信息网络时代企业档案创新服务

随着信息技术、信息资源的快速数字化、网络化的发展，档案管理也从过去的纸质记录演变成计算机网络化的电子记录管理的形式，利用计算机管理的操作记录代替了手动操作，文件管理模式发生了根本性的变化，信息化的档案管理部门已成为现代化企业的有力保障。

一、思维思路与服务理念的创新

第一，思维思路的创新。

档案管理工作思维思路的转变，首先需要档案工作者创造性思维的概念转变。总结档案管理工作的经验，解放束缚的思想，利用前瞻性思维实现档案管理的创新。在企业档案管理工作的基础上，必须按照企业对档案部门工作时间和实践的要求，继续深化档案管理人员对档案管理各种文件的认识，时刻关注档案工作出现的新形势，把握好企业档案工作未来的发展方向，在信息网络化的档案管理中，档案管理人员要有超越自我的勇气和敢于挑战权威的信心，做到档案文件的标准管理，使自己从档案管理的新理论，新系统，新技术，新方法，新的服务和创新的理念中取得进步，成为新时代创新型的档案管理人才。

第二，树立信息服务的概念。

在档案管理工作中，要建立信息服务的概念，使信息系统广泛得到应用，形成有深度的、大量高品质的电子文献信息资源，让更多的用户群体使用信息系统，来进行更广泛的信息服务，这就要求档案工作人员必须建立信息服务的概念。

进行档案管理工作的信息服务，就要专注于主动服务。档案部门对信息来源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想办法，找不同的渠道去收集信息，还要对系统用户进行调查和了解，在得知他们的需求后进行有针对性的规划、设计不同层次的服务，形成电子文档信息，便于资源的开发，加工，改造，并制作成信息产品和服务的计划。公共信息系统功能模块设计，要对文件和档案管理业务进行充分的功能性考虑。目前在用户使用信息的时候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、准确的获得信息。在全面调查信息需求的基础上，创建专题收集，筛选，加工信息，依靠先进的技术，使用光盘进行存储，使用多媒体进行宣传，这样就可以为企业领导和业务部门提供信息产品的信息服务，也可以为用户远程通信的使用要求，提供时间和空间的信息服务。

第三，创新服务的核心。

档案管理工作创新服务的核心是创新服务的内容。这就需要在档案服务的领域上、对象上、模式上、态度上、环境上、时间上都要随着时间的推移去不断创新。电子文件成为档案室广泛使用的一种新形式信息资源，增加了档案室的档案存储性能和文件管理功能，新的档案管理工作正从实体文件管理逐步转化到传输文件的信息资源管理，这就需要在档案管理中管理者积极增加应用网络化、数字化的对象技术，增多通信技术等先进技术的应用。档案工作要紧跟时代和改革发展的实际需要，为不同领域、不同层次的用户进行档案管理服务，新时代对档案管理要实现突破性发展的要求必须要紧抓创新服务的核心，依靠科技创新，加快档案信息化建设，增加信息技术和设备投资，增强员工的业务能力。

二、在档案服务效率上创新

第一，建立企业档案网页，开展网上服务。新的档案管理需要适应新时展的需求，尤其是在很多企业都开通自己的网站进行宣传后，作为企业档案管理部门也要在企业网站中建立自己的网页，以适应新时期企业档案管理部门为企业服务的需求。企业的档案管理人员应在企业内广泛收集信息，尽快完成企业档案数据库的建立，在网页上要进行实时的管理，并设立电子文档存储区域，网页的建立，可以使档案管理转向数字档案信息资源的管理，通过数据库建设服务，实现新时期企业档案自动化管理工作。

第二，建立“电子档案数据管理中心”。企业档案部门要利用新时代的信息化技术，在企业内部相关部门大量信息收集的基础上，建立电子档案数据管理中心，使企业的档案数据、信息数据可以集中进行管理，尤其是一些具有保密性质的文件，档案室可以采用光盘、硬盘等形式进行保存，档案管理部门在网页上也可以提供限制性或非保密电子文档的查询、使用服务，可以实现电子文档信息资源共享，提高文件的使用效率。

