文秘工作职责范文

文秘工作职责篇1

文秘信息宣传工作职责

1.负责草拟公司公文，并进行初步校核。

2.确定拟发公文的发文字号，做好印发登记并存档，确保无差错。

3.参与会务组织工作，确保会议材料及时准确印发。

4.保管公司会议记录。

5.做好公司职代会、经济工作会等大型会议的宣传报道工作。

6.做好公司各专项活动的跟踪报道工作。

7.负责做好相关稿件采编和组稿工作。

8.制定各单{嫌面腿的考核抛并实施。

9.做好兼职通讯员的培训工作。

10.组织通讯员投稿。

11.制订宣传工作计划并进行总结，下达各单位宣传工作任务。

12.完成领导交办的其他工作。

综合秘书岗位职责

1. 负责建立健全公司各项规章制度;

2. 负责起草公司行政业务类文件、报告、计划、决定、会议记要等文字材料，并做好文件的收发登记工作。

3. 负责公司各种会议活动的组织安排，并做好会议记录和活动流程安排，对相关会议内容安排及时传达和贯彻;

4. 负责联系维护公司通讯网络及办公设备，保证其正常运转;

5. 负责公司印章及介绍信的使用;

6. 及时完成领导交办的其它事项。

综合秘书岗试题

一、单选题：

1.优良的职业道德是当今秘书人员职业活动的(C)。 A依据 B要求 C指南 D标准

2.接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、(D)。

A帮助别人 B启发别人 C引导别人 D善待别人

3.请示与报告的区别主要表现为(A)。

A行为目的不同 B书写格式不同 C体例不同 D主送单位不同

4.公务员考核的结果应当以形式通知公务员本人。 A谈话 B公示 C书面 D口头

5.联合行文的成文日期应为(C)。

A拟稿日期 B主办机关负责人签发的日期 C最后签发机关负责人签发的日期 D公文印发的日期

二、多选题

1.201X年，全区累计组织税收收入(855)亿元，公共财政预算收入(232)亿元?

2. 根据公务员法规定，公务员晋升领导职务的，应当按照有关规定实行。

A任职前公示 B公示 C书面 D口头

3.写作过程中的准备阶段包括(ABC)几个方面?

A明理 B储材 C辨体 D修改

4.会议的作用主要包括(ABCD)。

A决策指挥作用 B组织协调作用 C动员教育作用 D信息交际作用

5.秘书人员应具有的职业道德有(ABCD)

A忠于职守 B廉洁奉公 C团结合作 D相关知识

三、判断题：

1.服从领导，这是秘书职业性质所决定的。(对)

2.会议邀请函、请柬不是会议通知的书面形式。(错)

3.秘书可以“换位思考”，但不能“越权工作”。(对)

4.道德是一种社会意识形态，是人们调整自身与社会之间关系的行为规范的总和。(错)

5.典型调查，是指在一定的总体范围内，根据调查目的，选择有代表性的单位进行调查，以推论总体，是深入了解社会情况的重要方法。(对)

四、简答题：

1.总局提出的“三个服务、三个实在、三个禁止”的具体内 容是什么? 2. 张社安局长在201X年全区国税系统党风廉政建设工作会议上的讲话中提出的“五个始终”是什么?

一是要始终保持清醒头脑。二是要始终坚持政治坚定。三是要始终维护公正法治。四是要始终坚守责任担当。五是要始终强化廉洁自律。

五、论述题：

1.201X年全区国税工作的总体要求是什么?

文秘工作职责篇2

企业行政文秘工作职责一

(1)负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。

(2)负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要。

(3)负责做好计算机打字、复印等行政工作。

(4)负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。

(5)负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。

(6)负责公司电话的接线工作。

第一，对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。

第二，对未能联络上的记录在案并及时转告。

第三，对紧急电话设法接通，未接通着速报行政部经理处理。

(7)负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

(8)负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。

(9)按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。

(10)完成各项勤杂、采购工作。

(11)负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

(12)完成行政部经理临时交办的其他任务。

企业行政文秘工作职责二

1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)

2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。

3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。

4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)

5.对试用人员之试工与考核调查。

6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

7.全厂奖惩手续之办理。

8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)

9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)

10.月底对相关报表的整理并交于财务。

11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。

12.对全厂钥匙之管理。

13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。

14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。

15.完成主管临时交付的任务

企业行政文秘工作职责三

1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序;

2、负责公司员工的考勤管理;

3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务;

4、负责接待来宾，接听或转接外部电话

5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理;

6、负责例会的会议记录等

7.完成上级安排的其他工作任务。

企业行政文秘工作职责四

一、接听前台电话

1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。

2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。

3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。

二、 接待好来公司拜访的客户

1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。

2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。

3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务，管理制度《行政文员的工作职责》。

4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。

5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。

三、及时处理与打印公司相关文档资料

1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打樱

2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。

3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。

4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。

5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。

四、 考勤的制作

1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。

2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。

五、人事处理

1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。

2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。

3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。

4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。

六、 后勤处理

1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。

2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。

3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的采购。

5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。

6、及时处理好客户的投诉问题。

七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。

八、业务部客户资料的入档

1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。

2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。

九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。

十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。

人事文员的工作职责

协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：

1. 接听、转接电话;接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 接受其他临时性工作。

13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

14. 社会保险的投保、申领。

15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。

2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。

3、办公室工作：文档打英收发传真，日常考勤。

行政人事文员岗位职责

行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：

一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。

二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续;员工档案资料建立。

三、全面负责员工考勤工作。

四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。

五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。

六、外来客人的接待和服务。

七、外来电话、传真的接听(受)、记录、传达(送)。

八、复印机、传真机的管理和使用。

九、公司内部其它事务性工作。

十、领导交办的其它工作

总经理助理的工作职责：

1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录;

2、起草、存档整理总经理签发文件;

3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;

4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录;

5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行;

6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作;

7、根据公司发展的要求制定人力资源战略;

8、设计并完善公司人力资源结构;

9、完成公司人力资源的日常招聘工作;

