高校档案的收集与管理

摘 要：档案资料是当今社会交流的重要方式，高校要想提高自身的核心竞争力，档案材料的收集和科学管理是不可忽略的。只有高校领导高度重视档案工作，与时俱进，才能迎合时代的发展。只有这样，档案的信息服务功能才能得到更好地被发挥，从而开创档案管理工作的新形势。

关键词：高校档案；创新；收集；管理

档案是一个学校成立以来的见证，是高校发展史中的最原始信息。档案收集工作作为高校的一种基础性信息资源，收集的档案是否齐全、完整关系到档案往后的借鉴及利用价值[1]。学校档案机构应当将那些具有保存价值的档案材料收集、整理起来，并且结合时展的要求对档案的收集和管理工作进行完善、创新，已经成为当前高校档案工作发展的必然趋势。

1 高校档案的收集

高校档案的收集必须要有一套切实可行的方法，如果问题是锁，方法就好比是钥匙。拥有一个好的工作方法，往往可以产生事半功倍的功效。对于档案收集，各高校都有与自己相关的收集原则、制度及相关规范等。同时，这些原则不能与学校内部的管理体制、机构设置相冲突。[2]在改革开放形势下，学校的办学体制正在不断蜕变，由于高校档案的复杂性，采用多种手段的综合方法才能最佳收集效果。近年来，我们在工作实践中不断总结，常用的方法有四种：

第一，常规收集法。这是档案收集的主渠道，具体来说，就是各管理部门和业务机构，按照归档要求，将单位（个人）在工作活动中产生、处理完毕的档案材料，进行收集、整理、立卷操作，并按照规定的时间向档案馆转移。这种方法需配套完整的实施办法，具体操作包括：制定归档范围和归档细目；明确档案馆（室）归档的部门（单位）责任人，做到各司其职；规定归档的工作程序以及手续；规定案卷的质量标准和要求；规定归档的时间。

第二，零星临时收集法。属于需要归档范围的档案材料，但是在现有规定的部门（单位）不能完成或遗漏的档案材料，进行的一种随机性收集。这种收集一般实施于下列情况：（1）专门设立临时机构，其中大型的、重要的工作活动，如校庆、整党建党、人大选举等，将产生的档案材料进行收集；（2）撤消的机构，职能未得到及时替换，在其工作范围内产生的档案材料；（3）由于学校某些工作不能规范造成的影响，如重要的会议不设专人记录，重要的活动无专人管理材料等。会议结束或活动结束后，需要及时追踪、收集、整理、归档。

第三，超前导入法。即在某些档案材料在归档前，将会发生归档责任者变更时，这时，需要我们未雨绸缪，提前找到接替者，将档案资料交由接替方进行管理，并按规定时间归档。常见的情况有以下几种：（1）某机构被撤销后，原职能隶属或分解，纳入其它机构中；（2）机构职能调整；（3）主管专项活动的临时机构撤消后其业务转到挂靠部门（单位）；（4）管理档案材料的人员发生变化。

第四，过程控制法。过程控制就是在档案材料产生过程中，为保证材料的全面、完整、真实，对档案材料的质量、数量进行控制，以满足要求。在科技文件方面，严格按照规范，对将要归档的文件、材料的用纸、书写等提出严格的要求，并实行预立卷制度。在组织领导上，按《普通高等学校档案管理办法》规定，将“四同步”方法加以具体化，将各部门各直属单位负责人的职责范围明确化。年终业绩考核时，档案机构对各部门（单位）工作完成情况作一次全面通报。

2 高校档案收集与管理优化建议

档案资料是当今社会交流的重要渠道，随着信息时代的到来，档案也需要有先进的管理技术和科学的管理方法。高校自身的核心竞争力的提高得益于重视档案资料的辅助作用。因此，在新时期高校档案管理的实际工作中，必须应用科学的理论，提出正确的观点，开拓新的领域。同时，逐步剔除那些与时展不相m宜的工作理念、工作模式，努力提高档案管理工作，以期达到一个新的水平[3]。

（一）提高认识，强化对档案工作的行政管理

档案工作是高校的基础性管理工作，因而直接的经济效益很难得到明显体现，所以导致部分学校不够重视。这样就会使档案工作在学校的地位不够高，再加上一些领导只注意到其服务功能，但其行政协调、监督指导的职能却被忽视，使得档案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把档案工作做好，高校的领导一定不能以固化的老观念看问题，应与时俱进，提高档案工作的地位。

（二）提高人员素质，加强队伍建设

对高校档案室现有的工作人员，应督促其定期培训，不断学习。同时思想政治教育也不可忽视，不断提高综合素质。对以后新进来的人员，必须严格把关，坚决不予录用非专业人士。同时定期对所有工作人员进行考核，对于不合格者，下岗或等岗，消除其懈怠心理。同时，对于优秀的、努力的员工，应大力表彰，并及时给予精神奖励以及物质奖励，做到赏罚分明。

（三）提高收集和管理的信息化水平

在信息时代，将档案资源，档案的各项管理过程进行数字化处理，通过计算机网络进行信息传输，从而实现档案资源高效率的开发利用。我们必须充分利用现代信息网络技术，将档案由实体化到电子化的过渡，加强高校档案的信息化管理方略。应用现代化网络办公设备，使我们在接受信息的领域产生了重大变革，联网使文档数字化，为文档的利用渠道提供了无限的可能。

3 结论

随着中国高等教育的迅速发展，高校的档案管理工作相应也有了更高的工作要求。对工作人员而言，这是一种机遇，更是一种新的挑战。在新形势下，档案管理要想适应社会主义现代化建设的需要，高校领导必须高度重视档案管理工作，深化改革，努力提高档案管理水平[4]。这样，档案的信息服务功能才能得到更好地发挥，档案管理工作也将得到不断完善和优化。

参考文献

[1]陈华.社会化改革下的高校后勤档案管理探讨[J].办公室业务，2016，3：071.

[2]田淑华.高校党群、行政类档案分类宜采用”组织机构”分类法[J].黑龙江档案，2010（6）：41-41.

[3]李崇华.谈如何做好学校的档案管理工作[J].现代交际， 2011（4）：85-85.

[4]吴宏.从细节出发做好档案各环节工作[J].黑龙江档案， 2016，3：092.