高校会计档案管理问题探讨

一、高校会计档案的作用

高校会计档案既是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务中经济活动的历史记录和证据，又是高校档案的重要组成部分，是一种重要的经济信息资源，与人事档案、科研档案、教学档案一起在学校建设和教育改革发展中有着重要作用。

1．企事业单位经济活动的凭据

在构建社会主义和谐社会过程中，会计档案作为经济活动中形成的第一手资料，其原始记录性、凭证依据作用、资政决策作用、社会调节作用使其成为党和国家进行社会主义建设和经济发展不可缺少的服务工具，是不可替代的经济档案。高校会计档案同样也是学校经济活动和教育教学科研活动的重要记录。

2．企事业单位领导决策的依据

管理学认为，领导决策的前提和先导是信息和数据，而数据信息近50％来自会计档案。财务部门提供的准确的财务数字和报告，就是领导做出决策的可靠依据，是决策不失误的可靠保证。近年来，某高校为了学校发展前景，扩大办学规模，征用土地进行新校区建设，同时开展了置换老校区工程，但在工程建设中，一些老职工因原土地、资产处置事项不明晰，因而集体阻止工程建设，影响了工程进度。为了学校稳定和工程尽快复工，单位领导组织召开了解决争议协调会，但在协调会上双方争论不休，都不愿做出实质性的让步；最后还是单位档案部门提供当年原始资产分配、处置档案，为领导决策提供了依据，事件得以圆满解决。

3．各项财务纠纷处理的凭证

学校内部各部门之间、学校与兄弟院校及社会各单位之间，都会有一些经济往来，时间长了，就会形成陈年老账，部分债务出现了不明确或失缴状况。此时，这些债务纠纷的处理就需要借助准确可靠的会计档案。某院校曾发生这样的事情，一教师拿着多年前早已退还的学校内部集资收据在财务处与工作人员发生争执，要求退还集资款，财务人员称当年全校的集资已全部退还，早已做账。这时财务主管让财务档案管理人员到档案库房查找当年会计档案，原来当年退款时，该教师找不到原始收据，以为丢失，便上交书面情况说明书，领导签字同意，附在整个支出汇总表后，时间长了，该教师忘了这一回事。严谨的会计档案很好地化解了这场纠纷。

4．企事业单位反腐倡廉的保证

改革开放以来，我国经济建设快速发展，到处一片生机和活力，同时，因为原有法规制度的某些不完善，也出现了一些单位和个人的现象，如巧立名目加大公款消费，擅立专项公款吃喝购物游玩，使国家财政支出大大增加。而这些违法、违纪、违规的情况恰恰被会计档案及时准确地记录下来，从而可以发现问题，解决问题，有效控制和阻止腐败的滋生和蔓延，确保国家、单位和人民的经济利益不受侵犯。

二、高校会计档案管理存在的问题

当今社会会计档案仍不受足够重视，整理不严格、不规范，保管不安全的现象还是很多，普遍在各个领域存在。随着市场经济的快速发展，高校体制改革步伐的加快，高校会计档案管理也遇到新的机遇和挑战，其管理也进入了全新时期。如何准确、有效、便捷地开展会计档案管理，是高校健康发展过程中不容忽视的问题，这就要求我们查找会计档案管理过程中存在的问题并妥善解决。

1．会计档案认识观念相对滞后

一些高校领导和财务人员思想观念陈旧，未意识到会计档案的重要性，不把其管理当回事，也未把其工作列入学校议事日程。有的领导平时只注重会计凭证、会计账簿、会计报告等纸质资料的管理，疏忽对会计电子档资料的存储备份工作；有的领导忽视文书档案的管理、忽略学校固定资产明细、折旧资料的档案管理；还有一些会计人员本身意识淡薄，态度欠端正，在档案管理过程中敷衍了事。这些行为严重制约了学校财务活动的档案管理。

