控制物资采购成本之浅见

1. 影响物资采购成本因素

物资采购成本是企业经营活动中因采购物资而发生的费用，也就是在采购物资过程中的购买、包装、装卸、运输、存储等环节所支出的人力、物力和财力的总和。采购成本主要包括以下几个方面的内容：物资采购成本；从事采购的工作人员的工资、奖金及各种补贴；采购过程中的各种物资损耗；物资在运输、保管等过程中的合理损耗；银行贷款利息的支付；采购管理过程中发生的其他管理费用。

尽管采购成本构成具有多样性和动态性的特征，但影响采购成本的因素主要有以下几项：一是采购价格因素。价格因素是企业成本和费用的主要组成部分，是采购成本高低的决定因素。二是采购数量因素。数量因素建立在批量生产和科学合理的物资核算定额及储备定额基础之上，经济批量的采购方式和数量是影响采购成本的重要因素。三是物资市场信息因素。在全球经济和网络经济时代，及时、全面、准确地掌握分析物资市场信息是影响采购成本的关键因素。四是物资运送方式因素。以最短的里程、最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济地完成物资在空间的转移是影响采购成本的重要因素。五是物资储备方式因素。先进合理的物资储备方式对节约人力和运费以及减少占用资金等都有着十分重要的作用。六是采购策略因素。具有预见性和灵活机动的采购策略是影响采购成本的重要因素。七是员工的素质因素。良好的采购工作需要具备一定科学知识、业务能力和丰富经验的员工来完成。

2. 企业物资采购流程控制

2.1采购计划的制定

采购计划阶段是整个采购动作的第一步。采购计划的制定是一项复杂的工作，采购计划制定要考虑以下因素：

2.1.1物资采购数量及品质的因素。通过对企业经营的需要、商品储存、市场供应情况及价格变动情况、可替代品及新产品的发展情况、运输条件及其变化情况等因素的了解来决定采购数量和品质。

2.1.2供货商选择及运输路线的因素。根据采购物资特点、价格及供应优惠条件来最后确定供应商；根据运输费用及物资的特点用定性决策或线性规划方法以及最短线路法来确定运输线路及运输工具。

2.1.3采购方式的因素。根据采购的成本、价格、利润的综合核算来确定采购方式。采购方式有：（1）相互性采购。企业在采购的同时向被采购企业出售产品。（2）统一采购。对于某种具有特色、需要大量采购的商品，可以采取统一订货、统一采购的方式，以降低成本。这种方式被铁路企业普遍采用。（3）多家协同采购。根据需要，与其他企业联合采购。

2.2供应商的选择

采购渠道的选择，直接影响到企业的经济效益，是物资采购控制的重要一环。供应商选择的基本准则就是质量、成本、交付与服务并重的原则。四者当中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实惠成本节约。在交付方面，在确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大产能的潜力。最后一点，也是非常重要的，即供应商的售前、售后服务记录。

2.3采购价格的确定

采购价格的确定，直接影响到企业的成本，是物资采购控制的重中之重。一方面，在调查市场价格时充分利用网络平台，对采购物资的价格进行市场信息收集，着重了解和掌握商品的成本价，摸准不同销售商的利润构成。另一方面，充分认识竞争决定价格这一规律，在市场调查的基础上，积极采取与各投标单位急于中标的心里，在保证他们合理利润的前提下，促使价格下调到认可的空间。

比价采购是降低采购价格的基本手段之一。比价采购就是在采购环节上采用“价格比较”，对采购的全过程进行动态监控，力争在满足本企业质量需求的前提下实现低成本采购。

2.4严把入库验收关

物资的验收是确认资产、费用和负债是否存在与发生的重要依据。为达到控制目的，验收人员尽量由独立于计划、采购和财务部门的人员来承担，根据采购单记载的数量和质量要求独立地检验收到的货物。

2.5建立科学的资金使用程序

由于采购直接体现企业现金流出的增加，因此，物资采购与现金结合得非常紧密。为了降低采购成本，又减少现金流出，一方面要认真把住资金支付关，另一方面应采用多种支付方式进行管理。

3. 控制物资采购成本的措施

3.1在体制上实行集中采购

集站段的零散采购为较大批量的集中采购，在价格上获取批量优势，有利于加强管理和监督，有利于稳定供应商和供货渠道，有利于减少中间环节，从而降低采购成本。

3.2在过程上实行有序控制

在物资采购管理过程中，通过加强物资准入管理、价格管理和招标管理完成对整个采购过程的有序控制。

3.3在预算上实行事前控制

制定物资采购预算就是要在具体实施物资采购行为之前对采购成本进行事前控制，解决花钱的人和算账的人之间的矛盾，变事后控制为事前控制。有了采购预算的约束，能提高采购资金的使用效率，优化采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效控制采购资金的流向和流量，从而达到控制物资采购成本的目的。

3.4在管理上完善物资采购保障体系

物资处要加强全局物资采购供应、准入、价格、招标、合同、仓库等管理工作的指导力度，杜绝不合理使用及浪费物资的现象，使物资采购工作有章可循、有法可依、从而规范物资采购行为、保证运输生产正常进行。

3.5提高物资人员素质

物资管理人员缺乏系统、专业、相关的培训，在管理中往往凭借的是经验判断而不是科学理念，存在人才知识结构老化、难以接纳现代管理理念与手段的问题，因此，要加强物资人员队伍建设。

3.6在思想上筑牢拒腐防变的防线

严格遵守各项廉政建设规定，加强教育，提高自律意识，时刻提醒自己，保持清醒头脑，不谋私利、防微杜渐、拒腐防变。