城建档案信息资源建设创新的几点思考

我国城建档案工作经过20多年的发展，已经具备了相当规模，城建档案信息因为与城市规划、建设、管理和城市日常运转紧密相关，在我国城市建设突飞猛进，城市化高速发展的背景下，其利用率之高，利用成绩之显著，堪称我国档案领域的热点。但在国家体制改革日益深入，市场经济体制不断完善，信息技术日新月异，全球一体化浪潮风起云涌的新形势下，城建档案信息资源建设也出现了许多困难，面临着许多挑战，期待着创新和发展。

一、我国城建档案信息资源建设的现状和存在的问题

改革开放以来，随着城市建设迅猛发展，我国城建档案工作从无到有、从小到大、由弱到强；不断发展壮大。至今，全国660多个设市城市中，已建立了近500个城建档案馆，区(县)城建档案室达1000多个，馆藏量在4000万卷以上。据不完全统计，1998年至2004年，全国各城建档案馆(室)共接待查阅利用150万人／次，提供城建档案269万卷(件)，产生可测算的经济效益约17亿元。值得说明的是，从目前管理体制上讲，城建档案工作由建设或规划部门领导，业务上接受档案行政部门的指导、监督，一些城市开始探索城建档案工作直接由档案行政部门管理，因此城建档案管理体制也正处于一个新的探索和变革时期。

因为各地经济发展水平，城市建设规模和行政管理归口划分有很大的不同，城建档案信息资源建设内容和发展水平出现了很大差异。依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》和《城市建设档案管理规定》等法规，从归属和流向上讲，房地产档案、国土档案无疑属城建档案，但除了极少数城市城建档案馆能收集本市房地产、国土档案外，绝大部分城市都是房地产档案馆(室)、国土档案馆(室)和城建档案馆并存，许多城建档案馆因不在规划口，连规划报建档案都难以收集，更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。随着国家体制改革，建设职能在城市一级更趋复杂化、详细化，使得归口于建设职能部门管理的城建档案馆在档案收集上出现很大困难，有的城建档案馆渐渐成为工程竣工资料档案馆，馆藏单一，城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。随着依法治国、依法治档工作的不断深入，城建档案行政执法应由档案行政管理部门进行，但实际工作中，城建档案执法出现较严重的混乱和空白，也引发了广泛的争议。

另一方面，城建档案专业性很强，包括大量有关勘察、设计、新材料、新工艺等方面的信息。城建档案馆是应城市建设飞速发展、城建档案大量积累的现实需要建立发展起来的，重档案资料收集，轻信息资源开发利用，在信息资源利用方面，不论是人才，体制，还是经费，经验，甚至是理论水平，技术条件等方面都是非常不够的。从某种程度上讲，城建档案信息资源是“依靠惯性在积累，依靠经验在整理，依靠感觉在利用”，城建档案信息资源建设理论上的软肋与城建档案工作发展上的强势是一个剪刀的两个分叉，来源于同一个支点，却各行一方，愈前愈远，相互不能呼应，给城建档案工作体系的持续发展带来了前所未有的挑战。

此外，高新技术，特别是计算机技术、网络技术、数据库技术和信息处理技术的发展，对原来城建档案信息资源管理模式也带来了挑战和机遇。固然说手工的档案检索要被计算机检索代替；档案的组卷、复制要被数字化信息直接下载或打印输出代替；完全纸质档案资料的报送要被光盘、磁盘、缩微胶片等多元载体代替；甚至人工报送也将由网络传输所代替……但是，如果说原来把城建档案统一归集到城建档案馆管理是为了档案安全和资源共享，那么现在信息完全可以实现网络共享的情况下，集中保管还有没有必要?档案报送的载体如何确定，是都要，还是有所选择，如何选择?档案是全部数字化还是部分，选择的标准是什么?每一个城建档案馆都要制定数字城建档案馆目标，建设数字档案馆吗?怎样在信息充分共享的同时，确保信息的安全?对这些问题的思考和求解，无疑会对原来城建档案信息资源管理模式带来冲击，我们希望冲击的火花是创新的灵感，创新的结果是城建档案信息资源建设的飞跃和提升。

