以档案管理科学化促进机关管理高效化

摘要：档案作为一种信息资源是机关单位最真实的历史文献纪录也是最全面的真实活动记录是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，可以说档案管理科学化是机关单位能否高效化管理的必要条件.

关键词：档案管理科学化意义必要性

引言：

对于能否高效化的开展机关管理工作，档案管理科学化就显得尤为重要，本文将从档案管理科学化对于机关单位管理高效花的意义，及其必要性进行概述。

1.档案管理科学化的必要性

机关文书档案的管理是一项机密性，原则性很强的工作，既要严格执行有关文书档案管理方面的法律法规，又要又要遵循文书中的档案自身的工作特点和规律，档案作为机关单位的一种信息资源管理档案是一项基础性的工作。

2．档案管理科学化

（一）加强有关部门和人员对档案管理的意识，还要加大对档案管理的力度有些机关单位缺乏档案管理当面的人员，那么就应该增加管理人员加大管理力度做到有效地管理，想要维护档案的完整性，安全性，并且能够方便利用就必须科学化的管理档案目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。造成档案的历史，那么就要求档案管理人员要严格遵循《档案法》，《机关档案工作条例》等法律法规，从多方面落实其管理责任，加强对档案管理人员的培训，使其对档案的重要性做到充分的认识，管理人员要做到档案的保密，不外借，不泄露等问题，对于档案交接问题管理人员还要做到严格按照程序进行档案交接，也就是说管理人员因客观原因造成的问题都要加以重视和改善。

（二）随着科技的发展，档案管理应加快其信息化进程，有针对性的解决档案管理上存在的问题，管理人员可以对现有的档案进行分类，将其中存在联系的档案进行组合，这样既便于查找，还便于管理，去掉一些老套的管理方式，例如，存放档案还在使用档案柜，不仅寻找档案方便，而且还不能有效的保证其安全性，那么就要充分利用的网络，建立数据库，做动态的电子文件，有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

（三）积极做好档案管理重要性的宣传工作，使管理部门和管理人员，认识到档案管理的重要性，宣传人员要做到负责任的让机关单位的工作人员明白档案是机密性的文件，不能轻易的外借，即使机关单位人员因需要借出档案,那么，也要对在手中的档案做到负责任的妥善保管，有效地宣传使机关单位的工作人员明白档案的重要性，才能有效地管理好档案。

（四）对于档案管理科学化的建议，机关单位的档案管理涉及到人民和国家的的利益关系，那么，管理人员就要自觉地接受科学化管理档案的培训工作，并且制定出一套有效地档案收集，管理，查阅，外借制度，并且有关部门要对各机关单位的档案管理做到定期有效的检查，总之，档案管理如果想要有进展和突破，就要充分利用一切资源，抓住机会去改革创新，形成有效地档案管理理念才能有效的科学花的管理档案。

（五）积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道

还可以以一些档案管理好的机关单位，积极宣传其单位档案管理的先进方式，并且是其他机关单位的人员理解选出的意义，这样其他的机关单位就会积极努力去建设完善的档案管理系统关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3．档案管理科学化对于机关单位管理高效化的意义

（一）档案是机关管理建设的活力源泉

机关的文化，管理，的积淀是从历史文化中提炼出来，在机关单位的管理日益完善中档案无疑是最具说服力的象征，管理机关单位要充分建立在档案的有效管理上，在机关单位信用管理上档案是其重要的保证，第一，档案是所有人一致公认的构成信用信息的核心资源，所以，档案室最能使人们信服的书面材料，第二，就是要完善的档案管理，档案可作为展现机关单位对外界社会保证诚信的一个平台，有效地展示出各单位的管理水平、财务状况等内容。这就对机关单位在诚信管理上和人民心中做出了保障，第三，目前信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。那么就要重视起来其重要性，并且国家的政策也已经提出要加快促进机关单位建立中介机构和个人的信用档案，从而，完善机关单位管理高效化。

（二）档案是机关单位管理的重要保证

在机关管理工作中，无疑是要结合多方面的文化材料，历史资料，那么，这些资料的来源就要从档案中获取，所以，保证档案的完整性就是非常重要的，从保证档案的完整角度出发，做好档案的管理，才能更有效地管理机关单位。

结束语：

档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以绝对负责人的态度来完成档案的管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献：

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