浅谈物资采购管理及操作规程

【摘 要】 本文论述了物资采购管理的重要性和必要性及原则，分析了采购人员的素质要求，介绍了采购业务流程和比价采购、密封报价、招标采购的方法与过程。指出物资采购活动能否做好，能否避免采购过程中出现重大失误，能否防止职务犯罪，能否避免采购风险，这些是关键。因此，必须规范物资采购工作流程，提升采购人员的能力与素质，切实做好这一工作。

【关键词】 物资采购；管理；原则；业务流程

一、物资采购管理的重要性和必要性

物资供应是企业生产的前提条件，为维护正常生产，降低缺货风险，就必须重视物资采购与供应工作。物资采购供应的质量好坏、优劣直接影响企业产品质量。物资采购成本构成了产品生产成本的主体，物资采购成本的高低直接影响企业产品制造成本；物资采购是企业和资源市场的关系接口，是企业外部供应链操作的接口。通过物资采购部门与供应商的接触和业务交流，把企业与市场连接起来，才能选择市场、选择供应商进而使企业更加具有竞争力；物资采购供应部门与市场紧密联系是企业获得市场信息的有效、准确渠道，供企业进行科学、正确、有效的管理决策。高质量、有效、务实的物资采购管理是企业的第三利润源泉；当前两者潜力得到充分挖掘后，企业的核心竞争力就是物资采购管理；采购成本低产品制造成本就低，市场竞争力就强；库存物资周转速度快资金占用就少、资金成本低，就可降低总成本。

二、物资采购管理的原则

物资采购管理总的要求是五适原则。适当的时间、适当的数量、适当的质量、适当的价格和适当的供应商。

适当的时间是指采购时间应该具有科学性，不宜太早也不宜太晚，树立零库存观念。适当的数量以需求数量为指导，尽量避免过与不及。数量过多一旦需求降低或产品改型换代将会造成积压、呆料、废料，即使追究责任但造成损失难以挽回。适当的质量是指能以满足企业生产需求的质量为准则。质量太高购入成本就高，质量和功能造成浪费，不要盲目追求质量，适合自己最好。适当的价格是指以准确、合理的市场价格为准。适当的供应商是指选择一定数量的符合企业要求的合格供应商并与其建立平等互惠的买卖机会，维持合作关系。

三、采购人员的素质要求

采购人员应当具备较好的道德素养，要有正义感，品行端正，奉公守法、公正无私、不贪图私利；应当具备较好的政治素养，热爱祖国、热爱党、热爱企业、热爱集体、诚实认真，具有强烈的责任感、事业心、敬业精神，能够自觉抵制和防范一切损坏企业、集体、国家利益的违法行为；应当具备较高的知识水平，具有一定的专业技术、经济管理、社会和心理方面的知识。要努力学习、掌握专业知识，提高业务能力。懂得物资的属性、规格、型号、采购渠道、验收标准及方法、运输、保管、包装特点、市场价格及变动趋势，还要知道不同物资在本企业的用途、用量、使用地点，了解车间工艺、设备、环境特点；应当具备较好的社交能力、商业经验、谈判技巧、控制和协调沟通能力。应当思维敏捷，口齿伶俐，表达能力强，外表整洁，形象良好。

四、采购业务流程

采购计划是企业内部物资供应工作的依据，是解决采购什么、采购多少和什么时间采购的问题，同时也是物资管理的第一道屏障。

采购部门的计划人员依据基层单位上报的明确标明所需物资的名称、规格、型号、技术质量标准及要求、数量、交货时间、用途等要素的物资需求单，核对自己库存和基层单位进行沟通，确认在库物资无可替代使用的物资后编写采购计划，保管人员接到物资采购计划后进行再次库存核对，确认库存无同类物资后签字。这样既可区分责任，又可对计划人员进行制约和监督，避免超储采购造成积压，同时还为物资主管人员审批计划提供参考；强化急用料的计划管理。对基层申报的急用料计划，必须经生产、设备口负责人审核签字后，标注加急方可申报计划。物资供应部门对急用料计划的物资采购必须经业务科长审核签字后，方可按急用料相应程序进行采购。可不用上合同评审会。

对无计划采购，造成积压，应追究采购实施者责任。避免盲目采购造成超储积压，影响后期的在库物资周转次数和周转天数，从而减少库存资金的占用。编制采购计划要注意牛鞭效应在内部计划传递过程中的扩大化，具体就是车间班组为了应急而人为地扩大物资需求，而车间技术员为了车间级的有效储备再次扩大需求，供应部门采购阶段为了安全库存又放大采购数量，这样三个环节均放大需求信号。采购计划一定要确保准确性，接到车间物资需用计划要咀嚼消化，了解物资的需用要求，解决和消除物资计划中存在的问题，要确保在计划生成的源头不能带病运行。要求计划人员要深入车间了解设备系统的通用性、设备运行周期、物资的特性、同一物资的设备兼容性、物资的使用条件、质量要求，要保证采购物资的适宜性。