10、完善公司绩效考核制度。

行政文员的主要工作职责有：

1、新进员工入厂手续办理及个人档案的建立。

2、劳动合同 、暂住证、工伤保险 资料的登录、整理。

3、核对并输入加班单，并统计汇总，每月分发至各单位核对。

4、联络单及各类文件的打印 。

5、考勤卡的更换。

6、空白表单的管理。

7、复印 机复印登记、复印纸 领用及机器加油，日常保养等。

8、传真登记、传真及传真机日常保养。

文秘工作职责篇3

1.“相形见绌”的“绌”应读作（ ） 。

A. chù B. cù C. zhuō D. chuò

2.“穷人要是遇到不痛快的事就哭鼻子， 那真要淹死在泪水里了。 ” 其修辞手法为（ ） 。

A. 比喻 B. 借代 C. 比拟 D. 夸张

3.依次填入下列各句横线处的词语，恰当的一组是（ ） 。

①海峡两岸的统一是人心所向，如长江黄河的滚滚东流，不可 。

②全校学生纷纷拿出自己的零花钱 南亚灾区的学生，以救他们的 燃眉之急。

③有些人利用税制改革的机会， 故意把水搅浑， 乘机哄抬物价，暴 利。

A. 遏止捐助牟取 B. 遏制捐助谋取

C. 遏止捐献谋取 D. 遏制捐献牟取

4.下列各组词语中，没有错别字的一组是（ ） 。

A. 演绎剑拔弩张毗邻真知卓见 B. 吊销绵里藏针松驰苦心孤诣

C. 谰言欲盖弥彰售罄置若罔闻 D. 殒落呕心沥血狼藉同仇敌忾

5.“下午，他拣好了几件东西 两条长凳，四把椅子，一副香炉和烛 台，一杆台秤。”画线处的标点符号应为（ ） 。

A. 句号 B. 逗号 C. 分号 D. 冒号

6.“地平线上的太阳开始只露出一条弧形的边，然后又变成了半圆 形。那半圆不断地上升着，越来越圆， ，最后终于跃上了天际。” 填入画线处最恰当的是（ ） 。

A. 就像一个火球在跳动着 B. 好像一个不断膨胀的红色大气球

C. 好像吞没地平线一样 D. 就像一块巨大无比的红色帷幕

7.下列句子中，标点符号使用不正确的一句是（ ） 。

A. 一根普通电话线，只能通三路电话，一条微波线路，可通十万 路电话，而一条激光通讯线路，可以通一亿路电话！

B. 不错，这样的人往往经验很多，这是很宝贵的；但是如果他们 就以自己的经验为满足，那也很危险

C. 恩格斯说：“运动本身就是矛盾。”

D. 老人说，她儿子是工人，出来好几年了，她是第一次来抚顺。

8.填入下文横线处的关联词正确的一项是（ ） 。

你怎样费尽心机， （ ） 不能把这被动局面扭转过来，以失败告终。

A. 尽管但只能 B. 无论也只能

C. 即使但而且 D. 既然但只能

9.“各级银行要积极 税款征收部门做好这项工作。”画线处应该是 。

A. 帮助 B. 辅助 C. 协助 D. 互助

10. 行政机关公文的作者是（ ） 。

A. 公文的撰拟者 B. 公文的印制者

C. 公文的签发者 D. 法定的组织或该组织的领导人

11. 信息工作的核心是（ ） 。

A. 收集 B. 储存 C. 整理加工 D. 传递

12. 高层次信息必须具备的三个要素是（ ） 。

A. 有情况、有分析、有建议 B. 有情况、有动态、有归纳

C. 有情况、有加工、有观点 D. 有典型、有事例、有经验

13. 下列文种属于上行文的是（ ） 。

A. 报告 B. 通知 C. 议案 D. 决定

14. 发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合 行文时， ）排列在前。 （

A. 主送机关 B. 主办机关 C. 抄报机关 D. 协办机关

15. 向上级机关、部门请求指示、批准的公文是（ ） 。

A. 报告 B. 函 C. 通知 D. 请示

16. 总结的写作一般使用（ ） 。

A. 第一人称 B. 第二人称 C. 第三人称 D. 三种人称互用

17. 公文办理完后，要在“文件办理笺”上注明结果，这叫（ ） 。

A. 承办 B. 批办 C. 拟办 D. 注办

18. 规范的议案内容包括（ ） 。

A. 案由、案据和方案 B. 建议、论证和方案

C. 情况、分析和方案 D. 案由、分析和结论

19. 具有统计发文数量，便于公文管理，同时作为查找和引用 某一公文的代号等作用的是（ ） 。

A. 公文格式代码 B. 印制顺序号

C. 发文字号 D. 收文处理标记

20. 收文办理的最后一道程序是（ ） 。

A. 承办 B. 批办 C. 拟办 D. 传阅

21. 会议的召开时间应在（ ）确定之后。

A. 会议名称 B. 会议议题 C. 会议规模 D. 会议的参加者

22. 发慰问电的名义通常是（ ） 。

A. 办公室或秘书 B. 单位或领导人

C. 办公室或领导人 D. 单位或办公室负责人

23. 由（ ）负责立卷，是公文处理工作与档案工作实行科学分工、 互相协作的标志，也是一项行之有效的合理制度。

A. 文书部门 B. 档案部门 C. 承办人员 D. 职能部门

24. 秘书人员在参谋过程中要做到（ ） 。

A. 既谋且断 B. 只谋不断 C. 只断不谋 D. 不谋不断

25. 现代公共关系理论的精髓是（ ） 。

A. 传播沟通 B. 管理职能 C. 咨询功能 D. 协调作用

26.

适用于组织公关严重失调，形象受到损害时的公关活动方式是

。

A. 维系型公关 B. 防御型公关 C. 进攻型公关 D. 矫正型公关

27. 对谈判活动起导向作用的是（ ） 。

A. 谈判的议题 B. 谈判的内容 C. 谈判的进程 D. 谈判的诚意

28. 进行民意测验的主要工具是（ ） 。

A. 问卷表 B. 抽样 C. 资料 D. 实施调查

29. 宴会请柬上一般注上 R.S.V.P 字样，其意思是（ ） 。

A. 备忘 B. 欢迎惠顾 C. 务必出席 D. 请答复

30. 会见合影时的礼宾次序，主人居中， （ ） 。

A. 主客双方随意站列 B. 主客双方前后排列

C. 主客双方左右分列 D. 主客双方间隔排列

31. 秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（ ） 。

A. 后排右座 B. 后排左座 C. 前排右座 D. 后排中间

32.

