物资管理信息化问题探讨

摘要：随着信息化技术的快速发展，现代信息技术已开始在各行各业中广泛应用。将信息化技术应用在企业物资管理工作中，进一步规范物资管理流程，实现企业物资计划、物资采购、收发物资、验收及保管、存储等过程中的数据共享，实时掌握企业物资的库存、采购及执行情况，加快信息的流通，使物资管理工作更为透明和高效。

关键词：企业；物资管理；信息化技术；物资管理信息化；方法

在当前日益激烈的市场经济环境下，物资作为企业开展生产经营活动的重要保障，也是提升企业竞争力的关键所在。企业物资计划、采购、保管、发放、核算、数据收集、处理、存档及分析等多项工作都属于物资管理的内容，工作十分繁琐，因此急需加快企业物资管理的信息化水平，构建出物资管理信息系统来进一步规范企业物资管理的流程，提高物资管理的公开性和透明性，实现供方资源共享，确保采购到高质量的物资，降低物资采购的成本。利用物资管理系统中各管理模式，为企业物资采购、成本控制、使用及核算提供重要依据。

1物资管理信息化的重要性分析

近年来，我国企业物资管理信息化水平取得了较快的发展，管理效益和经济效益显著提高。1.1数据、信息的及时性和完整性物资管理信息化的实施，利用物资管理信息化系统来对物资采购、入库、出库及物资消耗等全过程进行管理，在管理过程中任何一个环节存在失误都能够从系统中反映出来。同时各项物资管理业务的相关信息和数据的实时储存，也为各级管理人员查阅和审查带来了更多的便利。1.2工作更为简便信息技术在物资管理中的应用极大的减轻了物资管理人员的工作强度，提高了物资管理的工作效率。相较于传统的手工记账、出入库手工记录及纸质报表来讲，利用信息技术对物资进行管理使工作更加便捷。1.3物资管理信息的准确性利用现代化的信息技术对物资进行管理，对管理效率来说是一个大的提升，而且物资管理信息的准确性更高。相较于传统手工模式下管理人员极易出现失误，利用信息技术，只需要将基础信息和数据录入到计算机中，系统就会自动生成相关数据，信息的准确性得到了有效的保障。1.4管理水平得以提高企业利用信息化技术来对物资进行管理，通过物资管理系统，不仅能做到物资信息和数据的实时查询，还能够对每一项物资的具体情况进行及时的了解和掌握，从而有效的提高了企业物资管理的水平。

2提高物资管理信息化的方法

2.1充分的利用网络工具

主要是借助于计算机和网络通信，将需要采购的物资信息进行初步整理，包括物资的规格型号、市场的询价，供应商的信息等内容汇总后提供给决策者进行参考，利用计算机和网络通信对企业物资信息和数据进行传送和存储。相较于物资管理信息系统来讲，这种物资管理信息化水平相对原始、技术水平低。

2.2建立完善的企业物资管理信息系统

对于物资管理的信息化，企业可以通过自身的实际情况来加快相关软件的开发，建立物资管理信息系统，提高企业对物资的日常管理水平。物资管理信息系统，主要管理物资的采购、验收入库、领取发放、库存等工作，及时、高效的完成物资日常业务的重审工作，能够全面对物资的采购、领用及损耗等情况进行反映。物资管理信息系统还需要具备良好的查询和报表功能，提供出及时、准确的信息，为企业决策提供科学的数据，从而更好的提高企业物资管理的水平。在企业物资管理信息系统中，其主要由以下几个模块组成：1）计划管理模块。采购的物资要编制详尽的计划，计划要有准确的名称、明确的数量、详细的规格和严格的技术要求，为科学、高效制定采购计划提供有力保障，严格按要求验收、入库。对于年度、月度等定期生产计划，可以由本系统按程序生成采购计划，进行相关的审批和备案；采购人员、管理人员分别完成物资的采购、验收入库、领取发放等工作。各生产单位、部门不定期的临时性采购计划则可根据实际需要将物资的名称、数量、规格等编制采购计划，并在系统中执行相关审批和备案。2）供应商管理模块。建立合格供应商信息库，实行准入管理制度，形成良好的生产、运营、建设发展的供应商体系，保证供需关系良好、稳定发展。对合格供应商按区域化、类别化进行统一管理，定期组织考评打分，整理记录，收集最新的供应商信息，完善供应商信息档案，及时更新供应商的供应能力、信誉度等基础数据。3）合同管理模块。对企业的一般采购、单一来源采购、竞争性谈判采购、招标采购进行相关的合同管理，整理记录采购合同的签署过程、履行过程中的所有相关信息：采购价格的市场询价、合格供应商的统计、竞价书/招标书的审定会签、竞价/评标记录、采购合同的会签、采购合同的审批、采购合同的履约评审情况等相关信息。4）仓库管理模块。对物资的入库、出库、库存情况进行信息化动态管理。对入库物资应根据质量特性，制定科学的存储、保管和保养措施，防止质量下降或报废。对出库的物资，及时办理领取、发放手续，采用系统自动生成的方式，对出、入库的单据生成打印；对每项入库、出库物资的信息实时储存、更新。供管理人员查询入库、出库及库存的相关情况。运用科学的统计分析方法和现代化手段，定期分析库存状况，控制计划，调剂余缺，减少闲置物资避免积压，优化物资库存。制定合理的库存储备定额，充分利用自有及社会库存资源，通过代储代购等方式，降低库存定额，提高资金使用率。5）物资消耗、报表模块。根据出库领料（出库单）信息，每月系统会自动生成物资的消耗情况报表及其他相关报表，定期分析物资消耗情况。6）定额模块。在定额模块中，设定物资理论耗用数量（耗用定额）项，该项里面的数据，由生产部门根据当月的实际生产数量确定。企业管理人员可根据理论数量（定额数量）和实际数量的对比，进行精细化管理，深入挖潜增效、堵塞漏洞。7）账务管理模块。根据物资的入库验收（验收单）和出库领料（出库单）信息，计算机在管理系统（平台）中自动生成物资明细帐的入库、出库的记帐工作。同时根据自动生成的物资月报消耗，计算机自动对物资分类账、总账的借贷进行记帐工作。减少管理人员的工作量。

3结论

在当前的知识经济时代，信息化管理已成为各行各业发展的必然趋势，物资作为企业生存和发展的重要保障，迫切需要企业利用物资管理信息化系统来提高企业物资管理的信息化水平，为企业的健康、可持续发展奠定良好基础。

参考文献

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[2]王素云，李阳.强化物资管理信息化提高物资管理水平[J].铁路采购与物流，2013（11）：25.

[3]宋云刚，赵品旺，彬.物资管理信息化建设的现状与发展趋势[J].中国市场，2014（10）：12.

作者：刘亚超 单位：哈尔滨供水集团有限责任公司