五、比价采购、密封报价、招标采购

比价采购的优点是选定供应商在合格供方名录中，这些供应商是经过充分调查的基础上筛选的，经过长期合作，参与报价供应商选择有针对性，通讯联系、进货控制都比较方便和灵活，采购作业过程比较简单、工作量小、效率高、采购成本低。比价采购每个供应商依据各自进货渠道、实力规模报出价格比较客观反映市场正常水平，不会发生价格扭曲、质量走样现象。其缺点是范围较窄、选择供应商较少和相对固定、业务人员偏好比重较大，选中的供应商不一定是最优的。与其他采购相比较适合数量少、价值低、连续性发生的物资采购。编制询价函要填写采购单位名称、联系方式、联系人、报价时效、采购物资名称、规格型号、技术参数、数量、生产厂家、交货周期、付款方式、运输方式。

金额较大，生产急需，要求到货期紧急，按招投标采购时间不够。报价单位不用到现场开标，报价资料等同于投标书，必须密封邮寄或当面送达。约定时间监审、法务、业务人员共同当面开启密封报价。报价单位不得少于三家，其效率等同于招标采购，评定结果要按招标采购处理。密封报价相比招标采购区别报价单位不到现场，互不碰面，对报价单位一定要严格选择，避免良莠不齐、避免关联单位报价、避免陪标现象发生。

招标采购的使用范围：邀请招标即在一定范围内有针对性的向几个供应商发出招标邀请。招标采购作业过程周期较长、耗费时间长、耗费精力多、运行成本高，一般只是在比较重大的项目中或者影响比较深远的项目中使用。要寻找大批量物资的采购供应商；寻找长时期物资的采购供应商；寻找一项大的建设工程中工程建设物资采购供应商；寻找重要物资供应商。其优点：体现了公开、公平、公正、透明，操作过程全部公开、防止暗箱操作、防止、行贿受贿等腐败违法行为发生；充分体现竞争。由若干投标人同场公开竞标，是实力的大比拼。利用竞争机制，调动积极性和智慧，提高投标的水平和质量；体现了优化。众多投标者通过竞争最后只能有一个中标者，方案优越者才能取胜，每个投标者必然会调动全部的智慧、制定和提供最优的方案参与竞争。一次完整的招标过程具体为以下五个步骤：前期策划、招标、投标、评标、定标。

1、前期策划

一是明确招标的内容和目标，对招标的必要性和可行性进行充分研究和探讨。二是对标书的标的物进行仔细研究和确定。三是对招标的方案、操作步骤、时间进度进行研究。四是评标小组及评标方法的确定。五是把以上筹划形成书面文件提交领导审批，取得企业领导决策层同意和支持。

2、招标

一是编制形成招标邀请书。招标书是一种公开的要约，是招标的核心文件。二是要对标书进行仔细研究，对标的物一定要吃透。要标注投标截止时间、投标地点、交通路线、联系方式、提醒投标商不要迟到，标书应当简短、明确、令读者一目了然并得到基本信息。三是标书发送。采用适当的方式将标书传送到所希望的投标人手中。以挂号信、特快专递、传真等形式直接送交给所选择的投标人。

3、投标

投标人在接到招标书后如果有意愿、愿望参加投标，就进入到投标程序，编制投标书。一是准备企业营业执照、资质证书、安全生产许可证。二是法定代表人身份证明。三是法人授权委托书。四是投标函附录。五是投标保证金交存凭证复印件。六是对招标文件及合同条款的承诺及补充意见。七是业绩证明材料。八是投标报价说明。九是报价表。十是投标文件电子版。其中报价表需经过特别认真的研究、详细的论证完成，既要先进、合理又要有利可图。

4、评标

招标方收到密封投标书后不得事先开启。只有当招标会开始，投标人、评标人全体到场检查密封完好后当场开启。现场开标后投标人拿着自己的标书当着全体评标小组陈述、接受全体评委的质询、答辩。投标者退出会场，全体评标人员进行分析评比，最后投票或打分选出中标人。

5、定标

全体评标人员选出中标单位后，通知中标单位签订合同，同时通知未中标的投标方结果并退还投标保证金并表示感谢。以上是一般的招标采购全过程，特殊场合下，招标的步骤可能有一些变化。

【作者简介】

李明海，男，陕西陕化化工集团有限公司供应公司.