解放自己,活用Outlook做邮件主人

邮件已然成为我们生活中不可缺少的一部分，不管是个人还是企业用户，面对海量的电子邮件我们该如何实现高效管理呢？本文将教大家活用Outlook的工具，自我解放，做邮件的主人。

指指点点，邮件自动分类

分类是邮件管理的一个重要方面，如何实现海量邮件的分类呢？依次执行“视图排列方式”，然后在其中选择一种分类方式，比如选择按“发件人”分类，只需点选此项即可。另外，在“当前视图”下可以实现“邮件自动预览”等功能，这样我们就不用打开邮件而直接查看邮件的大概内容，大大提高了工作效率。

轻重缓急，设置邮件标志

老板通过邮件下达了重要任务，这是万万耽误不得的。右击该邮件右侧的旗子图示，然后根据需要设置相应的邮件标志以表示重要（见图1）。

无极搜索，快速查找邮件

在海量的邮件中，如何快速找到自己需要的邮件呢？点击工具栏上的“查找”按钮，然后输入关键词及查找范围。比如输入关键词“cfan”，搜索范围为“收件箱”，然后点击“立即查找”，这样所有与cfan有关的邮件就会显示出来。另外，点击“查找”工具栏上的“选项”，选择“将搜索另存为搜索文件夹”，可以方便保存搜索结果。

有效组织，不同邮件区别对待

不同邮件不同待遇，这是邮件管理的科学之道。要将所有.cn的邮件进行特殊管理可以进行这样操作：通过上面的邮件分类方法筛选出所有该用户的邮件，然后执行“工具组织”打开组织对话框，点击“使用文件夹”并选择该用户的邮件，点击“其他文件夹”下拉列表选择一个文件夹，当然我们也可以点击“新建”按钮创建文件夹（Office），最后退出对话框点击“移动”按钮就把该用户的所有邮件移动到“收件箱”下的Office文件夹中了（见图2）。

创建规则，邮件自动管理

利用Outlook的邮件规则我们可以实现邮件的自动管理，让我们真正做回邮件的主人。

让邮件按用户归位

处理邮件过程中，不同人的邮件有不同的优先级别。在公司中老板的邮件无疑需要优先处理，利用邮件规则可以将老板的邮件自动归位到“老板的邮件”这个文件夹中，这样非常方便我们进行处理。依次执行“工具规则和通过”，打开设置面板，点击“新建规则”选中“将某人发来的邮件移动至文件夹”，然后“下一步”，在步骤1下勾选“发件人为个人或通信组列表”，在步骤2下点击“个人或通讯组列表”在打开的对话框中双击选择老板的邮件地址（例如*****），在单击“指定”，通过“新建”按钮创建一个名为“老板的邮件”的文件夹退回“规则向导”面板，最后一路“下一步”完成规则的创建和应用（见图3）。

让邮件按内容归位

除了发件人之外，我们在处理邮件的过程中不同内容的邮件有不同的优先级，因此我们还需要将邮件根据内容进行归类。打开邮件规则向导对话框，点选“由空白规则开始”并选中步骤1下的“邮件到达时检测” ，然后“下一步”勾选步骤1下的“主题中包含 特定词语”，点击步骤2下的“特定词语”在弹出的对话框中输入关键词（比如“工作通知”，可以添加多个），“确定”退出返回到规则向导对话框。接着“下一步”勾选步骤1中的“将它移动到指定文件夹中”和“播放声音”，然后在步骤2中指定相应的文件夹和声音。最后一路“下一步”完成规则的创建和应用。这样当收到包含“工作通知”这样主题的邮件是会发出声音，并且该邮件自动被归类到“工作通知”文件夹中。

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其实管理员可以在服务器端就对邮件分类：/zh-cn/library/aa998271.aspx

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Office 2007对以前标志进行了哪些更新呢？答案就在/zh-cn/outlook/HA100137782052.aspx

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在Office 2007中增加了即时搜索，它的强大之处你可以在/zh-cn/outlook/HA012305852052.aspx领会到

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Outlook Express邮件规则的备份与恢复：.cn/how_to_use/1/2005/0921/2038.shtml