调查人的某一方面观念或某一方面所具有的潜在特征时，宜采

用（ ） 。

A. 观察法 B. 检索法 C. 量表法 D. 问卷法

33. 秘书工作的辅助性主要体现在地位的（ ）与工作的被动性两个 方面。

A. 从属性 B. 卑微性 C. 特殊性 D. 崇高性

34. 选定文本的一个方法是：将光标置于选定文本的一端，按下（ ） 键，再用鼠标点击另一端。

A. Tab B. Ctrl C. Caps lock D. Shift

35. 在带领客人进入会客室时，通常是（ ） 。

A. 外开门客先入，内开门己先入 B. 外开门己先入，内开门客先入

C. 外开门、内开门都客先入 D. 外开门、内开门都己先入

36. 请示的正文一般由三个部分组成。它们是（ ） 。

A. 请示时间、请示地点、请示原因 B. 请示目的、请示意义、请示方 案

C. 请示内容、请示原因、承诺条件 D. 请示缘由、请示事项、请求

37. 在会场色彩布置中，宜将（ ）布置成天蓝、绿、米黄等色调。

A. 庆典性会议 B. 严肃的工作会议

C. 总结交流性会议 D. 礼节性招待会议

38. 《××县人民政府关于开展春耕生产工作的指示》 ，其主题词中的 类别词是（ ） 。

A. 县政府 B. 农业 C. 春耕生产 D. 指示

39. 秘书辅助领导进行协调的前提是（ ） 。

A. 受领导委托 B. 行使法定权力 C. 履行秘书职责 D. 利用领导权威

40. 督查工作的主要方法是（ ） 。

A. 现场督查 B. 会议督查 C. 书面督查 D. 电话督查

二、多项选择题（以下各题的备选答案中都有两个或两个以上是符合 题意的， 请将它们选出， 并在答题卡上将对应题号后的相应字母涂黑。 多选、错选均不得分，少选的选对一个得 0.5 分，每小题 2 分，共 20 分）

41. 下列史书中，记事的史书是（ ） 。

A. 《汉书》 B. 《战国策》 C. 《史记》 D. 《春秋》

42. 下列词语里的“好”，读音与“好胜”的“好”一致的是（ ） 。

A. 好处 B. 嗜好 C. 好客 D. 好奇

43. 下列句子中，使用比喻修辞手法的句子是（ ） 。

A. 这几分钟的动摇好像使她更坚定了

B. 各种想法在他的脑子里像火花似的一个个爆发，然后又熄灭了 C. 我已完全卷入了这场漩涡，不得不继续这场斗争

D. 蜜蜂是在酿蜜，又是在酿造生活

44. 演讲稿的特点是（ ） 。

A. 受众广泛 B. 口头传播 C. 号召力强 D. 富有情感

45. 使用印章的原则是（ ） 。

A. 印章由单位主要领导人具体负责使用

B. 盖出的印章要清晰美观

C. 在落款处加盖的印章要“骑年盖月”

D. 公章只要盖在落款处即可

46. 秘书在会议期间的文书工作主要包括（ ） 。

A. 会议文件的分发 B. 会议结束前文件的清退

C. 会议文件的修改 D. 会议文件的立卷和归档

47. 下列属于简报报头要素的是（ ） 。

A. 发送范围 B. 印发份数 C. 期号 D. 编发单位名称

48. 秘书人员在纵向协调中，应重点了解协调的（ ） 。

A. 问题 B. 方案 C. 实施 D. 评估

49. 下列公文不属于国家行政机关公文的是（ ） 。

A. 会议记录 B. 议案 C. 办法 D. 计划

50. 秘书部门的数据库，从信息格式上可分为（ ） 。

A. 框架式数据库 B. 条法式数据库 C. 文摘式数据库 D. 目录式数据 库

三、判断题（判断下列各题对错，并在答题卡上将对应题号后的相应 字母涂黑。对的涂黑A，错的涂黑B，每小题 1 分，共 10 分）

51. 公文的归档时间应在次年的 1 月底以前。 （ ）

52. 文件与一般文章的根本不同点在于它有行动效能。 （ ）

53.意向书不像协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力。 （ ）

54.拟办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写

出的指示性意见。 （ ）

55. 凡属会议通过的公文，应以通过和批准日期为准。 （ ）

56.情况通报用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。 （ ）

57. 权力是发生在人与人之间的一种服从关系，这种关系是绝对的、 有约束范围的。 （ ）

58.美誉度是指一个组织被公众知晓、了解的程度，即组织对社会公众影响的广度和深度。 （ ）

59. 安排签字仪式时，面向签字桌，左方为客人，右方为主人。 （ ）

60.主席台座次排列应当以职务最高者居中，然后面向主席台依先右后左向两边顺序排开。 （ ）

主观题部分（第四、五大题）

注意：本部分请用蓝（黑）色钢笔或圆珠笔直接在试卷上作答。

得分

四、案例分析（阅读下面的材料，试用秘书工作的基本原则分析下面 的案例，本题 12 分）

梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三 年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前二 年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后 来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了， 但他改变经营范围，向农民供应优良种子和各种树苗，并学会栽培技

术， 帮助农民发展生产。 本乡农民逐渐富裕起来了， 乡里也通了公路， 张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密 切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张 某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可 以选择：

（1）将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘 记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

