浅谈医院科技档案的信息化管理

走向信息化社会的世纪，电子计算机的普及应用对人类社会活动产生了极其深远的影响。以MRI、螺旋CT、DSA等为代表的大型、精密、贵重医疗设备，是集声光电磁技术、计算机技术等高新技术于一体的高科技产品，是现代化医院医疗、教学、科研活动的重要物质基础和技术基础。社会信息化程度的日益提高为档案工作带来了的机遇和挑战，建立与社会信息化发展相适应的档案信息化管理服务体系，成为新时期医院档案工作创新发展的必然要求。医疗装备价格几千元至几千万元，其使用年限5-10年，少数设备可用10年以上。医疗仪器设备档案属于科技档案类，这些资料具有原始性、为保证仪器设备正常运行，必须进行严格的管理。医院让病人得到周到、高效的医疗服务，不仅要靠现代化的医疗设备仪器维系运营，更重要的是还要运用现代化的方法和手段来管理仪器设备。医院科技档案数字化就是在信息科技基础上，对医院科技档案资源进行收集、管理的一种复杂的信息系统，它能够让信息档案的管理工作变得自动化、标准化。当前，医院科技档案数字化已经成为一种趋势。为此，医院必须借助信息化来推动医院设备档案管理，是实现医院经济效益和社会效益双提高的最优选择。

一、我院仪器设备档案管理的现状

一直沿用传统的档案观念，全部是纸质档案，包含案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。根据医疗卫生机构仪器设备管理办法的有关规定，医疗机构认真作好医疗装备档案管理。要求以全国卫生行业医疗器械仪器设备分类与代码为依据，同时建立医疗装备帐目，分总帐和分帐户，并使用计算机辅助管理软件，实行计算机管理。要求：1、真实。在设备从购进直至淘汰报废的全过程中，应将各种购置、验收、安装、调试、培训、使用、维修、管理等原始资料存入备查。2、完整。医学装备档案必须是保持其寿命周期全过程得完整资料。3、动态。尤其使用后故障、软件升级、零件更换、配件增加，尤其修改电路或结构必须真实入档。由于医疗设备档案管理范围比较广泛，大型医疗设备仪器大都具有软件支持拥有微机处理平台，就必然给传统档案管理工作带来瓶颈。

二、医院仪器设备档案管理信息化的存在问题

一种全新的档案形式――电子设备仪器档案应运而生，且形成了与历史悠久的传统档案并存的现状。仪器设备档案信息作为医院管理系统必不可少的组成部分，与医院信息化同步进行。

1.科学技术不断地发展，医疗设备仪器技术革新特别快。医疗装备国内外供给方众多，市场医疗乱象丛生，设备仪器供应厂商参差不齐，技术参数不规范。如CT类设备就有飞利浦、东芝、西门子、通用电气等；DR类设备就有飞利浦、万东、西门子、通用电气、瑞珂等；检验室设备类就有罗氏、雅培、日立、深圳迈瑞、贝克曼库尔特、希森美康等。医疗设备仪器运营后老化、损坏等现象，维护保养费用在成本中逐年增加，有时维修过程中工程人员能力高低不一、维修水平无法评定。有些维修人员经过简单技术培训就上班，没有系统学习培训的经历，更有的人员连设备上的英文名词都不懂。更换的配件和材料质量不合格，以次充好，有的甚至将旧部件当成新部件使用。给设备都带了隐患，出现维修质量不高，返修率提高，以致于设备仪器带病工作，发生医疗器械不良事件。

2.软件接口工作量大，涉及面广，牵扯科室人员多。设备仪器管理系统和医院管理系统（HIS）的集成必须互联互通，各涉及软件工程师衔接。如涉及医生工作站、院长查询管理系统、财务核算管理系统、划价收费系统、住院结算系统、设备管理采购系统、护士工作站、手术室管理系统、实验室系统（LS）、病理诊疗系统、影像传输系统等，设备运营各部门、人员、环节，记录下工作痕迹，以便备查。部门人员多，没有档案管理意识，对其进行培养工作是个大的系统工作，上班时间三班倒，人员结构不一。

3.传统对卫生材料的采购档案是纸质版，没有电子版。经领导批准后，直接向物资设备供应商询价，谈判签约后，制作完成设备采购单，验收后手工入库，付款单的制作，科室申领，科室设备档案台帐登记。缺点采购信息狭窄、信息有限、中间环节多、不透明、不公开、不好管理，形成档案的真实性比较困难。

