新时期地方本科院校二级学院办公室管理工作探析

【摘要】本文着重探析了二级学院办公室管理职能和提高办事效率下管理人员应具备的基本素质，以适应高等学校新的发展形势和新要求。

【关键词】地方本科高校；二级学院；办公室工作

在“双创教育”的新形势下，高等学校尤其新建地方本科院校面临许多发展机遇与挑战。它对外交流日益频繁，办学模式日趋灵活和日常工作管理更加精准。作为行政基层组织的办公室在高校教育教学发展中扮演着重要角色，它不仅是教学、科研、宣传、资产管理、综合治理和党政管理等直接的组织者和协调者，更是为基层教学组织落实学校各项工作任务、为本院师生处理各种事务的基础窗口。它也是学校管理理念和水平的具体体现。但是目前我国地方本科高校二级学院办公室存在一些问题，如办公室规章制度不健全，办公室人员职责不明，管理觉悟不高和管理理念不先进等，特别是新建地方本科院校，二级学院办公室建设情况更加糟糕。这些问题的存在影响了二级学院正常的教学秩序运转和学校本科教学工作审核评估、专业综合测评、教学质量工程项目以及上级部门进行的各种专项专题调研调查等。因此，如何做好新时期下地方高校院级办公室工作，促进专业的特色发展、内涵发展和持续发展，更高效地为学校、学院建设和发展服务，这是一个值得研究与探讨的课题。

一、二级学院办公室职责功能

根据二级学院作用与地位，其办公室职能：日常事务管理、政治学习和参谋助手等。

（一）学院常规事务管理与安排职能。学院办公室直接衔接学校各职能部门和全院师生员工。随着高等教育教学改革步伐的加快，各种类型的教学改革、综合测评和专项评比等活动日益增多，许多工作都是时间紧、任务重和涉及部门多。因此，办公室需要合理统筹各种事务，按照轻重缓急原则，妥善安排好日常事务。同时，二级学院本身也有一些会务、教师进修访学、教师招聘解聘等工作开展，于是办公室必须做好年度、学期工作计划，避免冲突，影响正常院务工作。

（二）政治学习职能。院办公室工作是为领导和教师服务的，是宣传社会主义思想政治、道德修养的主阵地。所以院办公室人员必须掌握党和国家的方针、政策、法规、党的教育方针及学校的规章制度。一方面，不断加强自身的政治觉悟、思想素养和理论水平；另一方面，办公室要成为全院师生学习党的政策法规、了解党的教育方针和落实党的群众路线教育实践活动的主要场所，向广大师生员工宣传社会主义核心价值观，传播社会正能量。

（三）综合服务职能。办公室是二级学院一个特殊的综合服务平台，承担着学院教学、科研、学生工作、人事、党政管理和对外联络等十几项管理工作。服务是其核心的职能，也是办公室人员共同追求的目标。同时，办公室要与时俱进，改进工作方式、创新服务模式，为领导和师生员工排忧解难。

（四）参谋协调职能。院办公室工作是院领导的参谋和助手，对教学、科研、创新创业、师资培训和专业建设等方面开展的工作和取得的实效进行收集、汇总和分析，为领导的决策提供有价值的信息和建议。根据各种评估的要求，及时收集、检查评估资料的保存情况，发现问题及时报告处理。但要明确自身的定位，做到“到位不越位”“帮忙不添乱”“参与不决策”。其次，做好协调沟通工作，处理把握各种事务和各项工作的内在关联，减少部门间、领导与教师间、师生间误会，促进不同部门、不同群体之间自觉合作和密切配合。

二、加强二级学院办公室人员的思想政治，提高管理水平和服务意识

办公室人员政治素质和业务水平高低与办公室办事的效率和服务的质量密不可分。因此，我认为工作人员必须具备较高的政治理论水平、业务能力和综合素质。

（一）乐于奉献，热心办公室管理工作。高等学校工作重点是教学、科研和服务社会经济建设。一线教师和科研人员是学校发展和建设的主要贡献者。他们在职称评定、评先评优和人才津贴等处于优先考虑序列。与之相比，办公室工作人员在声誉、地位、待遇和受重视程度等都远远不及他们，并且悬殊差别较大。如果没有坚定的思想政治觉悟，无私奉献的精神，对办公室管理工作的热爱情怀，很容易动摇自己热爱本职岗位的初心，无法做好办公室工作的。办公室工作人员若缺乏敬业精神和责任感，也不可能积极主动、脚踏实地地干好办公室工作。因此，办公室工作人员首要是安心热爱本职工作，才能认真办事，工作井然有序，不浮躁。另外，要淡泊名利，不计功名，才能礼貌待人，谦虚和蔼，竭诚为教师、学生服务。

（二）敢于坚持原则和灵活处理复杂事物的政治素养。二级学院办公室是基层教学单位的“门户”和“窗口”，它要与上级职能部门、其它二级学院、本院师生员工以及社会人员包括学生家长亲属等各种不同层次、不同类型的群体打交道。他们学历结构差异大、资历深浅不一、性格迥异和思维方式不一样，对事物的看法不同。他们提出的一些工作要求有时违反学校校纪校规，违背办事流程。这就需要办公人员掌握学校政策，按规矩办事的工作作风，又要礼貌待人，善于倾听不同意见，消除误会的能力，以赢得各方人员的支持和理解。

（三）具备较强的工作业务能力和组织协调能力。高等院校二级学院办公室是一个综合协调部门，它在履行职责时要与多个上级职能部门打交道，如教务处、科技处、教学质量评价与监控中心、宣传部、人事处和学生工作部门等。工作头绪多，关系错综复杂，内容繁杂，既有教学科研管理服务，又有办事、行政后勤等工作。因此，需要一定的行政管理能力和熟知k事流程，既要把上级部门的会议精神和各种指示传达给本院的领导和全体师生员工，更要将本部门在办学过程中遇到困难和问题如实、恰当地反映给相关部门和学校领导。同时还要科学合理地安排好自己的日常工作时间，把分管的如院内设备维修、综合治理、物资采购领发保管、外事接待、日常事务的处理、后勤保障、员工福利、清洁卫生的安排等工作组织好、处理好。这就要求办公室人员工作思维清晰，目标明确，管理科学，业务能力强和协调能力好，才能促进办公室工作的科学化、规范化、制度化和高效化。

（四）驾驭现代文秘工作的能力。办公室人员除具备上述能力外，还要有口头表达能力。办公室工作多半是工作汇报、转达会议文件精神、接人待客和协调沟通等。因此，表达清楚是办公室人员的必然要求；其次，办公室人员还需具备一定的写作实践能力。会议总结材料、设备购置申请、对外联系公函和宣传信息等各种书面材料都需要办公室人员起草、制定和审校。这些就要求办公室人员平时多收集资料，多参加本院教学、科研、专业评估和学团等各种活动，及时全面了解本院整体建设和发展情况。另外，还需要掌握现代信息技术的能力，尤其是办公室办公的自动化和网络化。一些材料、文件、视频和教学各环节中检查的影像资料等需在院部网站上。因此，办公室人员具备一定的计算机办公软件的操作能力是现代高校发展的必然产物，也是二级学院办学实效向外宣传的必然要求。

三、 结束语

二级学院办公室的工作内容杂、事情多。它涉及到教学、科研、学团、人事和学生管理等部门工作。强化办公室职责，加强办公室人员政治思想觉悟，树立爱岗敬业精神，提高业务管理水平，才能使二级学院办公室工作有条不紊，办事高效，才能使办公室成为领导放心和师生满意的基层行政组织。

【参考文献】

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