请你对上述 4 种方式判断正误，并结合案例内容，运用相应的理论进 行分析，逐条说明理由。

五、根据下列材料，代近江市工商行政管理局制作一份版头文件（要求格式规范，文种准确，行文条理清楚（ ）18 分）

这些年来，办公室工作现代化的发展速度很快，其中特别是电脑在办 公室工作中逐步普及，应用范围越来越广泛。电脑这种高科技产品确 实有它优越的地方， 不但可以代替人进行计算处理和存储各种各样的 信息，对各种数据进行比较和分析，而且还能够完成许许多多人力所 不能及的工作。一个单位或者部门，如果能够建立以电脑为中心的信 息处理系统，可以大大地加快信息处理的速度，提高工作效率。近江 市工商行政管理局考虑到以上情况，为了使所属各县、市、区工商行 政管理局适应新的形势，更好地面对市场，发挥本机关的职能，决定 在 20xx 年 3 月份办一个电脑操作方面的培训班。于是近江市工商行 政管理局在 20xx 年 1 月 24 日向各县、市、区工商行政管理局下发了 一个文件，要求各县、市、区工商行政管理局都能根据实际情况，派 出 2 ～ 3 人 来参加 培 训 。培 训学习 的 内 容包 括电脑 基 础 知识 ， Windows20xx、Word、Execl 的操作，电子邮件收发，网上浏览，信 息查询的方法与技巧。培训学习的时间是 3 月 6 日开始到 3 月 20 日 结束，前后总共是 15 天的时间。考虑到最近几年来进局里工作的大 学生电脑水平都还好， 这次培训的对象主要是年龄在 45 岁以上的人。 由于掌握电脑操作有一定的难度，对学员的素质要求相对比较高一 些， 所以参加培训班学习的人都要达到高中或高中以上毕业的文化程 度。学员参加培训需要交纳一定数量的费用，包括资料费 50 元，培 训费 300 元。吃饭和住宿由市工商行政管理局统一安排。培训班学员

报到的时间是 3 月 5 日，报到的地点是市工商行政管理局招待所。市 工商行政管理局招待所的具体位置在尚贤路 56 号， 学员可以乘坐 503 路电车或 19 路公共汽车在海鸿新村站下车。

参考答案

一、单项选择题

1.A 2.D 3.A 4.C 5.D 6.B 7.A

8.B 9.C 10. D 11. C 12. A 13. A 14. B

15. D 16. A 17. D 18. A 19. C 20. A 21. B

22. B 23. B 24. B 25. A 26. D 27. D 28. A

29. D 30. C 31. D 32. C 33. A 34. D 35. C

36. D 37. C 38. B 39. C 40. B

二、多项选择题

41. BD 42. BCD 43. BCA 44. BCD 45. ABC 46. ABC 47. CD

48. BC 49. ACD 50. BCD

三、判断题

51. × 52. √ 53. × 54. × 55. × 56. × 57. ×

58. × 59. √ 60. √

四、案例分析题

（1）错误。信访工作应遵循的方针之一为满足群众的正当要求，将 张某所反映的情况压下来则是压制张某的正当要求， 会使问题不能及 时解决，违反了信访工作及时、就地依法解决问题的原则。

（2）错误。行政机关及其工作人员在办理信访事项过程中，不得将 检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转送给被检举、揭发控告的 人员和单位。

（3）错误。原因同（2） 。

（4）正确。信访工作应按照分级负责、归口办理的原则，向有关地 区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促、检查，并可提出 意见。

五、根据下列材料，代近江市工商行政管理局制作一份版头文件

文件版头,简称“文头”。 文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有 固定版式的发文机关标识。同级政府、政府各部门、上级政府部门与 下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民 团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。

目前我国使用的公文版头有以下三种：

1.由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居 中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文 件”、“浙江省人事厅文件”。

2.由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版 头”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。

3.印有发文机关全称的公函纸，作为版头。几个机关联合行文，应 将主办机关排列在前。

文秘工作职责篇4

秘书机构名称有关秘书机构(部门)的理论是秘书学的重要内容。陈合宜《秘书学》(暨南大学出版社20xx年版)指出，秘书人员、秘书机构和秘书工作成为秘书学的三大内容(第6页);常崇宜《秘书学概论》指出，秘书历史、秘书职业、秘书部门、秘书工作、秘书环境等，构成了秘书学的基本组成内容(第17页)。但是，除了办公厅(室)和秘书处(科)外，我国各级各类机关中还有哪些秘书机构，似乎尚缺少系统的研究。以上述两书为例，《秘书学》认为，根据各级机关级别的不同，秘书机构分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。(第56页)《秘书学概论》认为，狭义的秘书部门，也是典型的秘书部门，是指各级党政领导机关与企事业单位的领导机关的办公厅(室)、秘书处、科、股等。(第52页)它把政策研究室和公关部门、统计部门等归入广义的秘书部门 (第54～55页)。

我们认为，除办公厅(室)、秘书处(科)外，政策研究室、信访办公室以及近年来出现的综合部、机关事务管理局等，也是典型的秘书机构。下面分别加以论证。

一、政策研究室(调研室、研究室)

政策研究室是我国党政机关和大型国有企事业单位设置的一种高级秘书机构。我们说它是典型的秘书机构，有两点理由：

第一，早在新中国成立初期，中央人民政府政务院于1951年7月做出的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，就规定大行政区和各省(行署、市)人民政府的政策研究机构，应视各地具体工作情况和干部条件建立。这个决定是专门规范秘书工作的纲领性文件，说明当时就明确政策研究室是秘书机构之一。

在1980年前，政策研究室在大多数机关是办公厅(室)中的二级机构。从80年代开始，各省、地(市)、县党政领导机关办公厅(室)中的政策研究室陆续从办公厅(室)中分离出去，成为与办公厅(室)平行的机构。研究机构的独立说明调查研究在秘书各项业务中相对地位的提高。

第二，作为秘书常规业务之一的参谋咨询，在上层机关中是就由政策研究室来承担的。下面是北京市政府政策研究室各分支机构及其职能：

农村处职责是对全市农村经济发展方面的重大问题进行调查研究，提出政策建议;起草或参与有关的重要讲话和文稿。

综合处职责是负责《政府工作报告》和市政府主要领导同志的重要讲话、报告和文稿的起草工作。

科教文处职责是对全市教育、科技、文化、卫生、体育等方面的重大问题进行调查研究，提出政策性建议;起草或参与有关的重要讲话和文稿。

经济处职责是对全市经济发展的重大问题进行调查研究，提出政策性建议;起草或参与有关的重要讲话和文稿。

(对外处、城建处、社会处略)

