浅谈高职院校档案工作中的常见问题及对策

【摘 要】高职院校档案管理工作是高校众多管理工作中的重要组成部分。档案管理工作以为教学、科研、学生管理等提供信息查询和信息服务为主要工作任务，是高职院校合理利用和开发资源的重要支撑。本文从高职院校档案工作中存在的一些常见问题入手，分析存在问题原因并提出解决对策。

【关键词】高职院校；档案管理；问题；对策

高职院校档案管理是维护高校发展真实历史面貌的基础性工作，是衡量高校管理水平的一个重要标志，档案管理工作目前虽然各大高校都在进行，但是普遍存在一些问题，如缺乏足够认识、领导不重视、人员素质低、人员数量不足等问题。因此，为使高职院校档案工作趋于专业化、职业化发展，档案管理工作必须要从新思想、新方法、新思路入手，提高认识，使高校档案工作上一新台阶。

1.档案管理工作在高职院校发展过程中的重要作用

1.1高职院校档案是高职院校发展史的文字记录

高职院校的档案，应该是伴随学校的产生而开始，它是指用文字、图片、表格等形式所记载、保存的关于高职院校在教学、科研、学生管理、行政管理、后勤管理等各个有关于学校发展方方面面事宜的原始资料，它的数量与学校发展成正比，是一种不可再生、无法捏造的原始数据，并且对于学校历史的展示和积淀具有重要的作用。

1.2高职院校档案是高校迎评的重要依据和参考数据

高职院校人才培养水平评估是每所高职院校跨越式发展的必经途径，它是对一所高职院校在教科研管理、硬件条件、师资力量等方面衡量办学条件和管理水平的综合评价。而档案管理工作是教学评估的一项重要指标。档案是高职院校在人才培养思路、教学理论和实践、教学方法改革等方面最真实的原始记录，评估专家组可通过查阅档案，了解一所高职院校的办学思路和人才培养水平，可以说是一种重要的数据参考和衡量标准。在评估过程中，专家组可以通过档案中记载数据，一一对照一所高职院校的办学指导思想、师资队伍建设、教学软硬件条件、校园文化氛围等是否与实际相符，是否与教育部规定的标准相符。通过档案，可以衡量高职院校评估时的真实性，它也是顺利通过迎评的重要条件。

1.3高职院校档案是学校数据成果的积累

高职院校档案累计收集了学校发展后的教学科研成果，这些档案资料也为师生提供了比课本更为丰富的内容，是教师未来开展教学科研和学生管理的参考数据。

2.高职院校档案工作目前存在的普遍问题

2.1档案机构的没有按照办学条件规定设立

在《高等学校档案管理办法》中明文规定，档案机构的设置分为档案馆和综合档案室。没达到标准设立档案馆的高职院校可设立综合档案室。但对于高职院校来说，由于办学条件相对于本科院校略低，所以在档案室的设立规格方面至少应具备设立综合档案室的条件。但是，从目前高职院校来看，在设立档案室方面往往没有给予应有的重视，甚至有些学校档案室只是系部处室的附属部门，如设置于办公室机构中，这些情况的存在极大程度的影响了档案工作的进行。因此，各高职院校应按照《高等学校档案管理办法》中规定的办学条件对应设立档案部门，为高职院校档案工作的发展打好基础。

2.2未达到专职档案员的配备标准

档案管理人员素质的高低，会直接影响档案管理工作的发展。在《高等学校档案管理办法》中明确规定了高校档案机构人员的配备数量以及应该达到的条件，尤其要求必须配备专职档案员。从目前情况来看，各高职院校档案工作都没有配备专职档案员，很多档案工作都由其他部门工作人员兼管。还有一些高职院校即使配备了专职档案员，但是这些档案管理人员并非档案管理专业出身，有些也没有经过专业培训，在理论和实际操作方面缺乏专业指导，对档案管理工作的科学化、规范化没有起到推动作用。

2.3归档分类混乱

《高等学校档案管理办法》对高校档案的归档范围作了明确规定，其中包括教学类、科研类、党群类、学生类、行政类、仪器设备类等若干项，这些高度概括的门类可广泛适用于各类高等院校。由于高职院校以培养高素质技能型人才为目标，对学生的动手能力要求较高，对科研等方面并不十分重视，因此，目前高职院在档案管理方面存在的普遍问题就是还不能较好的科学确定归档类别以及形成切实有效的归档制度，仍存在管理不规范的情况。

2.4高职院校师生对档案管理工作缺乏足够认识

高校的档案管理工作总是被人认为不过就是收集、整理、保管档案，档案工作的重要性和未来效力没有被及时发现，这也极大的阻碍了档案管理工作的发展。

2.5档案管理工作安全存在隐患

大多数高职院校，都是按照社会需求不断调整办学结构，这就存在着合并、搬迁、重建等一系列情况。而在搬迁、调整机构、人员变动的进程中，有可能存在档案工作被疏忽的情况，一旦发生诸如此类事件，档案的管理就会出现混乱、原件丢失、材料不足等情况，这也是一个很大的安全隐患。

3.高职院校档案工作存在问题的造成原因

3.1根本原因之一：重视不够

高职院校普遍存在机构常变动，人员常变动，制度常变动，设置常变动的情况，再加之部门设置不清，权利分工不明，监督管理不当等原因，使档案管理工作存在一定的失误风险，其根本原因就是领导和部门对档案工作重视不够。

3.2根本原因之二：无章可循

高职院校档案制度大多不全，规范管理更是难上加难。无法可依，无章可循，无人监管是造成档案管理工作混乱的原因之二。

3.3根本原因之三：队伍不专业

高职院校档案管理专业人员配置不符合标准，数量不足，综合素质不高，理论实践知识构成不专业，队伍不稳，这是档案管理工作成效不高的原因之三。

3.4根本原因之四：手段老化

档案管理人员许多都是兼职非专职档案员，他们对档案工作认识不足，很多高校没有进行档案的信息化建设，存在档案管理手段老化的问题，严重阻碍档案管理的科学化、系统化，信息化水平的提高。

4.解决档案工作问题的对策

4.1学校领导应加强对档案管理工作的重视

由于档案工作不是一个立竿见影的工作，它的作用要在实践中逐步显现，这就要求学校领导首先加强对档案工作重要性的认识，将档案管理工作作为学校整体发展中必不可少的重要因素，（下转第88页）（上接第54页）将其纳入学校整体发展的规划中来，使档案工作与学校其他工作能够同被重视、同步发展。其次，要建立一些列档案管理方面的规章制度，使高职院校档案工作得到科学化、专业化、合理化的发展。最后，还要做好档案管理知识的宣传，提高全校师生员工对档案工作的认知水平。

4.2加大资金投入

要按要求设置档案管理单独部门，按办学标准增加资金投入，改善档案管理条件，聘请专职档案人员，增加其待遇水平。由于高职院校档案工作的重要性难以立即体现，所经常不收重视，资金投入的跟不上。随着高职院校的办学规模的扩大，档案工作也必须成为高职院校加强建设的重要规划之一。从目前来看，档案管理工作必须朝着信息化方向发展，购置功能强大的计算机软件，实现档案数字化管理，并逐步完善档案信息安全管理体制。

4.3建立专业化、职业化的档案人员工作队伍

要引进专职档案人员，加强档案管理人员的技能培训和提高档案管理人员的专业水平，特别要加强计算机技术、信息化技术等方面的培训，提高档案管理人员技能。 [科]

【参考文献】

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