浅谈教学秘书如何应用计算机管理教学档案

摘要：教学档案管理是教学秘书的一项基本的工作。教学档案是学校管理的重要组成部分，利用计算机进行教学档案管理，充分发挥教学档案在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，对提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的管理、教学活动、教学研究等各项工作中的标准化、规范化和现代化具有重要意义。

关键词：教学秘书；教学档案；计算机管理；教学管理

中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)23-1002-01

About the Way of Teaching Secretary Use Computer in Teaching Archives Management

YU Yan-hua1, LI Gang2

(puter Center of Jiangxi Blue Sky University, Yaohu District, Nanchang 330098, China;puter Center of Jiangxi Blue Sky University, Jingdong District, Nanchang 330098, China)

Abstract: Teaching archives is an important component of school running．Th e use of computer in teaching archives management may act on education management，teaching activities，teaching research and other related work．Meanwhile，the application of computer holds vital meaning to improve the quality and level and eventually achieves the standardization，regulation and modernization of teaching archives．

Key words: teaching secretary; teaching archives; computer management; teaching management

1 引言

教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，在教学管理系统中发挥着重要作用。教学秘书的最基本工作就是管理教学档案。教学档案是学校在教学实践、教学研究等项活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种载体的文体资料的总和。教学档案管理是一项繁杂而又细致的工作，也是学校管理的一个重要方面。搞好教学档案管理，特别是利用计算机进行教学档案管理，对积累经验、改进教学、提高教学质量和管理水平，探索学校教学管理规律都具有重要意义。利用计算机进行教学档案是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、报道、交流、转递等都通过计算机进行。计算机管理教学档案，是档案管理技术发展的方向。

2 充分认识教学档案管理的重要意义

教学档案是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据。教学档案材料的收集、整理、保管和利用是教学管理工作的重要组成部分，“应该实行‘三纳入’、‘四同步’，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。” “教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步”。教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能起到科学的效果。通过教学档案的反馈信息，可以得到教学中带有普遍性和规律性的东西。

院(系)教学档案是学校档案的主体和基础，是院(系)教学管理和教学科研成果的真实历史记录，反映了学校教育事业发展的历史全貌，是本科教学评估的重要参考依据。教学档案的真实、准确、完整是教学工作规范正常运转的重要保证，是检验教学管理水平高低的重要标准。教学档案内容非常繁杂，既包括教学计划、大纲、课程表、学生成绩、毕业论文等教学文件，又包括科研成果、师资队伍建设及学生管理等各种材料。由于院(系)教学档案管理手段陈旧，出现了档案管理混乱不清、查询检索较复杂、信息收集不及时等问题。尤其是应对各种教学评估和申报各种项目时，针对不同的指标体系所要整理的材料的格式、重点、所选项目都有所不同，工作起来就更显手忙脚乱了。所以，为了能及时准确地整理出所要的材料，急需利用现代化手段优化管理，构建适应现代教学工作的日常教学档案管理体系。

3 充分认识计算机管理教学档案管理的重要意义

计算机是一种先进的信息管理工具，它准确的记忆、高速的运算和巨大的贮存量以及完备的功能是人无法比拟的。随着教育手段现代化和档案管理的科学化，计算机已经广泛应用，多媒体在教育教学管理中蕴藏的巨大潜能已张显无遗。通过计算机辅助管理教学档案，就能够实现量化、优化管理，事半功倍，促进教学管理的科学化和高效化。在档案管理工作自身现代化的同时，教学档案难管理这一难题也就迎刃而解，从而实现档案管理和教学这二者的相长与双赢。因此，利用计算机来解决教学档案管理中存在的难题，不失为一种有效的途径，而且，其开发利用的前景十分广阔，极具前瞻性和推广价值。

4 利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索

教学档案管理是学校用科学的原则和方法管理教学档案，为学校教育教学活动服务。利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索。

1）编制教学档案检索是创建教学档案的关键。创建教学档案，要向计算机系统输入大量的经过规范化处理的教学档案数据，其关键是编制科学合理的检索。

编制教学档案检索客观上要求有计划、有步骤，事先要列出周详的、具体的计划和预案，强调逻辑性、严密性、划一性，明确先编什么，后编什么，并要做到心中有数。只有这样，才能为后续工作打好基础。如果编制教学档案检索工作做不好，就会给以后的查找和使用带来困难，即使你的教学档案资料再详实，检索查找不出来，就毫无利用价值可言。

2）编制教学档案检索的具体方法。

编制教学档案检索，可以以学期为单位。首先要对本学期形成的各种类型的教学资料及时进行收集、整理，并依据管理需求进行分类；然后在计算机上建立该档案数据库，将该档案的分类号、档案标题、目录等逐一输入计算机；在该档案全部输入完毕后，可以根据档案管理的需要分别打印输出该档案的主要相关信息的目录等。打印出的各种目录要字迹清晰，还可用计算机对目录进行修改。如果将这些相关的目录等装订成册，就成了检索工具。当用户需要查找时，我们就可直接利用计算机进行检索。先确定某一任务，然后根据用户的要求分别按照主题词、关键字、案卷标题等进行检索，也可用任意组合查询的方法查找档案。

例如，我们将我校教师按所担任的学科逐一进行分类，同时也将其年龄、性别、学历，参加工作时间、职称、教龄、毕业院校、联系电话、家庭地址等个人信息输入电脑，然后再将其在教学实践过程中产生的有价值的各种教学资料按文字、图表等逐项编目，力求做到清晰、完整；并从教学能力、备课授课和作业批改情况、教学态度以及获奖情况等方面充实资料。这就从教师这一纵向角度将教学档案编串起来，只要点击某位教师姓名，其教学等情况就会立即显示在电脑屏幕上，一目了然。

编制教学档案检索，其周期性较长，因此，建立教学档案，编制出适合本校需要的检索工具并非一朝一夕所能完成的，它是一项费时费力的工程。其前期需要做大量的案头准备工作，任务繁重，工作艰巨，要求责任心强，还要有奉献与敬业精神。

检索工具的使用频率高、范围广、标准高、要求高，在编制时应力求科学性。编制教学档案检索必须纳入学校档案工作规范化、标准化的轨道。随着档案利用工作的深入开展，部门之间、学院之间的交流，甚至跨校区之间的协作也会日益频繁，这就要求本部门的教学档案要与兄弟部门的教学档案具有兼容性，以便实现联网与资源交换、资源共享，从而适应当今信息化社会对档案利用的需求。

建立了科学合理的档案管理体系，不仅能更加全面真实地记录院(系)教学管理和科研的成果，而且会给日常工作带来很大的便利，大大提高工作效率。面对不同的教学评估、各种项目报表的申报，利用教学档案管理系统可以很快查询到所需要的数据，然后按照一定的格式形成电子文档。对于需要上报的原始纸质的材料，也可以根据管理系统的快速查询功能找到相对应的档案柜，迅速提供所要材料。教学档案的计算机管理，主要是以满足学校教学工作对教学档案的利用为目的。在研究教学档案内容的基础上对教学档案信息进行系统化整理或加工，使之更好地服务于教学，服务于教师的教书育人。

参考文献：

[1] 郭艳东.教学档案计算机管理的设计与实践[J].兰台世界,2007,(08S):14-15.

[2] 邹素清.关于高等院校教学档案信息资源建设的思考[J].乐山师范学院学报,2004,19(9):138-140.

[3] 张晓玲.高校教学档案的特点及其现代化管理对策[J].煤炭高等教育,2005,23(4):112-113.

[4] 陈明华.浅谈计算机在教学档案管理中的应用[J].河南广播电视大学学报.2004,17(2):74-75.