高效开会,靠这五招

在我们眼里，万达集团（以下简称万达）是军事化的，制度多、规范多。事实上，这些所谓的制度是一套完整的行为规范和指南，看完就知道工作该怎么做。万达的执行力是非常有名的，“万达开会，没人敢睡”，不是说谁怕谁，是怕漏了重要内容，会耽误你的前程。

精细的会务手册

细节，是万达开会最关键的。除了必要的流程、人员、主题、每一个议程的时间……甚至每人每天每场在哪个桌子开会，需要穿什么服装，在哪个餐厅、哪个位置就餐，当天的天气如何等，都有详细的说明。

万达年会的胸卡就是一个浓缩的会务流程，一个小卡片就是为与会者私人定制的数据库。以2013年年会的胸卡为例，胸卡正面是与会者的照片、姓名、部门、职务等信息。背面是两天会议的全部流程：第一天，晚宴地点、时间、每人就餐的桌号;第二天，开大会的时间、地点、每人的座位号，分论坛的场次、时间、地点、每人的座位号。

没人敢迟到

很多公司大大小小的会，慢悠悠来的人不在少数。在万达，如果你敢迟到，你一定会很难堪！这不是指要罚你多狠，指的是你的心理体验，会很难堪。曾经有个总经理级别的领导第一次开总裁会，通知的时间是9点，他“掐点”去的，一进会场，大家用异样的眼神看他。会后，有同事好心提醒：下次早点来吧，就你敢“掐点”来。第二次开会，他提前5分钟进会场，但还是被大家异样的目光“瞩目”。他不解，后来才知道，在万达开会有不成文的规定：下一级一定会比上一级提前早到5～10分钟。

准时开会可以，准时散会你行吗？

在万达，开会基本是会议手册定的几点就会几点结束，极少拖延开会。这里，万达做到了三点：会议通知时，明确会议开始及结束时间;合理安排切实可行的会议议程，明确每件事项的讨论时间;主持人必须调动与会人员的积极性和控制好会议时间。

在万达，说了你可能不信，对于一些重要的会议，有的与会发言者要提前预演，有时还不止一遍。在万达，几乎所有人做到说几分钟就几分钟，只会缩时。因此不管多长的会议，由于每个人发言都很精准，所以准时散会就是很容易的事。除了有制度约束、规范，高层以及员工的时间观念和责任意识至关重要。

开会发言只捞干货

万达开会从来没有空话、废话，开会是要解决问题的，不是来听你唠叨的。因此，经常会有发言和汇报被打断，因为你跑题了，或者“这个根本用不着跟我汇报”。

万达开会也用PPT，但都是极简风格，有规范模板，杜绝花里胡哨。一般开会PPT不许超过10张，向董事长、总裁汇报不超过3张。当然，这3张都是筋骨，筋骨后基本有超链接，如果领导问细节，后面有更细的。

有些外面广告公司煞费苦心设计精美的PPT，有原因、有背景、有问题，可是悲催的是，这些会统统被“杀掉”，直奔解决方案。

会后不落实等于会白开

万达每个部门每周至少有一次例会，有月度会，还有季度会、半年总结会和全年大会。最常见的是部门的周例会，为了跟踪会议涉及的计划，万达开发了任务追踪系统。具体做法是：每次会议，你会看到在系统显示任务要完成的日期、完成的进度。项目负责人对照此，要汇报完成的工作，还需要做哪些工作，下次开会预计进度，能否完成目标等。记录员会将这些数据一一录入系统，下次开会一一核对，并再次建立新的任务进度。另外，手机会在接近任务节点时提醒加快项目进程。

（选自《万达工作法》，出版：中信出版社，定价：35.00元）