以上规定表明，尽管调研机构不再隶属于办公厅(室)，但它所承担的主要业务调查研究、信息分析、政策建议、起草重要讲话或文稿(包括政府工作报告)，全都是典型的秘书工作。因此，各级领导机关的调研机构与办公厅(室)一样，也属于典型的秘书机构。

政策研究室从人数编制上看比办公厅(室)要少得多，从工作内容上看都是参谋性质的，是领导机关的参谋部，政策研究室的主要功能是辅助决策，因此其中的工作人员虽然不叫秘书，实质上都是高级秘书。

二、信访办公室

信访工作自古以来就是秘书工作一项重要内容。中共中央办公厅和国务院办公厅都设有信访局，省、地(市)、县各级信访部门曾经是隶属于办公厅(室)的二级机构，而基层行政机关和一般企事业单位的信访工作一直以来都由办公室承担。由于信访工作的特殊性，三中全会以后，省、地(市)、县党政机关设立了独立于办公厅(室)的信访办公室，直接由党委和行政首长领导，但信访部门的秘书机构性质没有改变。

1979年8月30日，当时的中共中央秘书长胡耀邦同志在中南海召集中共中央办公厅、国务院办公厅以及其他有关方面的同志，强调要找出切实可行的办法，迅速解决信访工作中的问题。(王千弓等《秘书学与秘书工作》第183～184页，光明日报出版社1984年版)这一事实本身也证明信访工作是秘书长和办公厅主管的重要事务。

20xx年5月1日施行的国务院《信访条例》规定：县级以上人民政府应当设立信访工作机构;县级以上人民政府工作部门及乡、镇人民政府应当按照有利工作、方便信访人的原则，确定负责信访工作的机构(以下简称信访工作机构)或者人员，具体负责信访工作。县级以上人民政府信访工作机构是本级人民政府负责信访工作的行政机构。

三、综合部

综合部是近几年来在一些社会团体、企事业单位出现的一个新的机构名称。建立综合部的组织内部机构设置相对简单，与综合部并列的中层职能部门较少。例如，广东省环境技术中心下设技术部、咨询部、综合部，吉林省德惠市团市委下设综合部、学少部、工农部，华南农业大学后勤集团设物流部、经营部、财务部、监控部、综合部。

设综合部的组织一般不再设办公室，综合部的职责除承担组织的全部秘书工作外，还要承担该组织主要业务以外的其他一切杂务，如机关的人事工资管理、财务管理等等。广东省环境技术中心综合部的职责范围是在中心领导下，当好中心的参谋和助手，负责中心的秘书、行政、人事、劳动工资等管理事务，承上启下， 联系左右德惠市团市委综合部的职责第一条就是协调机关日常事务，起草有关重要文件，负责机关的文秘、会务、机要、保密、档案、财务、信访、统计、信息、社会治安综合治理和计划生育工作。负责与有关部门联系，完成团市委领导班子交办事宜。

从综合部的主要职责看，它与办公室一样是典型秘书机构。如果把综合部三个字换成办公室，并没有什么不妥之处。各级党委机关的中层部门也也只有宣传部、组织部、统战部、办公厅(室)，其中办公厅(室)的职责也像上面所说的综合部一样宽泛。

四、机关事务管理局

中央人民政府政务院于1951年7月做出的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》规定的秘书工作任务第七项是：掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习、文化娱乐活动等事项;但不设秘书长的机关，如在办公厅之外专设管理机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公厅主任掌管)》。这说明自建国起，机关事务管理就是我国各级机关秘书工作的常规内容。事实上，直到上个世纪90年代初，很少有领导机关在办公厅之外专设管理机构管理机关事务工作。在市场经济体制确立后开始的机构改革中，根据中央关于后勤服务机构改革的要求，一些省、市和国务院才相继成立独立于办公厅(室)的机关事务管理局。如国务院机关事务管理局就是根据第九届全国人民代表大会第一次会议批准的国务院机构改革方案和《国务院关于机构设置的通知》(国发[1998]5号)而设置的。

机关事务管理局的职责比较庞杂，有的属于典型的秘书工作，如国务院机关事务管理局职责第十项承办国家重大活动和国务院召开重要会议的总务工作;负责到国务院办理公务的各省、自治区、直辖市人民政府领导同志的接待服务工作也有一些很难说是秘书工作，如国务院机关事务管理局职责第九项负责中央国家机关及其在京单位住房制度改革工作，拟定实施方案和具体政策;管理住房基金和住房公积金。

根据海南省编制委员会1994年2月25日下达的《关于成立海南省直属机关事务管理局的通知》，该机构是在撤销省委办公厅、省人大办公厅、省政府办公厅、省政协办公厅的四个行政处和两个保卫处的基础上整编成立的，它替代的是办公厅的部分职能，因此这个机构也是很典型的秘书机构。

五、关于秘书处(科)

秘书处(科)是典型的秘书机构没有任何疑义的，但不同组织中这个秘书机构的名称的含义是有区别的。

在辛亥革命后成立的南京临时政府中，总统府秘书处是当时中央政府的总秘书机构。1920xx年中共四届三中全会决定设立中央秘书处，是党中央的总秘书机构。在中央办公厅组建后，尤其是我国党政机关综合性秘书机构的名称统一为办公厅(室)后，秘书处(局、科)成为办公厅(室)内处理典型秘书业务(如文字工作)的二级机构的名称，如中央办公厅设有秘书局，省政府办公厅设有秘书处(有的分一处、二处、三处)，市、县政府办公室内设秘书科。

在各级政府职能部门中，还设有一些本身名为办公室的部门。如国务院华侨事务办公室、台湾事务办公室、新闻办公室等。江苏省政府下设的机构中有外事办公室、侨务办公室、法制办公室等。这些部门虽然名为办公室，但分管业务明确，职责单一，属于职能部门，不是秘书部门。但是这些部门本身也存在办文、办会、办事的秘书业务，当这些业务需要有一个常设的机构来负责时，就要设立自己秘书机构。由于整个组织名为办公室，因此它的秘书机构不能再叫办公室(否则会出现办公室办公室这种不伦不类的机构名称)，而叫秘书处。例如江苏省侨务办公室下设人事秘书处、侨政处、外联经科处、文化宣传处四个处，其中人事秘书处的职责是负责以及综合协调机关秘书、文档、信息、财务、人事、办公室自动化以及后勤保卫等日常工作。