第三，电子文件的自动上传收集。单一的电子文档的管理与收集，是信息网络时代档案收集不可忽视的问题。相比于传统的纸质文件管理与收集，电子文档的收集可以采用文件下载和上传的形式，更快捷方便，正因为如此，档案部门可以改变传统的经营模式，在网页上创建的窗口里自动上传电子文档，形成了档案管理的快速收集和归档。

第四，开展在线服务。随着信息网络时代的发展，档案查阅与展览、拷贝等必然要使用新的服务形式。传统的档案文件和档案部门的纸质档案，特别是原始档案，想进行查阅与展览、拷贝是很不方便的，但是电子信息的存在改变了人们的工作、学习、生活环境，使人们更加注重通过信息系统以及网络的信息来及时、准确地获得各种信息，这就要求信息网络时代的企业档案管理要在服务上开展创新，进行网络的在线服务，方便用户信息查找的途径。

第五，加强档案资源建设，开展现行文件阅览服务。随着社会发展和人民群众的档案法律意识水平逐年增加，在这个阶段，越来越多的企业已经经历了重组、合并和转移，工人需要保护自己的合法权益，并希望能够更方便地了解政策信息，这些都需要企业的档案部门进行完善。

三、充分利用信息网络技术进行资源共享的创新

计算机技术的发展，信息网络技术的普及，电子文档的广泛使用，都对新时期企业的档案管理工作提出了新的要求，企业更加需要档案管理部门提供各种信息，档案部门也需要快速、广泛的收集信息，这些都要求档案管理工作必须实行网络化管理，使档案资源实现最大限度地共享。这就要求档案工作者要改变传统的检索方法，逐步过渡到使用标准的信息化管理系统进行档案的分类和编目工作中，发展收集数据库的功能，实现了真正意义上的档案信息资源共享。

第一，电子文件的自动上传收集。

信息网络化使档案信息的收集更加快速。新时代的档案管理部门，可以在自己的网页上设置自动上传电子文档窗口，在网页上创建档案室，可以将新的档案信息存档到服务器里。这就需要一个新的信息化管理的系统，目前国内外有很多相关的档案管理信息系统，这些系统的工作原理大致差不多，都是企业相关人员通过网站发送自己单位的非机密性文件的文本到企业的档案室的网页上，企业的档案室通过信息系统进行分类归档。这样就可以省去发送档案人员的时间，再需要档案的时候也可以通过数据库查询以及电子邮件和其他服务的方式，实现与档案室的网上信息交流，使服务更快捷。档案室对档案的归档也可以采用光盘、硬盘、电子文档、纸质文档等多种形式，保证档案材料的真实性和保存价值。

第二，档案信息开发创新发展。

档案信息的开发和利用是企业档案管理的重要组成部分，好的档案管理服务，是对企业管理的有效补充，档案管理可以为企业在生产经营、质量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好档案信息的开发和利用对企业的经营发展有着重要的意义。在新形势下，企业档案信息的开发和利用更多的采用电子文档的形式，通过信息化、网络化进行的深层次的知识管理和发展，增加文件信息，促进企业的每一名员工和决策者实现知识共享、知识交流，在生产经营活动中促进知识的重要性。

四、结语

信息网络时代的到来给档案管理工作带来了很多机会。从事档案管理的工作人员，必须主动掌握信息网络技术，提高自己的业务能力，做好文件和企业档案管理，在实际工作中，要多去研究适合企业发展的新的管理方法，时刻关注企业的发展，使档案管理工作能紧跟企业的发展节奏，随时为企业提供服务，让信息网络时代的企业档案管理成为企业做到做强的坚强后盾。

（作者单位：深圳市勘察测绘院有限公司）