用定期集中管理模式。（二）资金集中管理系统。资金集中管理系统是企业集团财务管理信息化的关键环节。目前发展成熟的大型企业集团往往通过建立财务公司进行资金集中管理。这里就基于财务公司模式来探讨资金集中管理系统的构建。企业集团可以通过开发与集团财务公司核心业务处理系统相衔接的集团资金计划和内部交易管理子系统，构成以资金集中收付为核心，以资金计划管理为保证，实现外部银行账户、财务公司账户与企业多级资金结算账户相互连动，内外部资金结算与企业资金核算相同步，形成功能完备的资金集中管理信息网络，提升资金管理理念，统一资金管理模式，规范资金管理流程，提高集团整体资金管理水平。从操作层面看，集团公司到各成员企业，以及成员企业的基层资金管理与核算单元，均应能够以资金集中管理系统为依托，实现资金计划网上申报、汇总、审批和控制，资金业务网上操作、资金收支网上核对、集团内部以及企业内部往来网上结算、对外付款网上办理、资金核算信息网上传递、资金信息集中处理和实时反馈。（三）全面预算管理系统。全面预算主要包括经营预算、资本预算和财务预算等内容，各部分预算前后衔接、互相勾稽。从最初的计划、协调，发展到现在的兼具控制、激励、评价等功能为一体的一种综合贯彻企业经营战略的管理机制，全面预算管理已处于企业内部控制的核心地位。随着企业对全面预算管理越来越重视，加上预算体系的日趋庞大、参与部门、人员的众多、预算流程的日趋复杂化，客观上需要预算管理信息化的支撑，即构建全面预算管理系统，以有效保证内控体系运行顺畅。全面预算管理系统应通过企业完整的预算管理循环，来实现企业事前编制预算、事中控制和事后分析的过程控制。1．预算编制。全面预算管理系统首先要能够实现N上N下的预算编制功能，这是全面预算管理中工作量最大最繁琐的地方，也是预算管理软件的核心。在IT环境下，除了最初的源数据是由手工录入外，其他的数据都是通过建立勾稽关系自动生成的，当源数据改变时，计算机可根据勾稽关系自动调整目标数据。因此，在IT环境下编制预算效率、准确性将大大提高。2．预算控制。全面预算管理系统还应该能够实现预算控制功能。在全面预算管理系统中，通过预算编制模块编制好的各种计划表和预算数被存放在数据库中，当实际经济业务发生时，该事件可实时驱动预算管理系统整合其他业务系统或财务系统的数据，并同时驱动预算管理系统的控制器接收数据，预算控制器将计划数与实际数进行比较后，根据控制方法进行有效控制。3．预算分析。全面预算管理系统应具备及时、灵活的预算分析功能。在进行分析的过程中，考虑到异常因素，提供既可选择分析实际数据还可以选择分析剔除异常因素后的数据。针对集团公司和成员企业不同的预算报表，可以完成对比分析、预算同期比较、预算构成分析等。对于集团公司的分析报表即可以看到汇总后的分析，也可以查询到指定单位间的预算对比分析。分析的方式除了数字表示外，还提供多种图形分析。（四）绩效评价与决策支持系统。绩效评价与决策支持系统是财务管理信息化建设中必不可少的部分，构建该系统的目标是：保证企业集团的经营活动与经营目标、战略目标的一致，激励各个利益相关者为集团创造价值的积极性，建立多视角分析与评价体系，进行多维度数据分析，提供快捷准确的管理报告，并支持决策，提升集团整体价值。该系统应包括四个主要功能，即基础数据的采集、信息价值的挖掘、业务逻辑的建立和多种形式的展示。1．基础数据的采集。为了从多视角评价企业集团的绩效，需要获取企业经营管理的各种数据，因此，需要从企业资源管理、供应链管理、客户关系管理、人力资源管理、资金管理等系统中获取数据，为分析、评价、决策提供支持。2．信息价值的挖掘。如何获取企业经营管理的各种数据呢？这就需要数据采集、数据挖掘等组件按不同的维度从业务数据层采集数据，并动态管理数据。3．业务逻辑的建立。模型层是绩效评价与决策支持系统的核心。目前，一些相关软件带有简单的模型，如平衡计分卡模型、EVA模型、杜邦分析等，但是不同企业集团企业组织结构不同，战略管理的要求不同、评价范围不同、经营决策的内容等方面均存在不同，这些基本模型无法满足企业集团的绩效管理和决策需要。企业集团应根据自身需求建立适合本集团的战略评价模型、财务分析模型、经营决策模型等，并将软件资源与模型有机融合，形成IT环境下绩效评价与决策管理模式。4．多种形式的展示。支持企业集团将各种绩效管理的结果以动态、可视化形式展现，如管理驾驶舱、关键指标预警、管理报告等。

