浅谈ERP系统对企业采购管理带来的效果

【摘要】企业资源计划系统（ERP）是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及其员工提供决策运行手段的管理平台。其主要实施对象是企业，目的是优化资源配置，使之充分发挥其管理功能，努力降低企业对资源的消耗，增强企业的综合管理能力。本文主要论述在ERP项目对采购进货管理的控制和供应商的重要性。

【关键词】ERP系统 采购收货管理 供应商

一、传统采购三大弊端

在谈如何通过ERP系统实施提升企业采购管理水平之前，先看一下传统模式中采购管理的特点和有哪些缺点：

（一）物料采购与物料管理为一体。

目前决大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部（科），也有企业将销售职能与采购职能并在一起，称为供销科。在这种模式下，其管理流程是：需求部门提出采购要求->指定采购计划/定单->询价/处理报价->下发运通知->检验入库->通知财务付款上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，供应部（科）担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。

（二）业务信息共享程度弱。

由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大。

（三）采购控制通常是事后控制。

其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。

二、ERP对采购收货管理的系统控制

采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥和控制活动。一般是由采购人员承担的工作，采购流程包括计划，采购，审批，收货等流程。在这里主要浅谈采购收货的控制。采购收货管理是采购环节的最后一道流程，其虽然没有采购那么复杂，但是，因为其直接关系到企业的资产安全，所以，在ERP系统中，设置了很多的控制，如没有采购订单是否允许收获、是否允许超量收货、供应商超期送货如何管理、是否允许分批收货等等进行相关的控制，从而保证企业采购资金的安全。

（一）对于供应商的控制。

如果某个月供应商运送的货物数量超过采购订单的数量。对于供应商能够超送、管理员能否超收，一般企业中也会有限制。如采购订单只下了10000吨的数量，如果供应商送货的时候，送来了10200吨，那么该如何处理？管理员有否这个权利只收10000吨，或者照单全收，收10200吨呢？笔者所接触到的业务，主要方法是在收货的时候，如果收货量大于合同量的话，可以正常收货。

针对这种情况，在ERP系统中也采取了相关的控制原则。如采购订单里“交货”选项有“无限制收货”，若该选项选中的话，系统不会判断进货单上的数量是否超过采购订单上的数量，可以无限收货。若这个选项没有选中的话，就会发出警告信息，不能收货。如果收货量小于合同量的话，次月补采购订单，收上月剩的产品。

（二）对于分批收货的控制。

在实际工作中，还可能存在供应商进行分批送货进情况。一般来说，对于分批收货，在收货单上进行更改数量，下次收货时，采购订单自动带剩下的产品数量，这样可以分批收货。财务做发票交验时，分批交验或一起交验都可以。

（三）对于交期的控制。

若采购订单的交期是2月15日，当供应商3月5日送货过来的时候，仓库是否要收？这就是交货期的控制。 在实际工作中，因为这直接会影响到企业的库存压力或者生产计划。因为供应商没有这么配合，根据相关统计，供应商送货，有某些产品要么早送要么迟送的现象。在ERP系统中，允许提前几天送货或者延迟几天仍然可以正常收货，日起根据业务的需求来选。

三、ERP系统提高采购管理水平的成效分析

（一）采购流程控制严格。

在ERP中与采购有关的流程主要有：计划流程、采购流程、入库出库流程、付款流程、供应商管理流程等。为了加强管理，ERP系统对每个流程的工作范围都作了严格的界定，各个流程工作相对独立，互相配合又互相制约。ERP系统通过对业务流程的细化，便于管理部门对采购工作流程进行控制，加大管理幅度，减少管理层次。

（二）采购程序审批严格。

传统模式下，采购管理也要求按照一定的采购程序进行控制，并设置了一定的审批程序，但是在实际操作中切实做到这点非常困难。ERP系统对各个流程都建立了相应的审批程序并严格执行：计划员编制的采购申请，其物料品种和数量需经计划主管审批；采购员编制的采购方案，其物料价格和所选供应商要经采购主管审批；最后签订的采购订单还要经采购部门主管领导审批，对于超过一定金额的采购订单必须经企业主管领导审批。只有经过以上的审批流程，采购后续工作包括收货、付款等才能进行，否则ERP系统将无法继续处理后续单据，做到了切实执行审批程序。

四、结束语

综上所述，ERP系统为企业采购业务管理提供了全新的管理平台，借助现代化管理工具，突破原有的思维方式，寻找解决问题的新途径，是每一位新时代的管理者必须思考和面对的。希望我们都能够紧跟时代，善用新工具，迈入管理新境界。

参考文献：

[1]陈继昊，张忠能.采购处理中的无订单接收问题[J].微型电脑应用，2005，（03） .

[2]张跃胜.试论信息化对采购管理的作用[J].中国市场，2008，（32）.