2．会计档案管理制度不够完善

一是会计档案管理程序不规范。许多高校除了国家制定的《会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规以外，没有根据自身特点，制定具体财务档案管理条例，这使得高校会计档案工作在档案行业管理中缺少了专业性、针对性。不同地区、不同高校，个体上也千差万别，尤其是一些地区近年来实行了国库集中支付、政府采购、预决算分析、资金收支等，以及职工收入纳税申报、校园一卡通等等，这些工作严重缺乏统一系统的规范管理，无据可依，无章可循。二是会计档案管理制度不完整。现在，很多高校的会计档案管理缺乏专业性、专职性，均由一般财务人员兼职管理，更有甚者，由出纳员兼管会计档案管理，严重违反了《会计档案管理办法》的规定。还有一些单位财务部门，为方便自己部门就地查阅相关资料，在规定期限内，迟迟不向学校档案室上缴会计档案，这种行为严重影响学校档案工作的整体管理。三是会计档案的利用制度不健全。对新旧软件操作系统版本保护不全，造成数据不一致。对于电算化会计档案，由于信息技术的快速发展，会计操作软件的升级，从原低版本操作系统生成的会计信息，如果不将备份数据及时归档和保留，就会导致旧版本中所产生的数据和文件在新版本中无法解读，给单位的经济管理活动带来巨大损失。

3．会计档案管理工作不到位

一是会计档案的整理工作不到位。立卷、归档、保管、查阅和销毁是高校会计档案管理的六大环节，每个环节在《会计档案管理办法》中都有明文规定。遗憾的是有些高校的会计档案未能及时整理立卷、装订成册，始终被堆放在角落里，没有设立专门的库房；有些部门虽然进行了整理，但案卷质量不高，纸质档案和电子档案没有同步归档。这些问题都对档案管理工作造成了巨大的阻力。二是鉴定销毁工作不到位。在许多单位，会计档案的鉴定和销毁工作未引起应有的关注和重视。大量到期的、过期的、甚至无保存价值的会计档案，因相关领导害怕承担责任，未能按程序进行及时销毁处理。整个工作出现无人来销、无人敢销的局面，造成存放会计档案的档案橱越积越多，占用库房面积越来越大，浪费了大量的物力、财力、精力，从而影响了整体会计档案管理的质量。三是约束不得力。上级主管部门、学校分管领导、财务处和审计处等部门长期以来对会计档案管理的忽略，造成了执行过程中的不给力，由此产生的一些违规行为往往采用大事化小、小事化了的解决方式，缺乏强效的威慑力。

三、加强和改善高校会计档案管理的措施

以上总结的问题现象在教育系统中普遍存在，只是不同的单位程度有轻重区别，但绝对不可以轻视。加强高校会计档案管理可采取的措施有：

1．完善会计档案管理制度

各高校应根据《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》，结合本校实际情况，建立健全学校会计档案各项管理条例，将会计档案管理工作纳入学校整体工作规划，同时，将学校固定资产采购计划、招投标合同、财政集中支付、预决算分析、二级核算执行情况、职工所得税申报、后勤相关合同文书等方面的会计档案管理纳入学校档案工作的总体，使财务档案工作规范化、目标明确化，分清责任，做到有法可依、有章可循。

2．加强领导，提高会计档案人员素质

一是提高校内外各级领导对会计档案管理的重视程度。对档案管理工作的重视，不能仅停留在高校领导层面上，校内外的各级人员都应给予思想上的高度重视，尤其是各级主管领导、上级教育主管部门、财政部门等单位的会计机构、学校内部分管领导和财务负责人。财政、教育等主管部门可以把会计档案工作作为高校会计工作的一项考核项目，常抓不懈、持之以恒，定期实施监督检查。学校各级领导应加大人力、物力、财力的投入，使会计档案管理制度化、科学化、常规化。同时学校各级会计人员也要提高认识，达成纸质档案与电子档案、会计档案与文书档案、立卷归档与日常管理同样重要的共识，认真做好档案六大环节的工作。二是提高会计档案管理者的素质和能力。会计档案管理是政策性、专业性、技术性很强的工作，会计档案管理人员的业务素质和能力是这项工作科学管理的关键。这就需要档案管理人员首先必须具有良好的思想政治素质，拥有严于律己、独立公正、廉洁奉公的工作精神。其次，会计档案管理者不仅要具备相应的会计专业知识，掌握档案管理学知识，同时还要会运用现代化的管理手段，熟练使用各种管理软件系统。在新形势下，信息技术的高速发展，科技手段的不断更新，及时充电是档案管理人员必不可少的工作。高校可通过每年的轮训学习、继续教育、业务进修、定期与各兄弟院校相互沟通交流，多管齐下培养合格的现代化会计档案管理人员。

