浅谈高职院校学生档案管理改革新思路

摘 要：高职院校学生档案管理存在管理模式陈旧落后，原始材料收集不完整，档案管理不到位等等，针对学生档案管理出现的问题提出应对的措施及探讨学生档案管理发展的方向，建议改革学生档案管理。

关键词：高职院校；学生档案；档案管理；改革新思路

高职院校学生档案是学生在高职院校学习、生活与社会实践中形成的，反映学生在校期间德、智、体全面发展情况的真实记录。它是学校考察、培养、教育学生的第一手材料。它是大学生就业及其社会选拔任用考核人才的重要依据。它是为社会提供人才价值的重要参考依据。

1 高职院校学生档案管理的现状

1.1 学生档案原始材料不完整。随着我国高等职业教育的快速发展，近年来，全国高职高专均实行网上招生，学生电子档案也因此而产生，原来最原始、最基本、最重要的纸质档案都无法完整地收集和积累。多年来，我院学生高中时期的学生档案残缺不全，如：高中毕业生登记表、中学生学年鉴定表、中学生成绩表、高考成绩、中学期间的奖惩表、体检表、入团申请书等等。系列原始档案材料不完整给后面高职学生档案管理工作带来了难度。原始档案材料不完整，即不利于高职院校对学生学习及家庭情况等方面的全面了解，也不利于高职院校对学生选拔学生干部和管理，也直接影响到学生今后各方面能力的培养，同时也给学生档案管理工作带来困难。

1.2 学生档案在校期间管理不到位。高职院校学生档案管理主要分为分散管理和集中管理两种方式。分散管理就是由学生所在的系部管理；集中管理就是由学生工作处统一管理。无论是采用哪种管理方式，大多数高职院校都是在新生进校后，不建立新生档案，将新生高中时期的档案搁置不理。学生在高职三年学习期间所产生的各种档案都分散在各部门及个人手中，如分散在：档案室、各系系办、辅导员及个别老师手中。学生档案平时处于无专人负责管理状态。等到学生即将毕业离校时，学工处才通知各系和相关部门集中归档，由于学生档案长时间无人监管所以很难完整归档。这样久而久之就导致学生档案材料残缺不齐和管理不到位。学生档案积压到学生即将毕业才突击集中收集，必定会影响到学生档案的质量，同时也影响到档案管理工作的质量。

1.3 学生档案内容老套单一。当前，高职院校学生档案里大多数存放的都是学生中学时期简单材料以及学生在校三年高职大学期间材料，如：中学学籍卡、中学体检表、高中毕业生登记表、中学生成绩表、高考成绩、中学期间的奖惩表，高职学年鉴定表、高校毕业生登记表、高职成绩表等等，这些学生档案归档形式依然是传统的老模式，这种传统老套的学生档案不能详尽、准确、真实反映学生的综合素质，不能完全展示真实全面的学生个体，不能反映高职学生全面发展的状况，不利于用人单位对学生的全面了解和考察，更不利于用人单位及时准确的选拔和合理使用人才。

1.4 学生档案管理模式陈旧落后。目前，我国大部分高职院校学生档案管理仍然还是以纸质材料档案为主体，学生档案仍然处于传统、原始、手工操作的管理模式阶段。随着我国高职院校招生人数的不断扩大，学生档案也随之不断递增，陈旧落后的管理模式已经不适应现代化高职教育的迅速发展，同时也严重制约着学生档案管理工作科学化、规范化、现代化的进程。

1.5 学生档案意识薄弱。大多数学生缺乏档案意识，对自己的档案不太关心，甚至无所谓的态度。以我院学生为例，主要表现在：有的学生在填写自己档案时没有注意，多次出现姓名同音不同形的字；有的学生姓名与自己身份证上的姓名不一致；有的学生随意更改自己的姓名或者更改自己的出生日期；有的学生不注意用圆珠笔填写档案材料，时间长了字迹就会模糊不清；有的学生从不关心自己的档案到底保存在哪里，直到毕业出去工作后用人单位需要时才注意到自己的档案，才开始查找自己的档案。

