新时期设计院档案管理探析

摘要：在信息技术高速发展的新时期，设计院传统的档案管理模式已经落伍，已适应不了现代档案管理需要。如何创新设计院档案管理，是摆在各级档案部门及专业人员面前亟待解决的一项艰巨任务。本文从分析当前普遍存在的差距入手，有针对性地提出了新时期设计院档案管理的创新方向。

关键词：设计院 档案工作 探析

设计院的档案主要体现的是全院干部员工从事日常管理活动及整体概况，它能够反映出单位的发展历程，对企业今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。因而，规范设计院档案管理工作，对于提高整个企业的管理层次有着非常重要的指导作用。

1 设计院档案管理方面现有的差距与问题

设计院档案是设计院自身生产、经营及各项活动的真实记录。为企业在各项经营活动中提供查考决策依据的最有力的文件材料，是不容忽视的一项基础工作。但在这项工作中还存在着诸多问题，与新形势对档案管理工作的要求差距比较大，主要表现在以下几个方面：

1.1 档案意识与重视程度方面的差距 设计院档案是企业的重要信息资源和企业宝贵财富，是企业活动真实的记录。当前在档案意识和对档案工作的重视程度方面，比较缺乏，没有把这一工作作为企业发展的一项重要工作来抓，有的甚至觉得可有可无。从事档案管理人员对档案管理工作的热情不够，认识不到位，由于受以往档案工作氛围的影响，档案管理人员常常体会不到档案工作对于企业日常管理及建设的重要性。

1.2 档案行政管理部门缺乏宏观监管力度 由于受经费和人员限制，档案行政管理部门很少深入到企业进行建档调研和监督指导，在企业建立之初和企业形成一定规模时都没有主动介入，至今尚未形成一套较为完整的适应企业档案工作需要的业务规范和标准，影响了对企业档案的管理。

1.3 档案管理人才缺乏，岗位培训不到位 档案人员大多身兼多职，档案业务生疏，单独开展档案工作的能力差，接受过档案专业课岗位培训少，也缺乏对历史、计算机等相关专业的基本知识的储备及运用能力。而档案行政管理部门很少举办企业档案业务培训班，很少对档案人员进行档案技能的宏观指导，也使档案人员不能便捷、系统地掌握相关的档案工作技能。

1.4 档案管理分散，易丢失，不利于查找利用 随着档案种类增加和设计院企业的发展，随着档案信息深层次的开发利用，渐渐不能满足对档案的利用。仅从“收集”的角度看，要不断地丰富档案内容，尽可能使文件材料完整齐全，这样才能够最大限度地使档案价值得以发挥，而管理模式分散，文件处理部门不对档案部门负责，也会给档案人员的收集工作在某种程度上增加困难。

2 创新设计院档案工作的措施

加强档案工作既是档案部门面临的新课题，也是企业发展的内在需要。从领导到专业人员都应从战略的高度、长远的目光，重视、研究和加强档案工作，为企业的生存与发展解除后顾之忧。笔者认为，应采取以下对策：

2.1 在强化领导及全员档案意识上创新 首先要在宣传力度上强化，单位领导应增强档案意识。档案主管部门应深入企业宣传档案工作，增强企业领导的档案意识，提出档案工作中的一些意见或者建议。领导重视了，制度的执行，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。其次，提高企业职工和基层员工的档案意识，从而达到全面提高企业档案意识的目的。

2.2 在档案的开发利用上创新 档案部门和档案工作者应十分重视企业档案的开发利用工作，开发利用工作做得越好，越能充分体现企业档案和企业潜藏的经济效益和社会效益，充分体现企业档案工作的价值；也只有如此，企业挡案和企业档案工作才能倍加受到重视，从而使自身得以生存和发展，扩大自身的活动舞台。可以这样讲，档案的开发利用集中地体现了企业档案工作的竞争力和生命力。即企业档案人常说的企业档案“贵在利用”。因而，要求档案工作人员想方设法开发利用企业档案，为提高企业的经济效益服务，为企业领导、工程技术人员和职工服务。要搞好档案信息的开发利用，首先要完善档案检索体系，加强用户培训和指导，做好档案的借阅服务和一般性的参考咨询服务，为企业的生产服务。其次要确立档案信息商品服务的性质，努力建立档案信息数据库，把档案部门办成档案信息的交流基地和交易场所，从而使事业和产业互相促进，相得益彰，交融一体。

2.3 在提高档案专业人员的素质上创新 档案学是一门综合性学科，它不仅与历史学、图书馆学、情报学、文书学、秘书学等文科直接相关，而且同各种自然科学技术密不可分，这就要求档案管理人员具有较高的政治思想素质、职业道德和精深的业务素养，要求档案工作者除了掌握档案学专业理论知识和实践技能外，还应具有广博的相关知识。对于现代通用的现代化管理技术，方法也要随之跟上，使档案工作跟上时代的步伐，与时代自然和谐地接轨，从而全方面地提高档案的管理水平。笔者认为，新时期对设计院档案工作者的素质要求，至少包括以下几点：①具备档案学、档案管理学、文书学、档案开发与利用学、档案自动化管理以及档案著录等有关档案专业理论知识和基本技能；②掌握和了解数理化、文史地、外语、管理、公关等学科的基本知识；③汲取新知识、钻研新技术，能熟悉掌握计算机、传真机、缩微设备等现代技术装备的工作原理、操作方法和维修保养技术及有关专业知识。建立起合理的知识结构，善于将文理知识融汇贯通，正确指导自己的工作实践，以适应企业现代化的发展需要。

3 结语

为提高档案管理人员素质，不断创新设计院档案管理工作，建议行政主管部门要经常举办档案业务知识培训班，领导与管理部门要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，稳定档案专业队伍，这样才能全面有效地加强设计院档案管理工作。

参考文献：

[1]傅荣校著.档案管理现代化[M].浙江大学出版社.

[2]冯惠玲主编.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社.

[3]刘耿生编著.档案开发与利用教程[M].中国人民大学出版社.