二、城建档案信息资源建设创新的几个方面

城建档案是城市的记忆，也是编制城市梦想的元素。城建档案信息资源建设是城市规划、建设和管理一项基础性的工作，也是国家档案信息资源建设的重要内容。笔者认为，城建档案信息资源建设的创新应立足于为城市建设发展提供更强有力的支持服务，为国家档案信息资源建设的整体创新提供一些尝试和参考，在体制上不断优化，在理论上有所突破，在技术上推陈出新，在信息资源的开发利用上不断深化，切实增强城建档案信息资源体系的服务能力、可持续发展能力和与国家档案信息资源体系互动的能力。

1．体制创新

城建档案信息资源建设创新从体制上讲，就是要创新城建档案管理体制，创新城建档案内在的工作机制和工作方式，使城建档案工作更加充满活力，不断丰富和完善城建档案信息资源，提高城建档案工作可持续发展能力。

现在的城建档案管理体制基本上还是沿用20世纪80年代初城建档案工作初创时的模式，作为政府建设或规划行政职能部门的下属科技事业机构，在各城市以城建档案馆为主体，开展城建档案业务，进行收集、保管和利用工作。诚如许多学者所言，这种模式带有典型的计划经济色彩。笔者认为，我国正处于由计划经济向市场经济转型时期，体制创新是一个自我完善的连续过程，调整一种管理体制，必须在整个管理体系里营造出一个成熟的环境，正如十月怀胎一朝分娩，条件具备了，新的体制才会具有鲜活的生命力和蓬勃的朝气。从引领档案管理体制改革潮流’的广东顺德的情况来看，在20世纪90年代中期，顺德便完成了党政机构的改革。2000年，顺德区委、区政府在推进事业单位机构改革中，关于档案管理体制改革的问题就经过了广泛酝酿，并在党政、人大、政协、各部门形成了共识；在2001年11月，由编委下文，将原规划国土局主管的城建档案室并入区档案馆；2002年7月，区委、区政府又同意将房地产档案工作并入区档案馆，区编委下文设立房地产档案室，作为档案馆的内设机构。可以说顺德的改革是一个渐进式的连续的过程，每一个步骤都做了充分而扎实的准备和过渡性工作，并在上上下下形成了合力。体现在工作上，就是体制调整比较顺利，工作得到平稳发展，产生了档案信息资源整合的效益，达到了改革的预期目标。

2．理论创新

城建档案信息资源建设理论创新至少有两条途径，一是通过借用成熟的档案学理论体系，对城建档案工作中“档案性”问题进行深入研究，建立起城建档案工作的理论框架。一是对城建档案业务工作展开研究，突出“城建”特色，充分汲取规划、勘测、设计、施工、监理、结算以及材料等科学技术领域理论，组织起城建档案工作的理论骨骼和肌体。

在我国只有二十多年发展历史的城建档案工作体系与综合档案工作体系相比，理论上是很薄弱的。宏现上讲，城建档案信息资源只是国家档案信息资源的一部分，而且城建档案古已有之，长沙马王堆出土的2000多年前的《城邑图》可算做是一份城建档案，但那时人们并没有专业档案的概念。城建档案概念的提出实是城市建设高速发展和社会分工专业化的结果。因此，笔者认为，城建档案的档案属性是第一位的，是本质的，不论城建档案工作专业性如何强，管理上如何复杂，职能定位如何广受争议，但它毕竟是档案工作，档案工作的一般理论对它都有指导或借鉴意义。城建档案工作者不应排斥档案一般理论，而应积极主动地用一般档案理论成果指导工作实践。事实上，最近几年，国内档案学者借用连续体理论、集成化理论等对建设文件、档案、信息管理的研究成果，对城建档案信息资源建设带来了很大的帮助，也在国内外产生了很大的影响。

