企业内部采购与付款控制存在的问题及对策

【摘　要】 对企业内部采购与付款控制是企业资产安全与完整的重要保障。企业内部采购与付款控制还存在许多问题，企业应当运用信息技术加强内部控制，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素。SAP R/3系统对于强化企业内部控制提供了很好的示范效应。该系统可以帮助企业对采购流程与应付业务实施影响，解决企业内部采购与付款中存在的一些问题。

【关键词】 采购与付款 控制 SAP R/3系统

前言

《企业内部控制基本规范》第一章、第七条明确要求：企业应当运用信息技术加强内部控制，建立与经营管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素[1]。而从现实情况中，企业对于内部采购与付款控制，还存在相当大的问题。因此，如何有效运用信息技术，对企业的经营管理进行辅助，并帮助企业有效地消除管理漏洞，通过信息系统的程序控制，建立健全企业的内部控制体系，降低经营风险是非常重要的。为确保内部控制程序的有效实施，在信息系统系统环境下，可以统筹考虑符合内部控制要求的职责分工，划分操作权限，明确管理员、操作员、维护人员的职责范围，设置不同的独属于个人的操作密码，利用身份认证程序，确保有操作权的人对系统进行操作[2]。SAP公司是全球最大的管理软件企业，财富500强80%以上的企业使用SAP公司的管理解决方案[3]。在实际工作中，SAP R/3系统对于强化企业内部采购与付款控制提供了很好的示范效应。

1. 采购与付款的内部控制的要点

1.1职务分离控制

购货与付款业务涉及众部门和环节，需要实行严格的内部牵制办法，对不相容的职务加以分离。购货与付款业务需要分离的不相容职务主要有：负责采购业务与保管业务人员的职务相分离；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受供应商的贿赂，购买伪劣材料影响产品质量以致影响企业整体利益；付款的审批人与实际记账人员的职权相分离； 确定供应商与询价人员职务相分离[4]。

1.2采购订单控制

采购订单是授权执行并记录经济业务的单据，必须对其进行严格的控制。采购业务必须经过请购、批准、订货（采购）、验收、货款结算等环节，购货订单控制的措施有：

1.2.1生产计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出请购通知单。采购部门根据请购通知单，填制采购订单，列明采购物品名称、数量、金额、到货时间、付款期限等，并经授权的采购员签字。采购订单同时报送物流部门作为货物验收的依据。并且每份订单进行编号，确保日后订单能被完整地保存和在会计上购货订单都能得到处理。

1.2.2将购货订单副本交给提出请购单的部门及收货部门，以便请购人员证实购货订单的内容是否符合要求，以及收货部门据此验收货物。

1.3验收控制

验收是保证存货真实完整的重要环节，对此，必须建立相应的控制制度。收货人员应当由物流部门与质检部门人员组成。应在其可能的控制范围内对货物的购进日期、品名、规格、购货单位、质量以及数量进行检验。收货部门验收货物后，应填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量等内容的验收报告单，经相关部门负责人签字后交给购货和财务部门，以便支付货款以及相应的账务处理。

1.4应付账款

1.4.1应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保持采购环节中的付款控制得到有效的实施。

1.4.2应付账款的入账必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。凭证主要有供应商发票、供货验收清单等。

1.4.3发票价格与合同价格一致才能记账。

1.5付款控制

单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核[5]。达到满足付款条件后方能够付款，货款的支付需要有相应的企业授权人审批。

2. 企业内部采购与付款控制执行过程中存在的问题

2.1岗位分工不明确

请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、付款审批与执行等业务的人员职务没有完全分离，部分企业还存在由同一部门或个人办理问题。

2.2授权制度不完善

采购环节容易出现越权审批，未经授权的部门和人员也办理采购与付款业务，不符合质检要求的物资办理入库手续。

2.3采购价格控制存在缺陷

对于单位物料种类繁多，企业的物料价格管理往往会有疏忽。在有效控制方面还执行的不够严格，存在发票价格与合同价格不相符等问题。

2.4应付账款信息不真实

对于货到发票没到，通常企业没有正确估计这部分存货与负债，不利于公众对会计信息的分析与利用。

2.5不能及时支付供应商货款

在对供应商付款发面，在非特殊情况下，部分企业存在人为操纵付款行为，没有到期款项提前支付或不及时支付货款给供应商，影响企业的信誉。

3. 应用SAP R/3系统进行内部采购与付款控制的方法

3.1创建供应商主数据

在实施SAP R/3时,企业要有一个规范的供应商主数据维护流程。供应商主数据包括以下内容:

