浅谈企业管理中的采购、外购、外协与外包

采购、外购、外协与外包，是企业几乎每天都要从事的活动和业务。工作中，不止一次听到有人发问：我这个项目需求的物件是投产采购呢？还是投产外协？也或是外包？的确，即使作为专门从事采购或外协工作的人员，有时也说不出一二来，何况其他部门的人员。作者有感于此，进一步学习和参阅了有关资料，并结合企业的工作实际，就这些术语，阐释它们的基本含义，试析它们的相互区别、联系以及实际运用情况，目的以提高认识和提高专业素养，更好地为实际工作服务。

主要从以下几个方面阐述：词典上的基本意义；专业书籍上的解释；区别联系和实际运用；总结和展望。

一、词典上的基本意义

对于几个密切相关的词表达何意，有什么联系和区别，我们首先应想到的是要借助于词典，那是最权威的办法。翻开最普及、最具权威的《现代汉语词典》（中国社会科学院语言研究所词典编辑室编），对于“采购”一词的解释有二，一是作动词用“选择购买（多指为机关或企业）”之意；二是作名词用，为“担任采购工作的人”的意思。对于“外包”、“外协”和“外购”，三词，直到目前最新的2007年第6版的《现代汉语词典》才开始收录有解释：“外包”，作动词用，表示“把任务交给外单位或外部人员承包”；“外协”， 作动词用，“跟外单位协作”；“外购”，作动词用“向外国或外地购买，也泛指从外地购买”的意思。查询其他相关的大词典，包括辞海等，最新版的都暂时还没有收录这三个词的解释。我们知道这些词语在企业中目前虽然已被普遍使用，但也不过近一二十年的事，它们与市场、交易密切相关，中国社会主义市场经济的发展兴盛不过二三十年的事，词典的滞后收入也是自然的事。

二、专业上的解释

词典上收录的解释只是最一般、最普遍的意义，特别是从事与此相关的业务人员，光了解这点解释是远远不够的，专业上的温顾学习也是很有必要的。我们再看看专业书籍或课程又是如何解释和论述的呢？

采购、外购、外协与外包，是与大学开设的物流、采购与供应等专业紧密相关的，在采购管理、采购与供应等专业课程有着专门的论述。

1.采购。关于采购的定义，有狭义和广义的定义，也有按其包含的5R要素的定义。

狭义的采购，就是买东西，是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、通过商务谈判确定价格和交货条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程（徐杰，鞠颂东，2008）。

广义的采购，是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以通过其他途径如租赁、借贷和交换等途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的（徐杰，鞠颂东，2008）。

对采购的定义，还有将5R要素包含进去，定义为：采购就是，从“合格的”供应商（Right Supplier）在“需要的”时间（ Right Time ）内，以“合理的”价格（ Right Price）取得“正确的”数量（Right Quantity）、“符合品质要求的”（Right Quality）物料与服务（骆建文，2009）。

2.外购。外购的对象主要是货物与产品，而且这些货物和产品通常对企业产品性能或精度起着重要的作用，如各种机械、电子元器件、电器等。这些外购件一般都是外部企业按照国家、部委或企业标准生产的，采购企业按照外部生产企业货物与产品的技术标准来进行订货和采购，当然采购企业必须对货物和产品进行相关的质量检验和控制（徐姝，2006）。

3.外协。外协与外购很相似，所不同的是，外协的货物和产品完全是按照采购企业设计和要求的技术条件、外观等进行定制生产的，既有技术含量较高、生产难度较大、对采购企业产品和货物有重大影响的部件，也有一些简单的加工配件（徐姝，2006）。

4.外包。其英语单词是Outsourcing，最直接的解释是“外部寻求资源”。外包是指一个组织将传统上由内部处理的一些非核心的、次要的或辅的功能或业务（产品、知识产权、服务等）通过分工合作的方式委托外部的专业服务机构来承担执行，从而达到降低成本、提高服务质量、充分培育核心竞争力和增强企业环境适应能力的一种管理模式（骆建文，2009）。

再看国家军用标准（GJB9001B-2009）的《质量管理体系要求》对于外包、外协也给予了简略的定义，注重其是个过程。“外包过程，是为了质量管理体系的需要，由组织选择，并由外部方实施的过程。外协是外包的一种形式。”明确管理重点在其过程控制。

三、区别联系和实际中的应用

上述阐释了这几个概念的内涵意义，但它们有什么区别和联系、外延的范围、实际如何运用，才是我们最为关心的。

从逻辑上讲，外购属于采购的范畴是肯定的，二者是被包含与包含的关系，但在特定情况下（指在不同的单位或场合），二者可以等同或可相互替用；同理，按照国家军用标准（GJB9001B-2009）的《质量管理体系要求》的注释定义，既然“外协是外包的一种形式”，那么，外协属于外包的范畴也是肯定的，外包的范围应该比外协范围大。

