钢材贸易企业可视化风险库存预警浅谈

摘要：本文引用实际工作案例，对钢材贸易企业的库存现状以及所存在的风险情况进行了全面分析，并就如何建立一个可视化的库存预警分析系统，为公司的总体业务决策提供数据支持，使库存量经常保持在合理的水平上，减少库存空间占用，降低库存总费用；控制库存资金占用，加速资金周转等诸多方面展开了详细的阐述，以供相关工作人员参考。

关键词：钢材 贸易企业 可视化风险 库存预警

1 前言

钢贸公司是全国大型钢铁销售企业之一，主要销售宝钢碳钢类产品，其销售量占宝钢国内市场销售份额的三分之一。钢贸公司依靠宝钢股份制造厂为后盾，在钢材贸易方面具有品种齐全、资源量丰富的优势，再加上良好的服务团队，很快在全国各地形成了广泛的客户群。目前客户已遍布全国20多个省市，直接客户达到1万余家。

2 项目背景研究

随着08年金融危机对全球经济的影响，内外部经营环境的严峻及诸多不确定因素给公司的经营带来极大地挑战，加强风险管理刻不容缓。针对上述情况及公司的自身发展需要，公司提出了从销售合同签订开始进行库存控制的管理思路，大力推行定金合同定时提货管理，合理控制定金合同订货比例，加快定金库存的周转速度，实现库存规模的合理、有效控制。通过控制与降低商定金合同比例、加快存货周转效率、加强库存账龄比例控制等管理要求的提升，实现对库存总量、总额、账龄的事前、事中及事后管理，降低库存风险、减少库存资金占用。如何直观的反映库存现状及风险情况，不能光靠拉数据，需要建立一个标准化直观的系统，尽可能在风险发生前进行事先预警，为公司的总体业务决策提供数据支持，使库存量经常保持在合理的水平上，减少库存空间占用，降低库存总费用；控制库存资金占用，加速资金周转，基于上述考虑，建立一个可视化的库存预警分析系统势在必行。

3 项目主要内容

3.1需要解决的关键问题

公司从开业至今已经积累了海量客户交易数据。现有ERP数据库中，销售合同有超过41万条记录，库存信息有超过440万余记录， 客户资金帐更是超过1650万条记录；并且，客户交易涉及的付款方式与提货方式多种多样。如此庞大的数据规模和错综复杂的各类交易，如何准确将实物库存与财务库存的最小单位统一是后续对库存风险分类的基础。在实际的业务中，我们发现，公司经营的最小单位是钢卷对应的捆包，任何一个捆包都会关联合同信息，货款收付，发票结算等业务环节。因此，能够建立基于捆包的业务流程对照体系，是我们创新的方向。通过分析发现，公司的实物管理是基于实捆包的，但是公司的财务管理是基于资源，而非捆包管理，因此，能够实现财务数据的捆包化是关键。要实现财务数据的捆包化跟踪，又不能改变现有财务核算规则，给财务管理体系带来冲击，是我们一大难题。最后通过反复讨论提出了将财务结算数据反写到捆包表的设想。经过验证，这一方法可行。因此库存可视化预警系统需解决如下关键问题：

①直发捆包――为了消除捆包数据差异，规范直发操作流程，以股份三单结齐为依据，系统定时自动按照实捆包生成出入库， 减少人工操作带来的错误。

②发货环节--直发提单生成支持手工与自动并存，并允许欠款直发。

③资金环节―为了能跟踪到捆包的资金情况，系统支撑提单按捆包补欠款功能。

3.2具体实施方式

①根据考核目标及公司自身管理要求，库存主要分为三大类：业务库存、实物库存、财务库存，最常用的是实物库存及财务库存的差异分析。根据实物库存及财务库存的定义，结合实际工作中的业务点，库存预警从实物、发票、资金三个方面进行排列组合，分析出可能发生的风险情况，并最终关联到捆包明细上。

②公司的主要业务包括三部分：采购、库存和销售，而在这三个业务操作过程主要涉及三个流的处理：物流（货物）、信息流（发票）和资金流（资金），将企业的业务流程和三个流进行整合提炼出风控九宫图（见表1）。每份采购合同都涉及物流、信息流和资金流，而其经过的业务流程主要是采购流程和库存流程，当这三个流全部进入库存流程，则表示该合同已执行完毕，若其中某项或某两项处于采购流程，则表示这一项或这两项还未执行完成。而供货合同与采购合同的不同之处在于其经过的业务流程是库存流程和销售流程，当物流、信息流、资金流全部进入销售流程时表示该销售合同已执行完毕，若其中一项或者两项合同处于库存流程，则表示这一项或这两项还未执行完成。根据不同情况可选择组合不同的控制风险点，通过Google地图可视化的展现出各个供应商及客户的风险情况，并用不同的颜色标示出来，详细的展示每批货的物流、资金流和信息流的流转情况。