4.一些高端医疗设备仪器都是建立在传感技术、电子技术、电子计算机、通信技术基础之上的，医疗设备仪器数字化、网络化功能更强，好多医疗机构重视采购轻视管理，从而医学工程维修人员积极性不高，能力不足。目前我国医疗设备维保市场巨大，第三方的力量介入，维修人员组成由本院医学工程技术人员，厂家技术人员，以维修服务为重的第三方力量。人员构成复杂，工程师的认定，管理医学设备仪器的数量和规格数量不清，维修配件厂家等问题十分突出。为此，医院领导高度重视，将医疗仪器设备档案信息化建设提到议事日程。

三、医院仪器设备档案管理信息化的对策

1.加强人员培养，提高人员综合素质。

信息化建设中专业人员的素质问题，仍然是医院设备仪器档案信息化建设的一个瓶颈。在这种情况下，设备管理部门如何知难而上，使档案信息化管理成为医院信息化的一个重要组成部分，使设备仪器信息化与医院信息化有机结合、同步发展，成为医院档案管理工作中的一个主要任务。随着办公自动化、文档一体化程度的提高，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理。需要一大批能够胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。需要档案人员除了要熟悉传统的管理技术外，还必须具有较高的数据库知识、计算机操作技能、网络技术。

加强档案人员保密纪律教育，强化安全防护意识。档案工作人员要结合专业技术工作需要，参加以新理论、新技术和新方法为主要内容的培训，以《档案法》、《保密法》和《知识产权法》及其它相关法规为准绳，增强依法治档的观念，提高保密意识。对于涉及到单位知识产权和国家秘密的档案信息，一定要有高度的责任心，严格按章办事。同时，加强全员网络安全知识的宣传教育，做到安全教育经常化，防护知识普及化，以增强和提高机关全员的安全意识和防护技能。只有全员自觉遵守网络安全的各项规章制度，密切配合，形成合力，网络和信息安全才能有保障。

2.做好医院仪器设备档案管理的信息化工作

卫生和计生主管部门牵头建立医疗设备仪器数据库信息系统，各医疗机构将本院医疗器械的实际情况及时准确填报，建立信息共享系统平台。在器械信息输入别要将仪器设备的零配件信息、质量控制信息输入、售后服务信息，信息输入的格式统一尤为重要。卫生和计生主管部门要设置专门人员，统一进行医疗设备仪器信息情报收集与汇总，相关信息包含医疗技术信息、招投标信息、卫生材料信息及仪器设备、公司维修信誉信息、常规仪器设备的第三方维修信息、药监部门的政策信息、医疗器械不良事件信息等，针对这些医疗器械的相关信息要求卫生行政部门在收集的同时还要将该信息利用网络及时，以满足基层医院的最新信息数据调用。

医疗器械科需要充分开发医院的HIS系统，将医疗器械的专业管理软件集成其中，要求利用信息技术加强对注射泵、呼吸机、冰毯机、监护仪、输液泵等常规医疗器械的资源共享管理，避免有些科室设备闲置，而有些科室设备不够用的现象。实现医疗设备仪器在一家医院甚至同一城市的资源共享，将会有效降低医院的经营成本，但这需要医院HIS信息化的支持，同时也是医院在引进HIS系统后医疗器械科协同临床各科室必须要加强的工作。

对于卫生材料的档案管理，不但要有系统的控制其数量和质量，还需使用信息化平台建立耗材使用的评估体系，分析其使用的合理性，严格控制其不合理使用及滥用卫生材料，信息化平台的打造，需要建立更多的临床效果评估体系及相关财务数据评估体系。

医疗设备仪器信息化建设进程也应当包含售后服务的信息化管理，特别是对于一个城市的公立医院的医疗设备维修资源要利用信息化进行整合统计，要对各医疗机构工程维修工程师进行信息统计，并建立数据库分类；其次对各家医院建立仪器设备信息库汇总；再次要汇总各家医院的维修装备及工具数据信息；还要利用医疗器械的信息化管理建立维修配件数据库，动态汇总医院各家备存的医疗设备维修配件标准。

（作者单位：滕州市中心人民医院、山亭区人民医院）