浅析会计核算中心的内部控制

摘要:会计核算中心是财务核算和成本控制的中心枢纽,它在进一步深化公共财政支出改革,规范财政事业单位支出行为,强化财政的调控能力,提高财政资金使用效益等方面发挥了很大的作用。但会计核算中心是公共财政支出改革中出现的新事物,其内部控制也没有现成的模式,是舞弊行为的多发地带,因此有必要建立好核算中心的内部控制制度。文章拟就会计核算中心的内部控制问题进行探讨。

关键词:会计核算中心;内部控制;措施

会计核算中心能够及时准确地为各部门提供综合财务信息,并能为各级政府领导做出正确决策提供依据;同时方便了纪检、审计等部门对各单位的经济责任审计。会计集中核算是新形势下的新事物,已有不少地区开始运作,但从全国范围看,还没有统一实行,当然也谈不上有统一的运行法则了。实行会计集中核算以来,由于纳入集中核算的行政事业单位数量多,资金量大,财务手续繁杂,会计核算中心的工作量很大,但同时由于内部控制制度不完善等原因,导致产生了管理漏洞,出现了贪污挪用单位资金、财务处理差错、各会计人员报销标准执行不一、单位会计信息泄露等问题,增加了会计职业的风险。因此进一步完善会计核算中心的内部控制制度尤为重要。

一、会计核算中心内部控制的现状分析

会计核算中心是融会计服务和管理监督为一体的新型会计管理模式,加强会计核算中心的内部控制,可以强化核算中心会计监督责任,有利于建立健全核算中心内部约束机制,规范岗位责任制度,降低内部人员滥用权利和失职、渎职、贪污挪用等侵占行为,便于接受公众和社会的监督。但是,通过几年来的实际工作,会计核算中心内部控制运行中也暴露出一些不够完善的地方。

(一)对会计核算中心内部控制的重要性认识不足

一些部门领导内控意识淡薄,缺乏对内部会计控制知识的基本了解,对建立健全会计核算中心内部会计控制的重要性认识不够,重事业发展、轻内部管理,将工作精力主要放在加强对报账单位的经费支出审核上,会计核算中心自身没有进行内部控制的需要和意义;有的则把内部控制看成仅是财务部门的事,认为财务方面反正有会计核算中心把关,内部控制不再那么重要了,从而致使内部控制制度很难得以执行。

(二)“重形式合规,轻内容合规”,监督存在盲区

会计核算中心的会计人员非常重视核算资料形式的合法性、合理性,如支出票据内容填列是否完整、批报手续是否完备、支出标准是否正确等,而对票据对应事项存在的真实性、经济活动过程的有效性与合规性等重要情况难以准确判断。在目前假发票比较盛行的情况下,单位报账时,核算中心往往只能就凭证的规范性进行审查,对于单位是否真正发生了此项业务却不得而知,从而很难真正履行监督职责,导致对报销业务审核把关不严。

(三)工作程序欠合理,内部牵制存在不足

会计核算中心审核人员既要受理报账工作,进行凭证审核,又要兼顾核算工作,进行记账、期末账务处理,编制财务报表等,工作繁琐,对于结算人员返回的凭证常常无暇进行复核。结算人员主要是针对备用金、银行存款进行审核和结算,不再兼顾其他,而事后的稽核工作由于人员缺乏,还要兼顾票据等其他工作,只能随机抽查凭证进行事后稽核,作为对审核人员与结算人员的考核依据。这样,部门之间缺乏互相监督、互相牵制,而事后稽核即使改正了错误,报表也已出具,造成会计信息传达不及时、不真实。

(四)报账会计素质参差不齐,不能很好地适应内部控制工作之需要

人是一切工作成败的关键因素,内部控制工作也同样,内控制度的制定和贯彻落实都离不开人,尤其需要有较高素质的专业人员。但现阶段,由于报账会计素质高低参差不齐,从而导致有的一些必要的财产实物账、备用金使用日记账等都没有建立;甚至也有极少数报账会计无视财经纪律,在弄虚作假上帮着出点子,造成会计信息失真,从而很难实施内部控制监督工作。