表1 风控九宫图

③根据已知的风险分类，设置合理的KPI值，区分风险的程度。引导管理者聚焦红色的“高风险”，关注黄色的“风险”；系统呈现，一目了然。

3.3跟踪处理手段

对于已经提示风险的数据，只预警不处理，这个项目的意义就减少了很多。建立以风险责任人为管理纬度的预警报告推送，通过ERP操作系统的工作流平台，将各类风险预警信息以数据报告的形式，定时推送给风险责任人；系统流转，及时准确； 在系统发出预警报告的同时，通过短信平台以手机短信方式提醒接受人关注，确保风险预警报告责任人及时接收到预警信息。对于系统推送的数据限期反馈，无法划分责任部门的数据由专人统一协调跟踪处理。系统对于所有数据将做留存。

4 项目成果及意义

4.1项目成果

①确立了以捆包为最小单位的可视化库存预警系统。

②实现了风险类型、风险级别的可视化。

③建立了风险识别9宫格的逻辑图 。

④根据实物、发票、资金的排列组合归纳出基于捆包为单位的库存风险种类。

⑤建立了基于时间纬度面向全业务流程的库存评价指标体系。

4.2项目创新点

①建立基于捆包的业务流程对照体系根据钢铁行业的特点，将各风险要素分解到最小单元―捆包，可以更加精密的控制库存。

②可视化库存预警系统为公司的差异化营销服务提供有效依据。根据系统提供的每日库存数据变化图，可以反映不同客户对市场行情波动的反应，并可据此适当调整营销策略，使库存量保持在一个合理的数值上。

③可视化库存预警系统可以反映市场的变化，根据系统提供的库存变化数据，可以一目了然的反映市场对产品的需求及使用情况，便于公司做为调整战略的依据之一。

④将GOOGLE地图和客户风险有机结合起来，实现了业务经营风险的可视化。

4.3项目意义

①通过构建基于库存的全流程风险管理，加强公司的风险管控能力。将内控自查变成常态化的日常管理，通过系统预警，提高对风险的关注，从而干预风险的积聚，有效控制和避免风险从量变到质变，规避风险可能给企业带来的损失；

②提升库存周转，减少库存资金占用，有效降低库存风险。可视化库存预警系统通过对库存情况的可视化展示，使各类库存风险一目了然，为更好的开展库存管理提供了有效地依据。主要体现在以下几方面：

a、库存周转加快

通过对库存全流程各阶段预警信息的持续关注和处理，在途库存周期从去年年初的4.6天降低到目前的2.5天，定金库存周转天数也有所下降，平均总库存周转天数下降4.3天；

b、库存资金占用降低

通过加强库存全流程的关注，库存的总体水平有效下降，在今年较去年同期钢材总体价格基本持平的基础上，库存资金占用减少近10亿元，全年库存资金日均占用额减少超过3亿元；

c、由库存周转加快及库存资金占用降低带来的间接效益

通过加快库存的周转、库存资金占用减少，提高了资金的周转效率；按同期资金平台贷款利率5.04%测算，资金占用减少带来间接收益：

=（2012年月资金占用-2013年月资金占用）×库存周转下降天数×贷款利率/12

=（18.68亿-15.59亿）×4.3 天×5.04%/12

= 3.09亿×4.3天×4.2‰

= 557.7万元

③通过对风险数据的反复确认，对系统中的滚动库存数据实现了全面的清理，避免了数据垃圾的持续影响。大大提高了风险的识别率，加速了风险的处理效率。实现了降本增效的效果。

④通过系统，识别出频繁出现在高风险库存类别的客户，公司将通过调整对其的付款政策等的营销策略，降低库存风险。对于某类客户群及数量比较集中的风险，公司将根据实际情况调整流程或营销方案。

5 结束语

该库存风险监控系统将企业流程与企业物流、资金流和信息流完美地结合在一起，详细的记录了每批货物的信息流和资金流，降低了业务操作风险，减少了呆账、坏账的产生，实现了风险防范控制的常态化，并为进一步对供应商及客户进行信用管理提供了信息依据。

该项目研究模式在钢铁行业尚未检索到，具有一定领先意义。