浅谈学校教学档案的形成和利用

Discussion on Formation and Use of Teaching Archives of Schools

Fu Yanhong

（Commercial Cadre School of Luoyang City，Luoyang 471000，China）

摘要： 教学活动是中等学校最主要最基本的活动。认识教学活动中教学档案形成和利用的规律，对于探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量、总结教学经验，都具有非常重要的意义。

Abstract: The teaching is the most basic activity in secondary schools. Knowing the law of formation and use of teaching archives in teaching activity has great significance for exploring the teaching law, carrying out teaching reform, deepening teaching research, improving the quality of teaching and summarizing the experience in teaching.

关键词： 学校 教学档案 形成 利用

Key words: school；teaching archives；formation；use

中图分类号：G47 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）29-0238-01

0引言

教学档案是教师教学、教学管理、教学研究和学生学习等活动中形成的具有保存价值的音像、照片、文字、图表等不同形式的文件材料的真实记录，因此，教学档案必然带有教学活动的全部印迹。本文试从学校教学档案的形成和利用等角度作以分析和探讨。

1教学档案的形成

中等学校作为科学文化事业机构，其教学工作具有多层次、多学科、多课程、多环节以及教学、科研互相渗透等方面的特点。教学档案的形成，一般说来应经过两个阶段：

1.1 教学文件材料形成阶段只要有教学活动,活动中就必然会产生和教学有关的各门类文件材料，这些文件材料就是形成档案的基础。这些文件材料的齐全完整与否会直接影响到档案的齐全完整。因此，正确认识档案形成阶段的重要性,对做好档案收集工作至关重要。这一阶段的关键是：教学活动的内容是否完整地记录下来并被载入某种载体上（如纸张、胶带等等）而形成文件材料,这也是决定教学档案是否完整的最重要的一道关卡。试举例说明：如果教师的讲义不完整或只列几条提纲，虽然实际教学工作做得很好，但教案的不完整，势必会影响到教学档案的不完整，使档案在形成初期就先天不足,其结果不仅会影响到档案的质量，还会给利用者和教学研究带来诸多不便。所以，必须把握好档案形成的源头。

1.2 教学档案的归档阶段在这一阶段，教学文件材料的形成者是否将材料完整地向档案室移交,档案工作人员是否按教学活动的特性和归档要求做好档案的收集工作将成为归档工作中的关键性问题。少数教学文件材料的形成者由于对档案工作的无知往往会认为某些材料不重要而随意处置，或将其中对自己有用的部分干脆不移交。针对这一现象，应向他们重点宣传个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有等有关规定，引导、教育他们按照要求及时向学校综合档案室移交应该归档的文件材料。因教学工作既具有连续性，又具有较强的周期性和阶段性，所以，教学档案较其它档案又有其自身的特点。档案工作人员应根据教学工作的特点，按照学年和归档范围做好档案资料的收集工作,要做到变被动收集为主动收集，不遗漏一份应该归档的文件材料，以确保教学档案的系统和完整，便于查阅利用。

1.3 为保证档案形成工作的质量，还要切实加强档案工作的宣传通过宣传，切实增强档案工作人员及教师、教学管理人员的档案意识和档案观念。因为这些人员是决定教学档案完整的主要因素，他们的档案意识强不强对教学档案的收集、整理、归档等具体工作都将产生很大的影响。

2教学档案的利用

开放档案，提供利用是《中华人民共和国档案法》最主要、最基本的精神之一，也是学校档案工作的中心环节和根本目的。我们收集、整理、保管教学档案，在于提供利用。不积极开展档案的利用工作，只是把它锁在铁柜里，成为“死档案”，不仅会影响到档案作用的发挥，最终还会影响到人们为之劳动的积极性。档案的收藏和利用是一种辨证的关系，藏为了用，用促进藏；藏是基础，不是目的。学校的教学档案来源于教学活动，又服务与教学活动。有价值的档案，会给学校带来良好的社会效益和经济效益。这种相辅相成、相互促进会推动教学档案工作的良性循环。因此，档案工作人员应积极开发教学档案资源，主动为教学工作服务。

2.1 熟知学校档案利用的方向学校教学档案利用的方向归纳起来不外乎管理利用、教学利用、学术利用这三种情况。管理利用和教学利用都是为了解决具体的问题而利用档案，主要与阅档者的目的及行动有关，即在档案中查找可直接用于做出决定的资料，所以实际利用会产生直接效果。而学术利用则是利用档案开展学术研究。近些年来，档案的利用出现了由过去主要是查证性利用教学档案，扩大为查证性、参考性、研究性并行，且以研究性利用档案为主的新趋势。教学档案是教学活动的真实记录，利用教学档案进行学术研究的领域是十分广阔的。利用者利用教学档案信息进行各种科学研究，既要靠教学科研人员本身科学实践，又要继承、借鉴他人的成果，才能取得新的成就。例如，为了研究学校教学质量的提高，我们就可以通过学生的入学成绩――考试成绩――毕业生率――用人单位反馈意见等整个过程或其中的某个环节，用系统论的方法，由此及彼，由表及里，分析研究各个要素之间的关系，进行横向、纵向的比较，就能够对教学工作起到“诊断”和调节作用，就能够了解和掌握学生、班级、系（院）的学习状况，就能够反映出学校总体教学水平的高低、优劣，进而探索出带有规律性的东西，用以指导整个教学活动，培养出更多更好的人才。在学术利用中，还可根据具体问题综合运用科学研究方法，如调查、统计、比较、分析、综合、归纳、演绎以及数学的方法等，这样就会大大提高学术利用工作的效率和质量。此外，控制论、信息论、系统论也都具有很强的方法论功能，都能为学校教学档案的学术利用提供崭新的思路。

2.2 掌握学校档案利用的方式①认真做好档案资料的查阅利用工作。在阅览室提供档案资料的查阅利用是学校档案提供利用服务最普通、最常用的一种方式。要做好这项工作需要档案人员要树立服务意识，热心为广大教职员工服务，主动为学校中心工作服务，急利用者所急，想利用者所想。②认真做好档案资料的编研工作。要变被动服务为主动服务，根据利用者的需要，积极开展档案资料的编研工作。比如汇编优秀教师的讲稿、教学经验总结、教学研究文集等资料，供广大教师特别是青年教师参考利用；汇编教学管理制度、历年同专业、同学科考卷及考试总评分、优秀毕业论文、师资情况（年龄、文化程度、职称）、历年教师不同年龄档次出成果（科研、著作、论文）情况等，供教学管理人员利用，等等。其结果不仅能引起他们对教学档案的重视、支持和配合，更为重要的是，为改进教学管理、提高教师素质等最大限度地发挥了教学档案的作用。