生产制造企业，每周或每月都要召开生产计划调度会，其实就是对于外购件、外协件和自制件的计划进度进行安排和调整。多年运作的公司或制造厂，一般对于外购件、外协件和自制件的范围界定还是比较明确的。以生产制造为例。作者所在的单位，按设计图纸制造的产品，在图纸的明细表中设计有“外购件”专栏，内容包含了该产品所选用的标准螺钉、销钉等紧固件，或轴承、电机、减速机等电机运动部件，或插头、插座等元器件，通过给予的有关国标、部标、或企标代号，采购员就可以对号入座对外采购。这些标准代号当然也是通过标准化部门审核过的。这些“外购件”是采购的主要内容，但还远不止于这些，还有制造需求的原材料，如钢板、铝板、金银贵重金属等；制造需求的辅助材料和辅助工具等，如焊料、油漆、刀具等，还有机械设备、办公器具、劳保用品等等，都属于采购的范围。以图纸表达的零部件，若转包出去协作就成为“外协件”，在公司或工厂内部车间制造，就为“自制件”。

外协，词典的基本定义为“跟外单位协作“之意，由于本身的定义比较模糊，界定的范围太大，加上各教科书或专业书籍也没有统一的定义，具体应用到各单位可能也有着不同的定义和界定范围。比如作者所在单位，我们在编写程序文件时，对于外协的定义为“特指由本所提供图纸、技术要求或技术标准，委托供方设计或生产的活动，含按图加工、委托设计等”。由此形成的外协件定义为“由本所提供设计图纸、技术协议或技术标准，委托供方设计或按图生产，最终形成的产品，包括零件、部件、整件、分机、分系统等，也包括外协产品实现过程中的任何输出，如设计结果、在制品或半成品、售后服务等。”

以上外购与外协的区别比较好理解，就是我们通常所说的，外购或采购主要指货架产品，按有关标准如国标、部标、或企业标准生产制造的零部件、器件、原材料等，面对整个市场，你不要，也有其他人要。外协主要是对定制产品而言，是我要你做，你按我要求做好，别人不一定要的。

外协与外购也不是截然分开的，也是相互联系的。有时某业务投产采购或外协都是可以进行的。如公司内经常发生这样的事的。某项目需求一辆产品车，是在某车辆厂的某一标准型号上须经过改装而成，投产人拟制有改装要求的技术协议，是投产外协，还是采购呢？既然有技术协议要求，投产外协是可以的。如车辆厂也能或愿意把改装事务也做好，当然投产采购也方便管理的。

采购、外购、外协，在企业中，其业务的开展和我们用词表达的频率一般要远比“外包”一词用得频率高。因为对外包业务的开展，一般都考虑到企业经营战略层面的含义。譬如，几年前单位的职工食堂，是属于所内后勤部门的，并由该部门的职工经办；现在经过招投标改由专业的某餐饮公司来经营。可以说这是个典型的外包业务，说是采购或外协都不大妥当的。再比如，公司上ERP管理系统，经过多家分析比较，最后选中一家软件公司来开发和管理，单位内几乎所有部门都参与其中，花费一年多时间才上线应用，这是个比较大的信息系统业务，可以说它也是个典型的外包业务，用采购或外协业务表达也是不大妥当的。还有单位的基建项目由外部建筑公司承建，公司大门的看护请外部专门的保安人员执勤，住宿小区请外部物业公司管理，等等，此类业务，应该都算叫外包业务。

外包一词的出现也不过是最近十几年或二十年的事。外包一词直译于英文单词Outsourcing。一般介绍的说法是，外包（Outsourcing），一词最早出现在1990年。当时，美国的Gary Hamel和C.K.Prahalad在为《哈佛商业评论》写的一篇题为《企业的核心竞争力》（TheCore Competence of the Corporation）的文章中首次使用了“外包”（Outsourcing）这个词。从英文的字面来看，它是一个由Out和Sourcing合成的词。其中，Out有外部的、外出的含义，而Sourcing有来源、寻找资源和筹备等含义。顾名思义，“外包”（Outsourcing）英文一词的基本意思是“从外部寻找资源”， 对“Outsourcing”的中文翻译并不统一，主要有资源外取、外部寻源、业务外包、资源外包等几种，但现在一般书籍和论文中多使用外包或业务外包来进行表达和论述。查一查英汉词典或英英词典，将Out和Sourcing二词合并为Outsourcing的复合词，与《现代汉语词典》一样，收录较晚，也是在最近新版的大词典中才查询到。

但随着外包业务的普及，“外包”一词大有日益普及趋势。随着经济全球化和市场竞争的加剧，外包已是企业普遍采用的经营战略，外包业务越来越多，越来越普及。企业为了自己的生存和发展，不可能在各方面都能做得最好，只可能专注于自己的最具核心竞争力或最具优势的部分，将本属于自己做的或不具备优势部分或辅业务，外包给外部最具专业优势的供方承接，企业与自己的上下游供方形成所谓的供应链关系。面对整个市场，已经不是企业与企业的竞争，而是供应链之间的竞争。外包业务现在已是扩展渗透到各行各业中。根据业务领域，外包的种类有生产制造外包、销售外包、物流管理外包、信息技术（IT）外包、后勤服务外包、客户关系外包、电子商务外包、研发外包、人事外包等等。目前，大学里似乎也开设了专门的外包管理专业和教程。