秘书处的另一个常见的使用场合是大型会议的临时秘书机构。成立大会秘书处来组织会议，始于中共五大(1920xx年4月)，由大会主席团设立大会秘书处，负责会议的会务工作，起草和印发大会文件。此后大型会议设立大会秘书处成为惯例，不但各级党代会、人代会、政协全体会议，而且一些学术组织的会议甚至运动会、文艺会演等等活动也成立临时的秘书处。

文秘工作职责篇5

什么是文秘

负责文章写作、文学和新闻写作等工作

文秘(Secretary)是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。

培养目标

经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文学书，秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、秘书事务工作、能进行文章写作，文学和新闻写作，有较强的公关能力,具有较强的社会交往能力，口语表达能力，服务能力。

课程设置

公文写作、文件管理、档案管理、企业管理学、普通心理学、商务英语、实用英语写作、公共关系学、人力资源管理、秘书实务等。

就业方向

在各级党政群机关，企事业单位、民营企业，文化宣传部门从事信息宣传，文秘服务，日常办公管理及公共关系等工作。

常用软件

数据处理软件Excel20xx/20xx、 WPS、文稿演示软件PowerPoint20xx/20xx、网页制作软件FrontPage20xx/20xx和压缩工具软件WinZip18.0 等常用软件。如果能有较好的文字处理、图像处理工具熟练掌握应用当然更好。

文秘核心职能

工作管理

能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自己的时间与资源，有效管理工作流程及进度。

认真负责

确实达成工作职责及要求，能勇于承担自己的错误或失败，不归咎他人并努力改善。

主动积极

不需他人指示或要求能自动自发做事，面临问题立即采取行动加以解决，且为达目标愿意主动承担额外责任。

顾客服务

对顾客展现服务热忱，有效满足顾客需求、解决顾客问题，进而提高顾客满意度。

诚信正直

为人坦诚、确实遵守组织规定与社会规范、信守承诺且言行一致。

适变能力

对工作内容或环境的改变能够保持镇定，尝试了解改变的原因并以开放态度面对，有效调整行为且维持应有的工作表现。

问题解决

能够掌握问题核心，精确解读讯息做出结论，寻求适当解决方案 ，衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。

压力承受

面临工作压力能够使用适当方法加以纾解，并维持应有的工作表现与人际关系。

沟通协调

能视谈话对象有条理地清楚表达想法，除确保对方专注聆听及充分了 解，并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。

文秘工作职责

一、教学秘书工作职责：

1、协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与总结工作。

2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。

3、协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。

4、负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。

5、负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。

6、作好各种文件的收发，登记与管理工作。

二、生活秘书工作职责

1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。

2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。

4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。

5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。

6、协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。

7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。

8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。

文秘特性

从属性

秘书工作不是独立的，是从属于领导的，是完全按领导意图办事的。

方圆性

一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力，工作很熟练。三是圆通能力，不能没有原则，但也要通融，而又不能圆滑。

辅助性

办公室是办事机构,不是决策机构。忠于职守，守就是守本分，做好本职工作。要做到三不越：不越位、不越职、不越权。

综合性

概括起来是“三三四四”：

第一个三是三个中心，即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;

第二个三是三办十项工作，即办文(撰文、文书处理)、办会、办事(信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理);

第一个四是四句话，即贯通上下，协调左右，联系内外，综合办理。所以说办公室处于枢纽地位;

第二个四是四个结论，即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。

行政文员

行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢?

他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。

同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入法等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。

文员

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：

1. 接听、转接电话;接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文，信件，邮件，报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13.社会保险的投保、申领。

14 .统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15 .管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16. 接受其他临时工作.

秘书

秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

1998年5月，国家劳动部(现人力资源和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

目前我国秘书从业人员约达2300万人。

我国外资企业秘书分三类：

初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;

中等秘书(一般性秘书)——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。

文秘工作职责篇6

办公室文秘人员的岗位职责一一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、 催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本公司人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、 各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

五、做好公司印章管理，按规定开具介绍信。

六、做好来访接待工作。

七、 做好联网微机管理工作， 每天定时开机接收文件； 做好信息收集及报送工作。

八、负责本公司办公用品的采购和供应工作。

九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。

办公室文秘人员的岗位职责二一、文件服务

［基本职责］文件的收发、呈送、转递、退存、管理，批示的处理，帐外文件的收集、归档。

［工作要点］

在文件的传递中，应坚持“哪来哪去”，特别是发文稿、承办文件和传阅文件，领导阅签后，应退回秘书科或有关承办科室，不要横向传递。

对有关部门或工作人员不按正常办文程序送签的发文稿或请示件，一般应先交秘书科处理，不要直接送领导签批。

对各部门、各公司主送区政府需要办理的请示件，有关领导应在主办件的公文处理单上批示，一般不要直接在抄送领导同志个人的抄送件上签批；确实需要批示的，各区政府领导的工作联系人员应将批示文件交秘书科统一处理，不要直接转办。

协助领导把好公文签批关，为领导准备好符合档案要求的笔、墨水和用纸。

及时收发、呈送和清退阅批文件。

对领导批示需发《抄告单》的，及时草拟《抄告单》，并送秘书科统一编发。

对领导公务活动中形成的文件、资料，应注意收集归档。

增强安全×＝意识，切实防止失密、泄密事件发生。

二、会议服务

［基本职责］做好区政府领导主持召开的有关会议的会议服务工作。

［工作要点］

对区政府领导主持召开的小型会议，由工作联系人员负责落实会场和会议通知（一般采用电话通知）。协助做好会议材料的准备工作。领导需要讲话的，应负责起草或协助起草、审核领导讲话稿。