3．规范会计档案管理业务

一是会计档案的归档应要求明确，立卷准确。会计档案收集的范围不仅包括传统概念上的凭证、账薄和报表等记录一切经济业务的史料和证据，还包括电算化会计档案———会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统文件，分别是会计数据档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等），系统开发与维护更新文本档案（包括系统设计、系统使用说明书、程序源代码以及系统数据字典等各项文本）和系统操作痕迹记录档案。二是装订及时，归档有序，全盘考虑。高校当月会计系统产生的相关会计数据资料应于月末用喷墨打印机或激光打印机打印出来（从档案专业保管角度讲，这两种打印机打印出来的纸质易长时期保存，字迹不模糊），进行归类整理，同时将附在原始凭证上的夹子、大头针、回形针等一一清理掉，然后统一装订成册。已经输入的电子数据定期复制，刻录为光盘，统一编号、签字、盖章，进行实物保管。三是安全保管，手续齐全。学校的财务部门和档案部门相互配合，相互协调，加大力度做好保管工作。首先，会计档案必须是专业人员管理。其次，为了保管更规范、标准，学校应设置专门的库房、购置标准的档案柜架设施，同时还要认真做好防虫、防磁、防蛀、防潮、防盗、防晒、防火等“七防”安全措施。第三，会计档案的电子档与纸质档必须一起归档，计算机处理的会计信息应定期复制，刻录为光盘，双份备份，存放于不同地点，按会计年度集中履行归档手续。

4．加大会计档案管理投入

一是各高校应在每年的财务预算中安排足额的会计档案管理经费，实行专款专用，并将其列入学校经常性项目管理，任何部门、个人都不得借用、挤占、克扣，以保证档案管理工作的可持续性发展。二是保管场所应达到相应标准。第一，库房的设置应考虑到避开一些大功率发电机等磁场，同时安装空调和温湿度测定仪器，以确保库房温度控制在15～30℃，相对湿度保持在45％～65％，以防止盘片变形。第二，配置相应的防盗门、防盗窗、灭火器、窗帘等安全设施，要达到规定的“七防”效果。第三，为了进一步提高安全保障，加快会计档案工作现代化步伐，条件好的高校可在库房内安装电子监控设备，增设打印机、去湿机、扫描仪、复印机等现代化办公设备。同时联合学校后勤部门和设备采购部门，定期对库房、设备、家具进行日常修缮，维护保养，更新换代。三是财务档案电子档入库规范化。由于电子档的特殊介质，存放要求更为严格，档案柜必须是特制的具有防磁性能的，档案盒也不能是纸质的，而必须是特制的软件盒。平时还应进行常规检查，定期复制，从根本上防范电算化会计档案管理的事故风险。四是财务档案数据保存与电算化软件版本保持一致。同步计算机系统和档案管理文件的升级，做到软件版本与数据的保存一致。已使用过的旧的财务软件必须严格按电子档入库要求保存，防止在财务系统软件升级后，出现旧版本的财务资料不能读取现象。平时应选用质地优良的磁盘对已经形成的财务档案进行双备份保存，并分开存放，防止自然灾害等意外造成的损失，尽可能保证财务档案数据的安全和稳定。

5．加强会计档案管理监督

档案管理人员要树立全面信息服务新观念，加强电算化在会计档案汇总中的广泛应用。会计档案的监督同样适用于内部监督、社会监督和政府监督三位一体的会计监督体系，政府相关部门要制定定期、不定期抽查制度，对社会中介机构出具的会计档案鉴定结论进行审计，以确保会计档案资料信息的准确性和可靠性。要努力建立良好的会计档案应用环境，规范和约束不良行为，预防非诚信行为的发生，保证会计档案管理工作健康、可持续发展。

作者：钱艳 单位：扬州市职业大学审计处