企业每年一般都要组织2-3次对于质量管理体系的内部审核或外部审核活动，以验证质量管理体系的运行是否正常有效，其中对于采购和外包过程的质量控制管理，作为重点也是必审核项目。从中了解采购和外包控制的相同点和不同点，有助于我们进一步提高对于采购和外包的认识。

采购与外包过程控制的相同点我们可归纳为：

1.企业需求部门须提出采购或外协外包计划

2.要向供方或外包方传递采购或外包信息

3.选择供应商应在企业合格供应商名录内，新增供方须经认证和评审

4.都要纳入组织的质量管理体系范围，对其进行识别和控制

5.须通过询比价或招投标方式等确定供方并与供方签订合同或协议

6.产品须经验收合格才能入库或交付使用

7.通知财务付款等等

不同点可能主要在于过程控制管理的程度和侧重点不同。主要表现在：

（1）外包任务的提出一般具有战略层面的意义，所以一般须经过外包决策和评审阶段，须报批领导审核和批准才能执行。国军标（GJB-2009）的《质量管理体系要求》规定，“外包须经过评审，评审并批准后方可执行。顾客有要求时，也请顾客代表参加。” 如关键件重要件或大型复杂结构件的外包制造、职工食堂交付外部专业的餐饮公司外包经营、公司的ERP系统外包给专业软件商开发和管理、项目经理请外部专门咨询机构实施培训等等，都须经公司高层领导决策评审后方可执行。

（2）实施的职能部门可能不同。实施采购的职能部门一般是采购部；而实施外包的职能部门很可能是与外包业务相关的各职能部门，如设计外包、外协加工、试验外包、文件编写外包、内部审核外包等，很可能由相应的研发、生产、试验、文件控制、质量管理等部门组织实施。由于采购、外包都需要花钱，涉及商务活动，有的组织为了归口管理商务活动，可能设由采购部门归口管理商务活动，但具体业务操作还是由相应部门执行，视组织具体管理情况而定。

（3）采购和外包或外协传递信息的方式有所不同。如作者所在单位外协主要是指按图加工或以技术协议方式对外协作，所以传递供方信息的方式主要是设计图纸和技术协议等，而采购或外购一般以名称和标准代号以传真方式传递给供应商即可，当然采购也有不少按技术协议方式传递信息的。其他如IT外包、试验外包、培训外包等外包业务，又有其他不同的信息传递方式，如光盘媒介、试验大纲等等。

（4）过程识别和控制有所不同。举制造外包为例，某外协项目是否包含有委托设计过程、关键件重要件过程、特殊工艺过程、复杂的工艺装配过程等，须经识别，并按照相应的控制程序文件进行外包控制管理，对外包方提出评审要求，或工艺评审，或首件鉴定，或过程验收，或派人现场蹲点跟催等，要求供方提供证据以验证过程控制的有效性。对于某些重要的外包过程，组织应到外包方进行现场监控，以确保外包过程按照要求实施。对于软件外包、产品试验外包、食堂餐饮的外包、人员的培训过程外包，等等，当然又有不同的过程验收和控制办法。

四、总结和展望

综上所述，采购包含了外购，外包包含了外协，它们是包含和被包含的关系。四个术语实际上最终可归结到即“采购”和“外包”的关系和区别。有人认为，从广义上来说，“外包”也是一种“采购”，外包属于采购的范畴。但从以上比较分析来看，采购和外包的区别还是比较大的。从企业实际状况来看，尽管许多外包业务可划归到采购部门处理，如加工外包或外协，但仍有相当多的外包业务与采购没有多大关系或很难划到采购部门，仍然分散在各个相关归口部门在处理，甚至包括合同的签署等，诸如ERP信息系统外包、食堂外包、物业外包、项目培训外包等等，都具有战略经营层面的意义，属于典型的外包业务，非日常一般采购或外协事务。所以，从逻辑外延概念来讲，我们应把采购和外包看成是一种交叉关系，比较妥当。随着企业外包业务的普及，以及外包经营理念的扩展渗透，外包和采购一样，也大有发展成一种专业的趋势。美国就设有专门的培训外包经理的外包培训机构和资质认证中心，已经把外包看成一种职业在发展。国内的趋势和发展也将后来居上。

参考文献：

[1] 骆建文. 采购与供应管理 [M] .北京：机械工业出版社，2009

[2]徐杰，鞠颂东. 采购管理 [M]. 北京：机械工业出版社，2008

[3]徐姝.企业业务外包战略运作体系与方法研究 [M].长沙：中南大学出版社，2006

（作者单位： 中国电子科技集团公司第三十八研究所； 安徽 合肥 230088）