(五)计算机信息技术不够完善,信息共享性差

目前的会计核算软件,大多还停留在基础的会计核算上,缺少完善的财务统计、分析功能和远程报账查询系统,无法提供一种快捷、简便的交流方式使会计信息实现共享,从而无法及时、动态地掌握本部门全部的会计资料。

二、会计核算中心内部控制现状的成因分析

会计核算中心内部控制,作为一项制度、一项改革,它的作用必须针对一定的特定环境,在特定运作方式下,才能发挥它的特定作用。一个制度产生后,必然或多或少存在一定的问题或缺陷,只有找出问题或缺陷产生的原因,才能从源头扼制其发展,才能不断调整并完善它,这个制度才能逐步的走向成熟。分析认为导致会计核算中心内部控制运行不完善的原因主要有以下方面:

(一)会计核算中心内控意识薄弱

良好的内控意识是内控制度得以健全和实施的重要保证。然而,会计主体对会计责任存在模糊认识,使单位财务管理与会计核算脱节,从而使行政事业单位长期实行的“一支笔”制度流于形式,忽视了内控是一种在业务运行过程中环环相扣、监督制约的动态机制,导致内控制度很难执行。

(二)管理人员的观念落后和会计人员的素质低下

由于管理人员的观念落后,尤其是“一把手”的观念落后,以及部分会计人员的道德水准和业务能力低下,会计核算中的内控经常因过于僵化而不能有效地发挥其应有的效用,从而导致“软控制”硬性化,出现控制监督的盲区和重叠现象。按规定,单位财务人员应能够按照财经法律、法规和会计制度对本单位经济活动的真实性、合法性负审核和监督的责任,而相当一部分单位的财务经办人员不懂财务运作,有的连最起码的财务制度和会计科目都不懂,日常工作仅仅停留在报账上,致使核算中心处理账务困难,留下财务漏洞。

(三)报账单位内控制度执行不到位

由于各报账单位误认为“财权”上划到会计中心,于是就放松了内部控制制度的执行。一些行之有效的民主监督制度被取消,民主理财小组名存实亡;一些原存的内部审计机构也形同虚设或根本不设。过去行成的一套内部审计、落实举报、监督审查单位会计报表的内部控制制度,以“查”为主的监督防线均有所弱化。此外,会计核算中心虽然加强了财务监督,但核算中心一人监管多个部门的工作模式,造成了财务管理与会计核算分离,失去了实地实时监督的优势。对于许多原始收付凭证,核算中心只能在保证凭证的合法、合理、完整的前提下进行核算,而就其经济业务的真实性问题却很难进行监督,从而导致会计监督职能难以实现,造成内部控制弱化。

(四)缺乏完善的培训机制

会计核算中心的业务比较复杂,中心人员需要熟悉各项财务制度,吃透各项会计政策和文件精神,并能够灵活运用,及时为管理者提供有用的信息,使之做出正确的判断与决策。要提高会计核算中心人员的业务水平,关键是要建立一套完善的培训机制,定期学习、强化训练、严格考核。而这一切正是目前核算中心所缺乏的。

(五)会计核算财务软件功能不完善

实行会计集中核算制度后,各核算中心基本上都实现了会计电算化,但计算机会计核算软件提供的会计核算功能,并没有涵盖所有实用功能,很难及时实现信息共享等,而且计算机会计信息系统缺乏具有针对性的安全制度和措施,为犯罪分子通过修改程序,篡改、破坏数据等手段贪污挪用单位资金等提供了可乘之机。

三、加强会计核算中心内部控制的措施

实行会计核算就是为了加强财政资金收支的管理和监督力度,规范财务管理和会计行为,提高财政资金使用效率,为构筑公共财政框架,实现国库集中支付制度奠定基础。但是,在会计核算过程中,也存在诸如以上问题等,对此,我们要实事求是,客观分析、认真对待、加以解决,以更好地推动财政国库管理制度的顺利进行,更好地使财政为构建和谐社会服务。具体措施如下:

(一)提高会计核算中心人员的内控意识

应通过宣传教育,使所有人员认识到会计核算中心内部控制制度是核算中心生存发展的必要机制;内部控制制度是为整个单位设计的系统,是针对在核算中心环境下的所有人,任何个人都不得拥有超越内部控制制度规范的权力。只有充分认识到内控的重要性,才能保证内控的顺利执行。

(二)完善会计核算中心的控制环境

会计核算中心对各核算单位的控制活动都存在于一定的控制环境之中。控制环境是一种氛围,控制环境的好坏直接影响到会计核算中心内部控制制度的贯彻执行,以及管理目标与整体战略目标的实现。

(三)建立健全凭证复核制度

复核的内容应包括记账凭证中摘要的符合性、会计科目的适用性、金额的正确性、经费开支渠道的合法性的审核等。会计信息化的实施减少了数据的重复输入和重复处理,但也因此缺少了手工会计处理方式下环环相扣、多重复核的处理程序,使会计账务处理出现差错的可能性增加。通过审核人员对记账凭证的审核,可以减少会计处理差错,以免使会计业务审核流于形式,确保账务处理的准确性和由此生成的会计资料的真实性,从而做到形式和内容均合规。

(四)实行定期轮岗制度和回避制度

为防止会计核算中心会计人员被腐蚀,应实行必要的轮岗制度。实行定期轮岗,有利于每位会计人员熟悉不同单位的财务管理情况,提高会计人员的业务能力,防止出现人员变动而导致业务无人接手的情况发生;同时通过定期轮岗可以促进控制环境建立和完善,以达到所需要的内部控制水平。此外在会计核算中心会计与核算单位存在利害关系时,必须实行回避制度,实行回避制度,有利于保持会计人员的独立性和财务监督职能的有效实施。

(五)完善会计核算中心人员的培训机制,提高队伍素质

以人为本,完善中心的培训机制,要达到内部控制的最佳效果,必须提高中心人员的业务素质、道德水平和法规意识。因此,要建立规范、严格的培训机制,通过培训,让中心会计人员了解和熟悉预算单位具体情况,以便为预算单位提供满意的服务,同时要强化中心人员依法办事意识,促使他们更新知识、提高素质。可以采取外派培训和内部培训相结合的方式,但关键是内部培训,并结合业务讨论、考试等方式,把培训工作落到实处,并能有效提高中心人员工作积极性。

(六)完善会计核算财务软件,建立远程报账系统和远程查账系统

会计核算中心要建立一个高效的运行机制,必须立足于电算化和网络化,用现代信息技术手段来处理日常工作。会计核算中心采用电算化的核算方式,应明确岗位职责和操作权限,使各管理人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,并用密码加以控制,防止非法操作和越权操作,以保证会计电算化系统能够正常顺利地工作。此外通过建立远程报账系统和远程查账系统,会计核算中心可以实现会计信息共享,从而能及时、动态地掌握本部门全部的会计资料。

四、结论

实践证明,实行建立会计核算中心内部控制,是对会计单位管理进行的一次重大改革,它成功地实现了对资金的集中核算,集中管理,全面监督。特别是在当前预算管理较为薄弱、监督机制不健全,而且在短期内难以改观的情况下,依靠会计管理体制改革加强财务收支管理和会计核算中心内部控制,是符合我国国情,也容易为人们所接受。但也应看到,会计核算中心作为上级机关行使管理和监督职能的有效手段,作为当前社会的新生事物,并非是完美无缺的,还需要在实践中不断总结和完善。

参考文献:

1、奚国新,高昕锋.会计核算中心的内部控制[J].南通财会,2003(10).

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(作者单位:福建省泉州市永春县会计核算中心)