浅谈企业的存货管理存在问题\原因以及解决办法

【摘要】 存货是企业的重要资产,它管理的好坏,直接关系到企业的资金占用水平,以及资产运作,是企业管理中不可忽视的一部分。本文论述了存货管理在企业管理中的重要地位及存货管理存在问题、原因以及解决办法。

【关键词】 企业 存货管理 模型

随着市场经济的不断发展和完善,对企业的生存和发展要求越来越高,完善的管理制度能够最大限度的降低企业成本,使企业拥有更强的竞争力。因此,一个企业若要保持较高的盈利能力,应当十分重视存货的管理,通过实施正确的存货管理方法,来降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,才能最终提高企业的经济效益。存货管理的好坏,直接关系到企业的资金周转及资金利用,关系到企业的生存与发展。

新企业会计准则的,更加完整地制定了关于企业存货的相关要求及计价方法,使存货管理更能直接的体现企业的生存和发展状态。

一、存货的影响及存货管理目标

1、存货的内容

存货,是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。企业的存货通常包括:原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。

存货同时满足下列条件的,才能予以确认:第一,与该存货有关的经济利益很可能流入企业;第二,该存货的成本能够可靠地计量。存货属于企业的流动资产,它不仅在企业营运资本中占很大比重,而且又是流动性较差的流动资产。根据谨慎性原则,新企业会计准则要求企业采用成本与可变现净值孰低原则对存货进行期末计价。存货管理就是对企业的存货进行管理,主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析,最后进行有效控制,存货管理的最终目的是提高经济效益。

2、存货对企业的影响

企业的存货是不断流动的,有流入也有流出,流入与流出相抵后的结余即为期末存货,本期期末存货结转到下期,既为下期的期初存货,下期继续流动,就形成了生产经营过程中的存货流转。采用某种存货流转的假设,在期末存货与发出存货之间分配成本,就产生了不同的确定发出存货成本的方法,而发出存货计价方法的不同,对企业财务状况、盈亏情况会产生不同的影响,主要表现在以下三个方面:第一、存货计价对企业损益的计算有直接影响。表现在:其一,期末存货计价(估价)如果过低,当期的收益可能因此而相应减少;其二,期末存货计价(估价)如果过高,当期的收益可能因此而相应增加;其三,期初存货计价如果过低,当期的收益可能因此而相应增加;其四,期初存货计价如果过高,当期的收益可能因此而相应减少。第二,存货计价对于资产负债表有关项目数额计算有直接影响,包括流动资产总额、所有者权益等项目,都会因存货计价的同而有不同的数据。第三,存货计价方法的选择对计算所得税费用的数额有一定的影响。因为不同的计价方法,对结转当期销售成本的数额会有所不同,从而影响企业当期利润数额的确定。

3、存货管理的目标

企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要,防止停工待料,并及时对市场变化做出反应;另一方面是出自价格的考虑,零购物资的价格往往较高,而整批购买在价格上有优惠,这样可以降低进货成本;但是,过多的存货要占用较多资金,并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支,因此,进行存货管理目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的最佳结合,这就是存货管理的目标。

二、当前企业存货管理存在问题、原因以及解决办法

1、存货的收入、发出、结存缺乏真实记录

材料的使用关系着企业的各个方面,但是材料领用记录、生产成本及费用的归集、结转的记录等人为因素较多,尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如,甲、乙两个工号同时开工,月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零,而甲工号的材料消耗多出一大块;购入的材料购货发票未到,但已经领用消耗,期末又没有按规定暂估入库,造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。这些漏洞的产生都是因为没有严格的执行财务制度,因此要严格执行财务制度规定,使入库单、领料单等资料及时完整地注明所发生的每一笔往来情况,使账、物、卡三相符。

2、内部控制制度不健全

很多企业在材料采购、产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程,使采购销售工作无章可依,还会提供暗箱操作的温床,增加了营私舞弊的可能性。因此要加强存货采购管理,合理运作采购资金,控制采购成本。

首先,设立正确完善的采购业务内部控制制度以保证采购业务在内、外部各个环节的运行通畅和高效率并及时、准确提供存货采购的会计信息。采购业务内部控制制度的设计:其一,采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。其二,物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。其三,物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。其四,采购人员应与负责付款审批的人员相分离。其五,审核付款人员应与付款人员相分离。其六,记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。存货采购的请购单控制制度为使物资既能够满足需要,又能防止由于存货过多而造成的积压风险,在确定存货采购时,必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量,以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门,由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后,正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理部门确认后方可生效。采购部门确认的目的在于两个方面:一是防止已经采购的物资又重复执行,二是咨询现行市场价格,对所需要采购资金进行估算。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门,由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准的。存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后,再交由采购部门采购。

其次,计划员要有较高的业务素质,对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解,掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况,进而做出科学合理的存货采购计划。

再次,要规范采购行为,增加采购的透明度。本着节约的原则,采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控;收集各种信息,同类产品货比多家,以求价格最低、质量最优;同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购,杜绝暗箱操作,杜绝采购黑洞。这样,既确保了生产的正常进行,又有效地控制了采购成本,加速了资金周转、提高了资金的使用效率。

3、管理不到位

很多企业在每个季度或者在每个固定期限内的清产核资中对毁损待报废、超储积压存货储备作为重点问题进行上报,但每年都是只上报,没有上级主管部门的批示,没有处理结果,致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大,使之流于形式,没有从根本上解决问题。因此我们可以充分利用ERP等先进的管理模式,实现存货资金信息化管理,使存货管理达到现代化企业管理的要求。关于ERP使用:只要用户提供某材料的需求预测量、材料的单价、单位的储存成本及每次订货的费用,ERP就可以帮助企业找到最优的采购量。接下来,用户只要关心如何收集这些数据。

(1)某材料的需求预测量。一般企业,特别是存货式生产的企业,在年末或者年初,会根据市场情况,预测下一年或者本年的产品生产量。而只要知道这产品生产量,ERP就可以根据BOM数据,计算出材料的需求量。所以,成品产量预测,会影响到最终计算结果是否准确。

(2)材料的单价。在市场上,特别是近期,由于燃料等价格变动,原材料市场最近价格变动比较频繁,但是,企业一般出于定价的需要,会在年底跟供应商签订“一篮子合同”,或者会预测原材料的价格。所以,材料单价的收集也不是问题。

(3)单位的储存成本。单位的储存成本是每单位材料的储存成本,这每种材料都不一样,要企业一个个去收集吗,这显然不现实。一般的做法,是企业分类整理。如分零件类、辅助材料类、包装类等等。这要注意,平时数据的收集,一般要经过半年左右的数据进行汇总,才能得出一个比较合理的结果。

(4)每次订货的费用。这个费用根据企业情况的不同,有多有少。有的企业每次订货前都要去供应商那里验货,或每次订货都要签合同,则此时,每次订货的费用就比较高。这个数据,也是需要企业通过一点时间的收集整理,才可行。确定如上数据库,ERP系统就可以帮助企业,计算出每种材料的最佳采购批量,为企业的决策者提供依据。利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低库存,使存货管理更上一个新台阶。

总之,在竞争日益激烈的现在,如何节约成本是企业立足的根本条件,而在信息条件发展的今天,相关的材料成本趋向平价的时候,加强管理也就成为了企业生存的重要条件。加强存货管理,能够最大限度的降低企业的资金占用率;能够最大限度的加快企业的资金周转率;能够最大限度的优化企业的成本管理。总之,通过加强企业存货管理,达到降低企业综合成本的目标,有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行,从而提高产品的竞争能力,确保企业持续、稳定、健康地发展。

【参考文献】

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