做好会议记录。

根据领导指示，负责整理会议纪要。

了解掌握会议决定事项的落实情况，并及时将有关情况向领导反馈。

三、信息服务

了解掌握区政府领导分管范围及面上工作的情况，向领导提供有关信息。

及时向信息科提供领导活动情况的信息稿件。

每周一上午办公室要求报送的区政府领导活动计划表，工作联系人员要主动、及时报送。

每半年和年终，联系人员应将区政府领导所分管的工作情况及下一步打算整理送综合调研科，以便撰写区政府综合材料。

凡秘书科送区政府领导的各种会议通知、请柬等，工作联系人员应及时将领导有关意见反馈秘书科。工作联系人员随领导外出，应保持通讯畅通。

四、_接待服务

协助领导处理群众来信来访。

做好公务来访接待工作。

负责安排或协助安排领导外出的公务活动。

五、计算机服务

［基本职责］按照办公室有关要求，做好相关的数据处理工作。

［工作要点］

在领导尚未直接上机操作之前，工作联系人员做好电子信箱的日常维护工作，及时收转处理各类电子邮件。

为领导提供计算机信息查询服务。

秘书起草的文稿，一般应自行在计算机录入打印后送领导阅签。

文秘工作职责篇7

【关键词】高校；文秘人员；职业道德；专业技能

高校文秘工作是高校办公室管理工作中的一部分。在传统上，主要负责文书工作，即文书的撰写、处理和保管、随着高校教育改革的提出和深入，新常态与改革创新的指导思想已逐步渗透至高校教育与行政的方方面面，与我国经济、政治、文化、社会、生态等各领域所呈现出的全方位新常态相适应。高校文秘工作已不再归为单纯文件整理或端茶递水的刻板工作性质，而是创新型、智慧型的工作；是内参与管理助手，是一个内涵丰富的概念，具有高度的综合性，在本质上是综合辅助管理工作。

一、高校文秘人员应具备的职业道德

职业道德“就是指人们在一定的职业活动中所形成和遵循的，具有自身职业特征的道德规范以及与之相适应的道德观念、情操和品质”。具体体现在以下几个方面：

（一）服务意识。文秘人员应随时随地牢固树立服务意识，在新形势、新要求下，要不畏压力，重事业、轻得失、讲奉献，做到服务领导、部门、广大师生。

（二）保密意识。秘书工作会涉及大量秘密。“第一类是国家秘密，一旦泄露，会给国家的安全和利益造成重大损失；第二类是商业技术秘密，一旦泄露，会给当事人造成一定经济损失；第三类属于领导系统内部不宜公开或者暂时不公开的事项，如正在酝酿而尚未确定的干部任免事项，领导人之间的意见分歧等。这类秘密一旦泄露，往往给领导工作造成极大的被动。”

在信息网络时代，数据共享为文秘工作带来了极大的便捷性，但与此同时，也存在信息泄露的风险。所以在处理文件传递时需注意私密性，在条件允许的情况下，应设立机要室和独立网络，配备专人专职管理。存储工具应具有专属性，不可与公开文件的存储工具混淆。文件的影印亦不可与一般文件产生交叉，包括所使用的硒鼓等配件不可随意丢弃，需开设专门通道作废弃处理。

（三）创新意识。创新从大的方面来讲，是一个国家和民族解决自身生存，发展问题能力大小的最客观和最重要的标志。它激发人的主体性、能动性、创造性的进一步发挥。从而使人自身的内涵获得极大丰富和扩展。世界日新月异地改变，没有创造力将找不到新路。对于高校文秘工作而言，创造力不仅是会整理文件，会写发言稿件，更是发现问题，解决问题，并且积极改变环境的能力。寻求自我发展而不被淘汰的独特实力，才是适应高校改革与教育改革的不二法门。文秘工作是具有创造性的，而非对号入座地去接受。

（四）大局意识。无论何时何地，大局观念、大局意识断然不能淡薄。大局事关战略部署，事关整体合力，事关人心向背。高校文秘人员应随时随地牢记大局意识，不因个人情绪影响整体工作的开展。应具有吃苦耐劳、辛勤奉献的精神，以平和的心境面对加班以及无法规律作息的牺牲。

了解大局，既要加强学习，对有关政策措施要注意原原本本学习，力争吃深吃透；又要联系实际学习，通过深入实际，调查研究，及时发现苗头性、倾向性问题，及时了解领导、广大师生的迫切需求，通过协调关系，解决突出矛盾，化解不和谐因素，在驾驭大局中进一步了解大局。

“胸无全局者，不足以谋一域”，无论负责哪一级、哪一个部门的文秘工作，都要时刻胸怀全党全国工作的大局，坚持大局为重，不可仅着眼自己手头的工作，而应该怀揣集体意识、团队意识。为同事、领导、师生分忧解劳。美国著名管理学家杜拉克在《管理的使命、实务、责任》中曾写明：“一个人不论职位有多高，如果总是强调自己的职权，那么他永远只能是别人的部属。”反言之，一个重视贡献的人，一个注意对成果负责的人，尽管他位卑职小，还是可以位列于‘高阶层’，因为他以整体的绩效为己任。

（五）责任意识。“责任”是一个很厚重的概念，是检验一个人做人是否合格的重要标准和尺度。近代学者梁启超说：“人生于天地间，各有责任。一家之人各个放弃责任，则家必落；一国之人各个放弃责任，则国必亡。”可见“责任”对做人的重要性。具备责任意识，至少要做到尽职尽责。组织行为学上有个名词叫做“角色期待”，不论扮演哪一种角色，人们都会对这个角色有一个相应的期望值。能否达到期望值取决于对所扮演的角色是否有足够的责任。角色永远与责任联系在一起，对角色的认同也就是对责任的认同。

