工程技术文件的电子档案管理

摘要：本文笔者介绍了如何利用计算机技术进行工程技术档案存档及电子档案的管理方法。

关键词：电子档案；工程技术；管理；软件

1 电子档案的可行性及必要性

1.1 电子档案的优点

过去，工程档案一直存放图纸，需要专用房间，加大了管理费用。虽然一般单位都建立了标签、卡片、目录等图档管理方法，但查找起来仍费时费力。而且，时间长了，底图就会磨损、老化，甚至无法使用。用CAD绘制的图形，配合以计算机载体(磁带、软盘、光盘)存贮，可以有效解决这些问题。一张光盘可存储上千张图纸，而且随着计算机技术的不断发展，存储的容量还会不断加大，这样就充分解决了库房空间问题。电子档案还具有存储可靠、查找方便等优点，可以大大节省时间，提高工作效率。

1.2 电子档案管理软件

目前，设计行业已实现或正在实施计算机网络的单位已较普遍，这为图档管理提供了硬环境。软件方面，国内较好的图档管理系统有清华紫光和东大阿派的管理软件。国外如CYCO公司的工程图档及工作流程综合管理系统AutoManager

WorkFlow，它不仅具有简便灵活的组织图档资料、高效的检索和查找手段，而且能准确地进行设计流程控制，即在设计过程中，从设计、校对到审核等，系统都会自动记录相关信息，以便负责人可以随时监控整个设计进程。AutoManager，workFlow，它不仅可以处理Autocad设计的Dwg图纸，而且能处理各种各样的与设计有关的信息，如文本文件、电子表格、扫描图纸、数据库等，其内置的文档不仅能浏览且可以辩认200种以上的各类文件。此软件的应用不仅能实现图档管理微机化，而且为今后的无纸化办公打下坚实的基础。

1.3 电子档案的可行性

自从美国Autodosk 公司于1982年推出通用的微机辅助绘图和设计软件包以来，CAD即计算机辅助设计技术已得到广泛应用，把广大技术人员从手工绘图解放出来。但是，由于过去一直采用单机操作，大量的图形文件存贮于设计员个人硬盘中。随着时间的推移，每个设计人员手中的文件不断增多，这既占用了很大的硬盘空间，也影响了微机的运行速度，耗费了大量资源，而且查寻和交换信息很不方便。如果能利用图档管理系统把大量的图形文件以卡片的形式建立档案信息库，就可以使设计人员在查阅资料时变得非常轻松，方便了设计人员之间的信息交流，增强了技术流通，从而提高单位整体的设计水平和效率，使计算机网络得到充分利用。

2 电子存档的办法

2.1 电子文件的保管者

在电子文件的保管者问题上有三种选择:由档案形成部门保管；由计算机中心保管；由档案室保管。1999年实施的电子文件国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》对电子文件的收集、整理、鉴定、归档、保存与管理做出了规定。其总则提出“CAD电子文件的收集、积累整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人负责。”“根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。”

笔者认为，CAD是用计算机软、硬件系统对产品或工程进行辅助设计、修改及显示输出的一种设计方法，是一门多学科的综合性的应用新技术。实现这样综合性技术产生的电子文件的归档，必须加强组织管理。国家标准中明确由档案部门统一归口管理，是电子档案便于管理的保证。由档案室统一管理电子文件有很多优越性，它能够从源头上掌握文件的流向，能够准确地理解和保存电子文件之间的历史关系；能够与原有纸质档案联合开发，且有利于对档案的检索、利用和共享，同时，也加速了档案工作的现化进程。但是，档案工作者应该认识到，电子文件的归档所引起的机构之间的关系和相互依存关系比纸质文件要复杂。因此应特别注意组织机构和技术机构之间的关系。档案部门的档案不能因机构变迁、人员更换而无人管理，造成失散。

2.2 电子文件的归档

电子文件的归档是在流动中把握永恒的关键，其归档方式分为两种:介质移交、网络移交。介质移交是指将电子文件脱离微机存储在某种载体上交档案室保管；网络移交方式是指通过网络直接向档案室传输文件。一般在微机联网的情况下只需将计算机中心的“可擦写光驱”配置给资料室即可推行网络移交。

作为电子文件的存储载体有多种，如：磁带、软盘、光盘等。而作为CAD 电子档案的存储载体应达到以下几点要求：易长期保存，使用要方便，标准化程度好等。光盘与磁带、软盘相比，有以下优点:

(1)记录密度高、存储量大。一张5.25英寸光盘能储存1000多兆字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13 盘16mm缩微胶卷的存储量。

(2)数据传输率高，存取速度快。光电扫描录入数据快速准确，一般AO幅面的滚筒式扫描仪分辨率可达50ODPI，只要幅宽不大于AO，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准AO图约需80S，A4 扫描仪每分钟可扫描A4文件约6张。

(3)数据编辑整理方便简单，通过计算机可以极为方便地对扫描后的文件和图纸进行裁剪、拼接、图文叠加、窗口编辑、擦除污迹等加工。

(4)数据检索快速准确。利用快速检索功能，可以在几秒钟内对几万数据进行查询。

(5)使用寿命长，容易保存。光盘的使用寿命一般在10年以上，期间可以进行重新录制，使其延续保存下去。因有保护层，所以盘片不宜损坏。鉴于光盘的上述优点，一般情况下，移交到档案室的电子文件可依据不同情况采用两种方式保存：对永久性不再更改的文件，可通过刻录机将文件刻到光盘上。此种方式形成的档案只能查阅，不能更改；对于新形成的有可能还要改变的文件，可通过“可擦写光驱”存储到光盘上，此种方式形成的电子文件既可查阅也可改写。

如不得不使用软磁盘，汇总到档案部门的软磁盘必须进行再次处理，做好以下工作:

(1)计算机病毒的防治。具体措施有：软盘禁止外借，而且必须在指定的计算机上使用；接受软盘时，必须严格检查有无病毒，如发现病毒；对保存的软盘进行写保护处理；计算机专用；不轻易使用下载的未知软件；不使用盗版软件；准备一份启动盘；经常查毒杀毒。

(2)一方面使软磁盘远离产生磁场的物体，另一方面软磁盘应保存在具有防磁性能的装具内。

(3)防止利用过程中信息的损坏。对于使用不当造成的损坏，应首先增强责任心，提高计算机管理水平。另外，将软盘上信息设置成只读性，防止信息误抹。对人为破坏，可将3.5英寸盘的保护开关滑片粘合固定只读状态，5.25英寸盘所使用的写保护贴纸使用专用的一次性贴纸。同时，建立详细的登记制度。

(4)信息存储在不同的软盘上。

(5)软盘加密。

(6)多份备存。

(7)定期复制。

(8)发现划伤变形等问题，应做相应的技术处理。

(9)随着计算机软件进步做升级转化。

(10)备份打印件。

3 归档要求

归档的电子文件应真实有效，这是保证电子文件具有“档案价值”的关键。《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》总则第四条提出，“CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性”。目前成熟的通用软件如AutoCAD在实际工作中都要进行相应的二次开发，这些应用软件在设计工作中非常有实用价值，应注意完整归档。同时应注意将软件产品归档，包括软件任务开发书、需求分析说明书、系统分析报告、鉴定证书或验收证明、软件文件、软件测试报告和软件修改记录等，这是保证电子档案完整性的一个重要方面。

为保证归档的CAD电子文件的原始性、技术状态的一致性，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》提出:对电子文件的形成、积累、整理、归档实施全过程管理。笔者认为，实行“全过程管理”要做到以下两个方面：

第一，某一项目结束后，应当把体现现代化的设计思想和设计方法产生的软件、文件等都归档。

第二，从形成、积累、整理到归档，按时间、范围等每一个环节去考虑、去做。由于工程设计的变更较多，所以要严格审定归档文件的版本，并将所有变更设计一起储存，以确保档案的完整性。文件形成部门要编制归档说明，注明文件内容、运行的软件环境、版本号等，最后由档案室统一整理编辑，划分保管期限。

4 结束语

电子档案与纸质档案各有特点，归结为两句话：纸质档案便于长期保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。认清电子档案与纸质档案各自的特点，才能创建有利于电子档案的管理理论、方法和技术，才能既坚持档案管理的基本原则又不致使电子档案成为纸质档案的电子副本。鉴于电子档案和纸质档案各有利弊，两种载体档案将会长期并存。CAD 光盘存储、归档的同时还要将一份纸质文件归档。这样做会使电子文件归档变得更为复杂。为减少工作量，有条件的单位可以采用计算机辅助设计与缩微组合系统，将电子文件同时输出在缩微胶片和终端上，或将计算机输出的图纸和设计文件制成缩微品存档保管。这样既可方便利用，又保证了档案的长期保存。