探析新时期档案管理信息化的加强策略

【摘要】随着信息化技术的快速发展，档案管理工作也加快了信息化建设的进程。计算机技术和网络技术在档案管理工作中的不断应用，不仅有效的提高了档案管理工作的效率，而且提升了档案管理信息化水平，对档案管理工作的顺利开展起到了有效的促进作用。文中对进一步对新时期加强档案管理信息化的策略进行了具体的阐述。

【关键词】档案管理 信息化 加强策略

一、档案管理信息化及其意义

档案管理信息化主要是借助于计算机和网络来完成档案信息的收集、整理、传输和储存工作。档案管理信息化最终的目的是为了能够实现档案信息数字化和档案信息传递网络化。在档案管理工作中，档案管理信息化只是一种档案管理方法，在具体管理过程中还需要遵守相关档案的法律法规和各项规章制度，在未来档案管理工作的发展过程中，档案管理信息化是其必然趋势，也是更好推动档案管理工作顺利开展的重要基础和保障。

实施档案管理信息化具有极其深远的意义，大致可归纳为以下几个方面：

1.有利于推动档案管理工作的改善。档案管理信息化的实行，可以有效的加快档案管理职能的转变，能够打破传统档案管理的各种束缚，为档案使用者提供更优质的服务。

2.有利于档案信息的开发和利用。利用信息化手段来加强档案管理工作，可以最大限度的挖掘档案信息的价值，确保档案信息更加系统，有利于档案信息利用率的提高。

3.档案管理信息化有利于档案服务范围的扩大。利用信息化技术进行档案信息的管理，存储空间有效的缩小，而且档案传输速度较快，档案信息能够及时传递到档案信息者手中。再者网络技术的应用，也加快了档案信息共享的步伐。

档案管理信息化的实现有效的提高了档案管理工作的效率，但由于计算机技术和网络技术自身就存在一定的安全问题，特别是一些黑客及不法分子入侵事件的频繁发生，档案信息的安全性受到较大的威胁，所以在档案信息化建设过程中需要加强对档案信息的网络安全防范管理。

二、新时期加强档案管理信息化的策略

（一）增强档案管理现代化意识

在档案管理信息化建设过程中，需要加快思想观念的转变，以现代化的管理意识来对档案进行管理，才能确保档案保护和管理设施的一流化水平，确保档案管理现代化的实现。在当前档案信息化建设工作中，档案人员需要加强思想观念的转变，努力提高自身的综合素质，树立科学化的管理理论，在工作中与时俱进，加快档案管理服务方式的转变，利用主动式和开放式的服务确保档案工作能够更好的与时展的需求相适应。

（二）加强设备建设

要实现档案管理的信息化最基本的是要完善软硬件设施。第一，完善硬件设施。在档案信息化管理中不仅需要使用到计算机设备，而且光盘刻录机、扫描仪等设施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配备完善的硬件管理设施，同时要完善网络的敷设，保证将信息使用主体与档案管理设备联系在一起。第二，要选择合适的管理软件，在当前很多信息化管理中软件的使用不当，很多管理软件中漏洞比较多，在档案管理中安全隐患比较多。为了有效解决这种情况要对管理系统的技术成熟度深入研究，选择各方面技术比较成熟的软件。

（三）建立完善的信息化管理制度

档案管理工作本来就是一项比较复杂的工作档案管理人员不仅要对信息进行加工处理，还要负责档案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的内容就更多的，为了保障管理工作的顺利进行必须要建立完善的档案信息化管理制度。第一，档案管理部门应该根据档案管理信息化的需要对各项管理流程的管理人员的行为进行有效的规范和控制，对于信息化管理的各个步骤形成严格的约束。第二，要建立安全管理制度。针对电子档案信息丢失和泄漏等情况制定安全管理制度，对档案管理系统的操作等都严格限制，设置权限。第三，要完善责任制。对档案管理人员的责任不断落实，增强他们的责任意识，在档案管理中可以进行自我的控制，有效提高档案管理工作效率。

（四）建立统一的档案管理标准

信息化作为档案管理的重要手段，其最终目的是这了能够实现档案资源利用的最大化，确保档案信息共享的实现。但由于档案管理存在着许多环节，而且工作方法也较为多样化，要想实现档案信息工作方法也，则需要建立统一的档案管理标准，通过构建统一的档案整理、统计及服务标准，确保档案信息在网络传递过程中的流畅性，加快推动档案信息资源共享的实现。

（五）加强档案管理队伍建设

档案管理人员对档案管理水平的影响是比较深远的，信息化的档案管理使用到的各种设备、技术比较多，所以对档案管理人员的素质也有了新的要求。档案管理人员不仅要有专门的档案管理知识，而且对一些设备操作和技术使用要非常熟练，高素质的档案管理人员是档案管理信息化的需要。所以档案管理部门应该加强对档案管理人员的培训，不仅要让他们在培训中掌握最新的档案管理理念和管理方法，而且重点是要对他们的计算机技术、信息技术以及网络技术等进行加强，提高他们的综合素质，从而能更好的适应信息化管理的需要。

三、结语

在社会和经济快速发展过程中，特别是在当前信息化时代，人们对信息的需求量不断增加，这也使档案的作用更加突显出来。所以我们需要加快推动档案管理信息化的进程，树立现代化的管理理念，进一步对档案管理信息化制度进行完善，加强对档案管理各个环节的有效控制，建立统一的档案管理标准，从而加快档案信息共享的实现。作为档案管理人员，也需要不断的强化自身综合素质的提升，以便于掌握现代化的管理知识和操作技能，在工作中做到与时俱进，不断对工作方法进行创新，确保更好的推动档案管理信息化的发展。

参考文献：

[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010，（12）.

[2]杨永慧.论新时代档案管理的信息化[J].科技创新导报，2010，（26）.