浅析高校电子档案存在的风险及防范措施

【摘要】随着科技信息水平的不断提高，电子档案在高校档案日常的工作中运用的越来越平凡。由于计算机网络是一个开放性的平台，对相关信息的安全性还需要做进一步考虑。如何才能在不配病毒、黑客攻击的情况下做好高校的电子档案相关信息的保密工作。本文就现代科技水平下对高校的电子档案面对的风险进行分析，并提出去相关防范措施。

【关键词】电子档案，档案管理，信息技术，安全隐患

一、分析现在高校档案管理的现状

随着社会和国家对教育的需求，进几年高等院校的数量和招生数量以及教职工的人数都处于明显上升趋势，每年各高校数量、招收学生、教职工的人数都有着持续稳定的增长。由于每年各高校的学生以及教职工人数的不断增长，高校档案管理的变动、更新、维护工作面临的也是一项巨大挑战。高校的档案以文字、图片、声像等各种是形式记录着高校的教育发展史，更是对全校的师生在校的德、能、勤、绩活动的真实记录着，是高校的稳定良好的一项重要根基，由此可见高校的档案管理工作在高校的地位。

现在高校档案管理主要变现为一下几个方面；

（1）档案管理的变动频繁。由于高校每年学生的流动量大和教职工档案数据的变动较大，其变动所带来的工作量使高校的档案呈现出数量大、变动频繁、跨度区域大的特点。

（2）档案管理信息技术不完善。电子信息技术在目前的高校档案中的运用越加平凡，并渐渐成为高校档案管理不可缺少的一部分。但是电子档案仍然出于起步阶段，档案管理人员对相关的电子信息技术了解不够，使得相关技术软件不能充分的运用到档案管理工作当中。

（3）档案管理工作不完善。由于各高校的档案管理工作都是根据各校的自身情况来指定相关的管理制度，管理的规范性存在一定的差距，因此各校的管理不跳不一致，甚至部分存在相互抵触，以至于给各校之间的沟通和工作带来了不便。

二、电子档案的风险

在当今的网络信息技术发达的环境下，电子档案的运用虽然方便快捷，给档案管理人员的工作带来很大的方便。但是网络信息技术的发达同时也给黑客等网络犯罪者带来了方便。使得电子档案管理在给档案管理工作提供方便的同时也带来了安全隐患。

（1）数据信息的安全。由于储存设备的读、写速度高，一旦被盗取，那么档案信息将会受到不可估计的侵害。然而储存的档案信息的文字和标识平凡没有特别标注，所有受到侵害的文件不容易被发现。再者网络本身的风险就比较大，档案信息进过网络调动、传送信息很容易被修改和盗用。由于高等院校所存档的信息大部分为学生的学籍和在校的各种成绩以及教师的科研成果和个人相关信息，一旦透露被盗用或侵害将会对学生和教师今后的生活、工作带来很大的麻烦、损失，所以档案信息的安全却对不可以忽视。

（2）数据信息的完整。传统的文字文件一字的错误或是文章处理的失误，所影响的范围是有限的，也较容易被之后的整理中发现。然而电子档案文件大都是批量的整理、操作，一次的失误就很可能影响大范围的信息。而且文件大多是开放的，更新不及时便会很容易造成信息的丢失。另外电子档案的文件存档机构复杂、方式多样，在多样的方式中转换过程中也可能会对档案信息造成损失。

（3）数据信息的兼容性。电子档案信息储存时在不同的介质上，档案信息的储存、读取都需要根据情况特殊设定，从而造成了档案信息对软件的依赖性。信息技术飞速发展的今天计算机软件、硬件更新的速度很快，档案信息的兼容性不好的情况下，也很容易造成档案信息的丢失和损坏，因此则直接影响了档案信息的质量。

三、相关防御措施

就以上在电子档案的日常储存中常见的风险问题分析，建议采取以下措施来防范。

（1）加强电子档案的安全性。在日常的工作中加强设备及网络的安全保障。首先，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，以保障计算机设备的正常运行；然后定期对档案文件进行更新、备份以及检查，来防止文件在不知情状况下丢失或损坏；计算机本省加强安全保护，可以通过网络防火墙、开机身份验证、加强病毒防御等方式来严格规定档案文件信息的读、写权。加强电子档案储存和运用过程中的安全性和传输过程的安全、保密预防电子文件在传输中被非法用户盗用和更改。在管理手法上应不断改进提升档案馆的安全。

（2）加强档案管理人员的技术。首先，各高校应加强对档案管理人员的安全技能培训，使档案管理工作人员具有高水平的职业操守，与此同时工作人员在荆条有序的工作中，可以有效的避免或减少档案信息在存档整理时的漏洞。

（3）加强软件和硬件技术。电子档案的核心就是管理档案信息的相关软件和硬件设备，只有这些设备得到有效的保障才能顺利的进行电子档案管理工作。首先，就是尽可能的将各单位存档文件的储存格式和处理软件统一，避免文件在转换格式时由于软件的不能兼容问题而被损坏。其次，为了使电子档案能够长期的使用，可以根据档案保存的需要进行备份并更新相关软件和硬件设备，以保证档案管理信息的安全性和长期性。再次，档案管理设备严格控制管理人员的读、写使用权，必须做到计算机设备设置安全密码，非专业人员不能使用。

总结：在当下信息飞速发展的时代，电子信息技术在档案管理中的运用已经成为不可缺少一部分。档案管理的文件又是高校发展历史的记录着，对高校为来的发展有着至关重要的作用，所以做好电子档案的风险防范工作更是重中之重，各高校需要拟定相应有效防范的制度，来保障电子档案管理的安全，使电子档案管理的工作水平不断提高，有效的避免一些规律性的风险来降低档案的损失。

参考文献：

[1]试析档案管理信息平台的深化与应用.丘军江、林蔚？？

[2]电子档案管理系统设计及其功能实现.《吉林大学》..2008.10.08

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[5]本科教学评估与高校档案管理工作研究. 《档案学研究》.马玉洁.2006.06