3.1.1供应商名称、供应商的唯一号码、地址、增值税登记号、电话号、邮箱地址等。

3.1.2财务部门关心的信息，如付款条件、开户银行、账号、结算方式等。

3.2物流部门、财务部门、采购部门、质检部门间的权限控制与监控的实现

3.2.1采购部门操作。供应商主数据维护完成后,采购部门在系统中进行采购业务之前,需要在系统中创建采购信息记录。采购信息记录的内容包括每个供应商的每个物料的采购价格。一般企业会在年初进行招标,确定主要材料的供应商和采购价格,签订采购合同，将合同价格作为采购信息记录维护的依据。采购部门根据销售计划生成的生产计划，对材料计算合理采购批量,创建采购订单。采购订单经授权批准后，送发供应商。采购人员在收到供应商发票后随同由采购、物流、质检共同签收的验收单交财务入账。

3.2.2物流与质检部门操作。仓库管理员先对采购订单收货，生成质检部门监管库存储备，质检部门验收合格后，在系统中解除标记后，方可形成可用存货，并生成物料凭证。

3.2.3财务人员操作。财务人员在收到由采购、物流、质检共同签收的验收单和发票后,在系统中进行发票校验。将发票中的数量、价格与系统中已存在的收货的数量和采购订单的价格进行核对,只有在一致的情况下,才能将发票录入系统中,并产生财务凭证。如果系统中预先设定了容差范围,则价格差异只有在容差范围内方可可录入系统。

从以上流程可以看出,企业采购部门、物流部门、财务部门、质检部门职务与权限互相分离，彼此核对, 互相监控制约。

3.3对应付账款的控制

SAP R/3系统对应付账款的控制职能,可以从无发票入账和实际发票入账两方面来管理。

3.3.1无发票入账的应付暂估

供应商的货物已验收入库,但是还没有收到供应商发票时,可以在系统中随时查询到这部分采购订单以及收货数量,根据这些信息财务人员可以了解企业潜在负债的情况。在月末系统对这部分存货进行评估，形成应付账款暂估，真实的反应出企业负债情况。

3.3.2已入账的应付账款

在应付账款明细账中可以准确地了解应付账款的到期情况,加强了应付账款的控制。在资金预测报表中,可以查询每天的应付账款情况,从而可以准确预测资金的使用情况,合理安排供应商付款,加强企业资金的有效使用。

3.4对供应商的应付账款采用未清项管理

在SAP R/3系统，对应付账款的每个供应商的明细账采用未清项管理。可以查询到哪些应付款已支付,哪些尚未支付。财务人员在支付应付账款时,必需逐笔清帐。账户管理非常清晰,有利于和供应商的对账,同时也有利于账龄分析的准确性,为实现自动付款提供了基础。

3.5自动付款功能的管理

用SAP R/3后，可以实现系统自动付款。自动付款实现了付款条件的确定、付款建议的编辑、自动付款程序的运行的全过程的监控，改变了企业付款方式,避免企业在货款支付过程中存在的问题，为企业建立良好的信誉形象。财务人员在准备付款时,先运行付款建议，在付款建议中,包含了与付款有关的所有信息,如供应商、付款方式、账号、开户行、币种、到期的金额等。然后,财务部门人员可以根据资金情况或其他特殊情况,编辑付款建议。编辑完成后,开始运行自动付款程序,系统自动产生付款的财务凭证,并且将付款数据送入付款媒介程序,实施付款。同时可直接打印出付款清单，付款清单用于对付款内容由相关人员审核。如果企业将SAP R/3的付款程序与电子银行的客户端直接相连,可通过系统接口将付款指令直接发给电子银行的客户端,客户端收到指令后即可连接到银行的主机进行付款。

企业付款业务在实际运营中,由于货款的支付涉及到企业资金的向外流出,因此,自动付款的风险控制尤为重要。供应商主数据中供应商账户信息,不能随意更改,修改必须有相应的审批流程。另外,应付账款会计人员编辑完付款建议后,必须经过严格的审核。

参考文献：

[1] 李荣梅，陈良民.企业内部控制与审计[M].经济科学出版社,2004.05.

[2] 卜文艺，我国企业会计电算化的不足与改进[J].企业研究，2011,(7):14

[3] 王纹，孙健.SAP财务管理大全[M].清华大学出版社，2005.4.

[4] 财政部,内部会计控制规范--基本规范（试行）.财会(2001)41号.

[5] 财政部,关于印发《内部会计控制规范--采购与付款(试行)》.2002年12月23日 财会〔2002〕21号.

（作者单位：长春海拉车灯有限公司）