企业集团财务管理信息化的关键步骤

（一）建立统一的企业集团财务管理体系。一是完善集团财务组织机构，实施财务人员的统一管理，以降低财务信息的不对称程度，有效解决矛盾；二是建立集团统一的财务管理制度，规范财务管理流程，以保证成员企业财务信息的高度可比，便于汇总和合并财务报告，缩短财务信息的呈报周期；三是建立标准化、规范化的财务信息资源，包括应用中必不可少的基础财务数据、客户信息、供应商信息、科目信息、现金流情况等，所有这些信息数据都要用统一的名称、明确的定义和标准的格式等，以实现信息共享和集成。同时，设计系统方案时，要在系统的参数设置、权限设置、审批设置、预警设置中保证集团公司的管理权力，从而保障财务管理制度在整个集团的贯彻和执行。（二）选择适合集团发展的财务软件。一方面，要求设计人员在软件设计前进行充分的需求调研。由于财务管理的特殊性、复杂性和专业性，各种相关信息错综复杂，数据规模庞大，对网络条件及系统的性能要求很高，软件开发商必须全面了解集团及成员企业各个层次的需求，从需求调研中找出用户的共性需求和个性化的需求以及个性需求间的差异，然后从全局的角度考虑软件的总体设计方案。另一方面，软件设计过程中要进行充分的需求对接。设计人员很可能不具备财务管理工作经验，进行需求调研时不能完全理解用户的需求，或者即使理解也可能存在偏差，因此必须要求设计人员与用户进行充分对接，开发的产品必须让终端用户确认，才能知道所开发的软件是否满足其需求。（三）有效组织系统实施及管理。建立基于网络环境的财务管理信息系统是一项非常复杂的工程，它涉及IT技术架构的设计和选择，流程的重组，组织机构调整，管理者权、责、利再分配等问题，因此需要成立项目实施组织，制订项目实施计划，建立项目实施控制机制（如报告机制、文档管理机制、问题跟踪机制、风险控制机制等），对项目实施的全过程进行控制，保证项目顺利实施。一是要做好项目实施前准备工作，应对集团当前的资源状况、管理体制、IT技术等进行全面分析和准确定位，明确项目实施目标，制定详细实施计划,并全程记录。二是要严格执行项目管理制度，确保实施环节能够正常运作，确保系统数据准确性、及时性、一致性和有效性。三是注重关系的沟通与协调，财务信息系统的数据来源于集团各个成员企业，各成员企业必须建立相应的组织机构和管理制度，把各项工作落实到人，并加强项目的领导和管理，为项目的实施提供组织保证。（四）重中之重是人员培训。财务管理信息化的实施，势必引发从高层管理者到一般员工的思维方式和行为方式的转变，因此，对信息化项目涉及的人员也需要分不同层次、不同岗位、不同程度地进行培训，使其增强认识，熟悉操作，明确责任，提高其系统运用能力，保障系统的高效运行。首先，财务人员应熟练掌握系统操作技能，自觉适应工作方式的转变。其次，充分利用互联网资源，丰富培训方式，企业集团网站与软件供应商网站还可以优势互补，从政策与实务两方面提供财务管理信息化培训所需材料。再次，加强财务管理信息化方面的人力资源投入，培养一批具有较高计算机应用与维护能力，熟悉财务软件知识和财务管理流程的财务人员，既可以充分利用财务管理信息化优势和所用软件的功能，应付信息化实施过程中遇到的问题，缓解技术压力，降低咨询维护费用，又可以在集团内开展不定期的培训活动，提高集团整体财务人员的信息化知识水平。信息科学与信息技术的迅速发展，不仅全面推动着政治、经济、科技、文化等方面的持续快速发展，也使企业财务管理发生历史性变革。财务管理信息化是企业集团发展的必经之路，需要不断更新管理理念，需要学习先进的管理手段和技术方法，需要处理好来自企业集团内外部的各种关系，需要集团上下的高度配合，才能在信息化之路上顺利前进，使企业集团在激烈的市场竞争中处于不败之地。