高校文秘人员所承担的责任是繁重的，需要将高校内纷繁复杂的事物及时办妥。做好上传下达的工作，在节假日期间坚守岗位，收发重要文件，为学校的稳定、安全保障贡献力量。

二、高校文秘人员应具备的专业技能

（一）办公管理系统的熟练运用。信息化建设已成为我国各级政府机构、各类企事业单位发展的关键抓手和重要任务。数字化校园建设，尤其是办公自动化（以下简称OA）的实施为高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。随着OA系统的普及与发展，文秘人员的办公效率得到显著提高。作为文秘工作者，应加强对自动化办公软件的学习与使用，网上流转、承办并将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档，摒弃原来手工流转、承办并整理、拟写卷标题、敲页码、装订、组卷移交归档的方式。极大减少对纸张的浪费，优化对具体事务的督查督办，发挥无纸化办公的优势，以及通过OA系统安排会议。|

（二）写作能力的提升。在大数据时代的影响下，信息的收集方式已变得多元化。一个好的秘书仅仅善于领会领导的意图还不够，没有充足的材料是很难写成好文章的，材料是秘书的写作之本，因此要培养秘书收集材料的能力。收集材料是一项艰苦的工作，既需要熟悉机关或单位的业务，又需要熟悉相关部门的业务；既需要掌握一定的科学知识，又需要有一定的分析能力。文秘工作者所撰写的各类文书应富有时代特点，具有丰富的信息量，所列举的事例可通过庞大的网络体系，不断推陈出新。

总之，在教育改革下的高校文秘人员应随时加强自我学习，不断提升自我修养与素质，提高自身能力，增强改革意识，创新意识与服务意识。适应改革发展的新常态，高标准，履职履责，为领导和全校师生做好基层服务工作。

【参考文献】

[1]钱焕奇.教师职业道德.华东师范大学出版社.2011：15

[2]蔡超，杨锋.现代秘书实务概述. 暨南大学出版社.2006：21

[3]程东峰.角色论――责任伦理的逻辑起点.皖西学院学报.2007， 23（4）：1-7.

文秘工作职责篇8

一、行政秘书工作内容

了解行政秘书的岗位职责，是做好行政秘书工作的第一步。二级学院行政秘书工作内容主要概括为以下四个方面。

（一）日常工作。日常工作包括教职工考勤，学院报刊杂志的征订及各类印刷品、信件、文件的收发和管理，学院办公用品的采购和保管，学院综合性会议的安排，上级机关和兄弟单位的来访接待。

（二）文书工作。文书工作是高校行政秘书的一项必不可少的工作，主要包括工作计划、工作总结、行政规章制度的起草，请示报告的拟定、审核、校对，会议记录及会议纪要的整理，文件的起草、印发等。

（三）档案管理工作。负责收集整理有关文件材料，整理和保存学院工作计划、工作总结、工作会议记录、规章制度等，负责保管学院获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案，负责学院教职工档案资料的登记和保管。

（四）资产管理工作。负责学院办公设备、办公家具等固定资产的采购申请、账物管理和清查，负责学院各类设备资产的入库、报废、报损及日常维护工作。

二、行政秘书角色定位

良好的角色认知是做好行政秘书工作的关键。高校院系行政秘书处理的是学院的综合性事务，基于二级学院行政秘书工作的复杂性与多样性，可将行政秘书的角色定位归纳为以下两点：

（一）从属性与辅助性。行政秘书处于行政管理层的从属地位，是领导的助手和参谋，需要按照领导的指示来处理问题，不能超出自己的职责范围擅自做主。在工作过程中行政秘书更多情况下发挥实施和辅助的作用。二级学院行政秘书在工作中既需要从事行政管理也需要深入教学科研，熟悉各个工作环节，善于发现新方法，提出创新性的意见和方案，为院系领导决策提供中肯的意见和方案。

（二）服务性与管理性。行政秘书工作的宗旨就是服务，即为学院领导服务，为学校职能部门服务，为学院师生服务，为学院开展教学、科研、对外交流等各项工作服务。高校二级学院行政秘书除了要为领导当好助手之外，还要在工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，贯彻 “服务第一”的理念，树立服务意识，提高服务效率及服务质量。行政秘书在院系行政管理中代表管理层行使职权，在管理层与教师之间沟通协调，面对细致而繁杂的工作，要充分发挥高效的统筹能力与管理能力，把握好服务与管理的统一。

三、行政秘书综合能力培养

综合能力是以高水平、高质量完成各项工作的保证。高校行政秘书应以积极的心态提升自我职业综合能力，以便在工作中灵活、机动、高效。

（一）加强执行能力。高校院系行政事务的处理，不在于决策而在于执行，而执行的关键则体现在行政秘书的执行力上。执行能力首先要以良好的工作作风和端正的工作态度为根本，需要在工作中培养积极主动，细致高效，有责任感的工作精神。细节决定成败，行政秘书的工作本身具有琐碎繁杂的特点，而其中有些工作往往具有重要性，如果不细心很容易造成不良后果。对待每一项工作都应当具有高度的责任感和紧迫感，要强化效率意识，落实工作责任。

（二）增强统筹管理能力。统筹管理能力是指管理者面临众多问题和复杂情况时，将问题分出轻重缓急，合理排序制订计划，最终做到统筹安排。合理部署常规性工作是提升统筹管理能力的基础。高校二级学院行政秘书的常规性工作主要围绕学校工作开展，包括很多经常出现、反复进行的工作，如办文、办会、接访等。此外，也包括周期性的工作，如年初计划、年终总结、重大节日的活动安排等，在处理这些工作时需要有预见、有计划，方可使工作一环套一环地进行。明确工作的重要性排序是提升统筹管理能力的关键。作为有效的行政管理工作者，首先要关注于最重要而紧要的事，切忌不分主次、机械地处理工作。

（三）提高学习能力。学习能力是核心竞争力的基础，是促进行政秘书可持续发展的必要途径。学习能力是行政秘书职业发展的重要因素。良好的职业发展需要不断地学习，只有不断适应社会提出的新要求才能有更长远的职业发展。

二级学院行政秘书在工作应当学会利用多媒体技术，熟悉计算机基本操作，及时地从现代媒体接受新知识、新思想。实践出真知，二级学院行政秘书的工作是实践性很强，在日常工作中需要尝试新方法来增长见识，从实际工作中总结经验与教训。积极申请培训学习的机会，通过参加培训课程增强理论水平，提升行政秘书技能，提高业务素质和工作能力，以解决工作任务中遇到的难题。

四、结语