规范化管理――档案工作的基石

规范化管理是实现档案管理现代化的重要标准，档案资料具有专业性、连续性、高技术性、保密性等特点，从而，决定了档案管理工作责任重大。确定在机构与组织管理、基础设施、业务建设、档案信息化建设、档案信息开发利用六个方面目标任务，做到任务、时间、人员三落实。是切实做好档案管理工作的重要保障。因此，我们要强化系统思维意识，在实际工作中，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序实施管理

1.注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已工作处理完备的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案一个月内进入局档案室，局按程序处理档案，并及时向市档案馆报送档案；广泛收集当代新政策、法律法规、理论学说、高新科技等涉及规划建设方面的文献资料，扩大信息来源。

2.档案入库前，首先对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，有利于对其实施动态管理，而后，对档案进行整理、保管分类、编号、登记，增强了档案的保存价值和使用价值。

3.档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录协调一致，以便于清查、使用档案。

4.档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持每月清洁库房一次、打虫一次，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作；坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测，及时检查信息保存情况，做到防磁化、防辐射、防碰撞；特别是对档案管理的制度落实、安全防护、正规化建设等方面进行重点检查，发现隐患和问题及时整改。

5.做好档案资料的利用工作，一方面对未利用档案进行妥善保管和防护，另一方面对可利用档案按照审批、登记、发出的程序向社会提供咨询服务，产生较好的社会效应。

二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。推进档案工作规范化的关键环节，相近公文的重复与立卷组合的无序，是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。在实际工作中，要注意解决好三方面的问题：

1.要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

2.明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

3.在坚持贯彻以我为主归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。做到所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

四、加强档案管理的现代化建设工作

1.完善单机版文档案数据库建设工作。

2.保证档案管理数据库建设。

3.做好电子文件上传的系统的后台监控

4.做好网络版数据库的后台监控和系统使用指导工作。

5.作好数据库备份工作。

五、加强档案馆内部网络管理工作

1.做好档案楼内网络的维护、管理工作，保证网络的正常运行。

2.认真做好各档案室计算机的安全防护工作，保证每台电脑都在安全状态下运行，确保上网档案数据的安全。

3.及时更新档案信息网站动态信息、数据库信息和各静态版信息实现档案工作规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。因此，我们中必须要做到规范化、标准化，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的工作基础。