城建档案的城建专业性是体现在档案形成过程、档案内容和档案的利用价值等方面的。作为一种重要的科技档案，其科技含量非常高，牵涉面非常广。以地下管线工程档案为例，就有18种专业管线之多，每一种又有一整套符号和测量规程，没有一定的专业知识，是很难理清其顺序的，更别说编制真实、规范、便于利用的档案了。因此，城建档案工作光有一般理论指导是远远不够的，必须构建自己的理论肌体。笔者认为，至少要开展三个方面的研究。一是对建设过程进行研究，归纳出城建档案生成理论，显然这个生成理论不同于档案生命周期理论，它是对城建档案生成程序进行研究，不是对某一档案生命进行描述。二是对城建档案类别进行研究，归纳出城建档案编制和库房管理理论，这也不同于全宗理论。一个城市的城建档案排长几乎接近甚至超过了综合档案馆，因此，再用全宗来思考和管理是不利于信息资源建设的。这个分类，即要考虑档案产生源，档案专业属性，工程类别等等。国家建设部提出过一个分类大纲，各地也结合自己的实际，提出了一些分类办法，但理论研究很缺乏，实践和交流上存在许多混乱。三是对城建档案载体、文件、图纸、格式、符号进行规范研究，形成各种标准。这是一项非常艰难细致的工作，对城建档案理论创新具有基础性价值。城建档案信息资源要能解读才会有保存价值和可开发性，而城建档案的解读远比一般的文本文件要复杂得多，必须要以系统性的技术标准做基础。

3．技术创新

研究城建档案信息资源建设技术创新综合起来有三种思路，一是人与环境，即专业化的高素质人才队伍加上现代化的档案收集、保管、利用环境。二是硬件和软件，即设备、物理条件和人才、制度、应用工具。三是数字化城建档案馆。三者既相互交织，又各有侧重。

笔者认为，城建档案信息资源建设技术创新主要是要做好四项工作。一是制定长远规划，采取渐进步骤。数字化城建档案馆的目标诚然好，但对我国绝大多数城建档案馆来说，无论从经济条件上讲，还是从档案信息资源建设需要来讲相当长一段时间都是不可行的。从美国、英国的情况来看，真正实现了数字档案馆目标的也没有几家，要我国每一个城市建一个数字化城建档案馆反而可能浪费我国宝贵的发展资源。随着网络技术的迅猛发展，共享数字信息资源变得越来越方便，制定国家整体档案信息资源共享机制而不是数字档案馆遍地开花是正确的选择。因此，各城建档案馆应制定长远规划，但不一定是数字城建档案馆，在具体步骤上一定要有可行性、持续性、渐进性。二是结合城建档案发展现状实现技术创新。笔者认为，我国城市建设在相当长一段时期仍处于高增长期，城建档案馆的工作仍将以档案收集、保管为主，利用为辅。因此，技术创新要围绕档案收集、保管来开展。要将档案编制的数字化、多媒体化与档案接收和保管的数字化、多媒体化结合起来，不断引进和开发硬件设备和应用软件平台，提高编制质量，提高接收效率，创造开发利用条件。三是加强安全管理。档案资源的积累是一个长期高耗的过程，网络时代也是一个安全而脆弱的时代，这一对矛盾提示我们技术创新既要高度重视安全管理，又要用技术创新提高安全水平。安全管理既包括信息不会丢失，不被破坏，还包括信息不被窃取，不被滥用。四是加强人才队伍建设。人是实现技术创新的根本力量，又是运用技术创新成果的主体。人才一靠培养，二靠引进，关键是要在技术创新过程中锻炼人、发现人、培养人、提拔人。对人才既要有专业知识上的要求，也要有从业操守上的要求，要完善制度，加强管理。

4．利用创新

从最终目的来讲，档案的收集、保管以及所有技术条件支持都是为了档案信息资源的开发利用。利用创新，是提高城建档案信息资源的社会效益重要手段，也是城建档案信息资源建设的根本目的。笔者认为，城建档案信息资源利用创新主要有两个方面。一是利用平台的创新。除了传统的文件查阅、摘录、复印外，还能借助工程图纸复印机、电视、电脑等设备，使图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、、复制和纸质输出。还可以利用网络，实现远程检索、浏览、下载。二是利用方式的创新。编撰：根据每个主题要求，收集整理城建档案资料，归纳分析，编辑成册。这实际上是对档案的一种提炼，便于别人利用。包括各种城建统计数据、 《建设志》等。研究：不囿于档案的凭据功能，积极挖掘档案的内在价值，总结规律或借鉴相关技术、工艺等。如各种建筑风格研究，城市发展演变研究，城市布局研究等。宣传：利用城建档案资料，制作展品，展室，举办展览，或者制作电视片，专题报道，多媒体演示系统，或者网页等，充分利用资料，增强宣传效果。长沙市城建档案馆利用档案资料制作电视专题片《长沙活力与希望》，参加了港交会，为城市建设招商引资做出了突出贡献。

(作者单位：广东省佛山市顺德区档案局 528300)