秘书提高会议质量初探

[摘 要]任何会议从筹备到进行再到会议结束,都离不开秘书工作。协助提高会议质量,是秘书的重要工作任务。同时,任何会议,无论规模大小,都必须有全面、细致、有效地组织和服务。一方面,秘书人员可以通过规范工作程序,做好会前准备、会间组织、会后总结工作来提高会议质量;另一方面,秘书人员可以通过完善自身的职业素养,包括统筹全局的意识、灵活应变的能力、认真负责的品质、服务奉献的精神,来提高会议质量。

[关键词]秘书 会议质量 工作程序 职业素养

当前,企事业单位及社会团体组织中“会山文海”现象普遍存在。会议质量不高、会议效率低下成为制约组织提高工作效率的重要障碍。秘书人员作为会议筹备和组织工作的主体人员,对于提高会议质量发挥着重要的作用。

一、秘书会议工作概述

(一)秘书工作内容

秘书的工作可以概括为六个字,即办文、办事、办会。办文、办会、办事,是秘书人员必须具备的三大工作能力。会议工作本身又包含了办文和办事,是一项综合性很强的工作,对秘书人员的能力有很高的要求。

(二)会议工作内容

1、会议的涵义

会议就是三个人以上,聚合在一起,就某个问题进行讨论或解决。通常,召开会议需要一定的时间,在一定的地点,正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

2、会议的组织

会议要想取得预期效果,必须要有会前的准备,会中、会后各种必要的支持和服务工作。

二、秘书提高会议质量所需的工作程序

根据整体性原理,一个高质量的精品会议,需要会前、会中、会后三个环节的共同努力。只有会前充分准备、会中严密组织、会后认真总结,各个环节做到最好,才能保证会议高质量、高效率地顺利进行。

(一)会前充分准备

为了使会议达到预期的效果,秘书事前要做好充分的准备。会前准备不充分,会议仓促进行,不仅会影响会议效果,而且会引起领导对秘书工作的不满。

1、制定完备的会议筹备方案

会议的筹备方案首先应该确定会议的名称、时间、地点、主持人、与会者、议题六个要素。其次,会议所需文件材料、会场布置、负责部门、与会者食宿等内容都要列入方案。会议筹备方案越具体、越清晰,具体的会务工作就会做得越好,会议中就会出现越少的漏洞。另外,详细具体的会议成本预算必不可少。

2、设立相应的会议筹备机构

任何会议的组织都需要相关人员来准备。一般来说,小型会议只需设置会务组;大型的会议要设立秘书处,下设会务组、后勤组等多个工作班子。

3、确定精当的会议议题

任何会议都要解决一定的问题,达到某一目标,这就是会议议题所在。会议议题一般有领导提出,也可由秘书部门征求有关部门意见后提出,报领导审批决定。

秘书在整理议题时,一方面要将收集到的议题经过筛选拟定几个较好的议题;另一方面,在报送领导审批前,对于拟定的议题要提供议题讨论的先后顺序。议题确定后,秘书人员要就有关议题准备必要资料,供领导决策时参考。

4、发送及时的会议通知

会议议题确定后,秘书人员即可起草会议通知,或口头通知开会,确定并通知开会对象。会议通知要把会议的时间、地点、对象、议题内容和注意事项通知给有关单位和个人,以便与会人员早做好工作安排和思想准备。

(二)会间严密组织

会间工作,指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作,包括会场的服务与组织、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作,是考察秘书会前准备工作质量的最直接的方式。会间工作出现任何差错,都会影响整个会议的效果。在会场中,要服务周到、组织有序,场外安排合理、考虑周全。

(三)会后认真总结

会议结束,并不意味着会后工作的完成。会议结束后,秘书人员还有很多工作要做。

1、有条不紊的会后事务

会议结束后,一方面,秘书人员要做好会场清理工作;另一方面,秘书人员要将安排好与会人员的离会事宜,比如:送行交通工具、住宿结账等。同时,秘书人员还要尽快做好整个会议的财务决算工作,将具体会议开支提交领导审核,报财务部门结账。

2、客观全面的会议总结

进行会议总结有两个目的,一是对会务工作整体情况进行总结,找出经验教训,为今后会议组织工作提供参考和借鉴;二是通过书面报告的形式,将会议具体情况向上级领导汇报。因而,会议结束后,秘书人员要及时召开会后总结会议,分析会议效果,做出客观全面、实事求是的会议总结。

3、规范整齐的资料归档

会议结束后,秘书人员要将有关会议的材料,包括会议筹备材料、会议期间形成的材料、会后总结材料,收集齐全,整理立卷,交给档案部门保存。

三、秘书提高会议质量所需的职业素养

提高会议质量,除了需要秘书人员在组织会议的工作程序上做到尽善尽美,还需要秘书人员具备一定的职业素质与修养。作为一个秘书,需要如下素质:统筹全局的意识;灵活应变的能力;认真负责的品质。

参考文献:

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