2 高职院校学生档案管理改革新思路

2.1 加大宣传力度，增强高职院校师生的档案意识。学生档案管理是关系到能否客观公正反映一个学生的真实情况，使学生能顺利毕业和就业的大事，是关系到是否为社会输送人才的大事。因此，高职院校要在学院有关部门及广大师生员工中大力宣传学生档案工作的重要性，增强师生的档案意识，比如：通过板报形式宣传《档案法》、《高校学生档案管理工作条例》和档案知识等，也可以通过印制宣传资料、小册子或漫画的形式对档案知识进行大力宣传，将宣传资料发放到教职员工和学生手中。只有这样，才能让教职员工和学生更多了解档案方面知识，认识档案的重要性；只有这样，才能形成人人关心学生档案工作的良好局面，才能使档案管理工作规范化、科学化、制度化，才能确保学生档案归档的及时和完整，才能提高学生档案管理工作的质量。

2.2 明确学生档案管理部门，确保学生档案归档范围。高职院校要做好学生档案管理工作，必须制定一套规范的管理制度，学生档案管理必须由指定部门负责管理。因此，一定要明确学生档案的管理部门，以广西现代职业技术学院为例，我院的学生档案管理工作由学生工作处主要负责，由各系部及辅导员协助收集和提供材料。确定学生档案负责部门后，明确各部门职责范围，对学生档案管理人员提出要求，将已经明确的学生档案归档及收集范围告诉档案管理人员，让学生档案管理人员严格根据要求进行档案管理。如：对新生档案进行整理建档和归档材料，对学生在校期间所产生的材料进行认真负责的审核、分类、收集、归档和整理。只有规范档案的归档范围，提高学生档案的利用，才能适应现代化社会对档案管理的要求。

2.3 制定规章制度，实现规范化、科学化管理。高职院校学生档案的产生过程具有连续性和周期性，要做好学生档案管理工作，离不开一套行之有效的管理制度。要保持学生档案的连续性、完整性，就必须建立完整的学生档案管理制度，统一规范，有章可循。要保持学生档案的完整性，就必须加强完善学生档案管理制度，如：保密、安全、交接、转递等方面的规章制度。实行规范化、科学化管理，统一规范、有章可循才能保证学生档案的真实、准确、全面。一定要坚持标准、严格执行，只有完善各项规章制度才能适应现代化社会对档案的要求，实现学生档案规范化、科学化管理。

2.4 高职学生档案管理工作信息化、现代化。以计算机网络技术应用为核心的现代技术管理学生档案，开发适应高职学生档案自身特点的专业管理软件，用现代化的技术手段对学生档案有步骤、有程度地分类存档，逐步实现学生档案管理标准化和规范化。建立学生档案主页，学生成绩档案数据库，学生档案数据库等，将学生的信息准确的录入档案数据库，如：姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、入学时间、生源地、所学专业、毕业时间等基本信息。随时录入最新的信息，一定要保证学生档案信息数据库完整、真实、准确。实现学生档案网上查阅和利用，为用人单位提供简捷、准确的学生档案信息。摆脱以前大量翻阅档案查找到就模式，使查阅变轻松、快速，也使学生档案管理更规范有序。实行学生档案信息化、现代化不仅有利于档案的规范和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。

2.5 加强高职院校学生档案管理队伍建设，提高管理人员业务素质。建立一支强有力的学生档案管理队伍，是通过学生档案管理质量的重要保证。因此，高职院校应该成立学生档案的职能部门，配备懂业务的专职学生档案管理人员。专职档案管理队伍始终是高职院校学生档案管理的主力军，所以要对像素档案管理人员进行具有针对性的继续教育，让档案管理人员不断接受最新档案知识和高等教育专业知识，提高档案管理人员的档案管理能力。学校及上级有关部门应积极为档案管理人员的业务培训创造条件，组织档案管理人员到兄弟院校进行学习交流、互相取长补短，从而达到共同提高的目的。

3 结语

总之，高职院校服务的核心就是为学生服务，为社会提供优秀的技能人才。高职院校学生档案管理作为高校的一项重要工作。只有不断的改革学生档案管理机制，才能做好学生档案管理工作。做好学生档案管理工作，不仅有利于高职学生的就业，同时有利于促进高职院校管理水平的提高，也是提高高职院校自身竞争的有效途径之一。

参考文献

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