档案管理工作存在问题与对策

[摘 要]档案管理是一个企事业单位不可或缺的部分，是提高单位工作效率和质量的前提条件。随着信息时代的到来，传统档案管理模式受到巨大的冲击，同时也是档案管理改革创新的机遇。在档案信息化取得一定的成就之时，还存在若干问题需要解决。

[关键词]档案管理;存在的问题;解决办法

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0326-01

引言

随着我国经济的快速发展，很多事业单位对档案管理工作开始重视，以建立电子档案库、综合档案室等现代档案管理方式取代了传统的档案作业模式，充分调动档案管理资源信息化，资源共享等手段，提高了档案管理工作质量及效率。但仍然存在若干问题，需要我们去完善。

1、目前档案管理工作中存在的题

1.1 档案工作的长期不受重视形成非良性循环。

有的领导干部认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。久而久之，造成了恶性循环，档案部门也就愈加不受重视。有些部门对档案工作关心不够，涉及档案工作的场所、经费、人员等问题没有保障，档案工作自然就做不好。在一些企事业单位，由于片面追求经济效益，档案管理工作就成了可有可无的一项工作。这些问题的存在，是导致相关部门和单位档案工作处于劣势最根本的原因。

1.2 基础设施差，档案保管存在着严重的短期行为。

从目前现状看，一些部门没有专用的档案库房，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理。保管条件差，也影响档案的保存质量，造成部分档案失去利用价值。有些部门收集红头文件、上级文件，造成室藏档案贫乏、材料不齐全，影响档案的长远利用。

1.3 档案内容有着严重的滞后性和局限性。

很多单位的档案内容资料陈旧，管理人员很少主动去更新档案内容，使得档案如同摆设，资料也基本上只是简简单单的基本信息，多数只是原始的资料和数据的机械拼凑罗列，没有或很少有外部信息的添加。还有些管理人员在工作中抱着得过且过的心态，在工作中从不主动去发现并解决问题，只有到必要时才去把需要更新的内容添加进档案中，甚至几年不去更新档案，或者只把档案变成一个时间流水账。这些使得档案内容更新带有严重的滞后性和局限性，无法真实有效地反映出档案所有人的信息。

1.4 组织不健全，制度不严，管理不善，档案工作缺乏有效机制。

不少单位虽然建立了档案室，但档案工作流于形式，管理不规范，职责不明确，任务不落实，人员不到位。有的单位虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难等现象比较突出。极少单位虽建立了档案管理领导小组，但执法力度不够，尚未开展有效、正常的档案管理工作。

1.5 缺乏专职档案管理人员。

由于体制的问题，某些部门没有档案专职人员，大部分是办公室人员兼职。因此，对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有足够多的时间去整理和管理大量的档案资料，有时也只是应付了事。不是专职的档案人员，就会缺少专业档案管理知识，自然也就得不到部门的足够重视，档案管理也就无法形成规范化管理。

2、 做好档案管理工作对策

2.1 更新观念，增强档案管理现代化意识。

要进一步解放思想，转变观念，不断强化档案管理现代化意识，探索有效的档案工作理论与方法，使之与为当代中国经济、政治、文化建设服务相适应，建立和完善档案管理现代化体系。要坚持一切从我国的基本国情出发，从本部门的实际出发，制订档案工作方案、目标与政策，创造性地开展档案的合理利用，为档案管理工作注入新的生机与活力。试论档案管理存在的问题及解决办法。？

2.2 利用现代化技术手段，加强档案管理工作。

随着社会信息化的发展和各项工作的深入，各类档案数量逐步增加，依靠人工手段进行管理已远远不能适应发展的需要。所以，采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机的逐渐普及，为实现档案管理现代化带来了一片光明的前景。要加强档案管理自动化建设，引进和使用现代化技术与设备，以促进档案管理工作的发展。使用计算机系统管理，可对档案资料进行规范存档，随时提取准确的数据信息，实现档案数字化的新型管理。

2.3 明确档案内容汇编及更新的标准规范。

通过制定明确的档案内容汇编及更新的标准规范，可以使档案管理人员在档案内容的汇编与更新中有章可循，知道自己应该将哪些内容汇编入档案，应该着重记录哪些内容，用什么样的语言既简明扼要又能把事实准确无误的进行充分的记录;应该在什么时候更新档案，哪些内容需要被更新记录到档案中，以多少的篇幅去记录这些内容为宜等。通过制定一个明确的规范，才能使得工作人员对档案内容的汇编及更新工作有的放矢，知道自己应该做什么，如何去做，既不会无从下手又不会盲目，从而将档案内容方面的工作按时保质保量的做好。

2.4 合理利用档案，发挥其潜在价值。

档案的内容包括整个部门的整体规划、进程以及各项活动，是信息资源的汇集地，是一个部门的固定资产。对机关行政部门而言，具有较高的数据信息价值;对企事业单位而言，具有较高的技术经济价值。只有重视档案的利用工作，才会拓展出新的发展空间，才能为社会创造经济效益和社会效益，实现其真正的价值。

2.5 加强新型专职人才培养，打造档案管理人才队伍。

要重视对人才的投入、关心和支持，要努力营造一个尊才重教的良好氛围。档案工作人员要有一定的政治理论水平和开拓进取的拼搏精神，更要熟知档案管理法规和基本的业务知识，还要熟练掌握计算机等现代化管理知识，以适应社会信息化发展进程。要根据工作需要，有计划地举办各种类型的档案业务培训班，讲解档案管理业务知识，提高档案人员的业务素质，推动档案管理向规范化、制度化发展。

2.6 树立和宣传档案管理典型，提高社会档案意识。

各单位要对档案管理优秀部门予以表彰，并作为典型，加大宣传力度。平时，注意重点打造文明建档、档案管理方法先进、档案意识强的科室，以点带面，使其成为各科室的带头力量，带动整个单位的档案管理工作。此外，还应该清楚地认识到，仅有少数单位重视档案管理工作，毕竟力量有限，力度不够;只有提高全民重视档案管理的意识，才会使档案管理更上新台阶。因此，我们要站在促进国家档案事业和提高公民文明水平的新高度，加大档案宣传工作的力度，不断增强全社会的档案意识，推动档案事业健康、稳定、可持续发展。

2.7 严格规范档案管理日常工作。

单位可通过制定明确的规章制度，确定档案工作人员的分工，职责及权限，使得档案工作人员的日常工作的进行有条不紊。实行责任到人制度，促使工作人员之间相互敦促相互监督，让消极懈怠不负责任的行为无处遁形。在制定一套明确合理的考核评估及奖励处罚规定，以引导促进档案日常管理工作规范高效，并紧跟时代的步伐，走向现代化的进程。

3.结束语

总之，在新的时代背景下，档案管理部门应当客观的认识到档案管理工作中所存在的问题，从而紧跟时代的发展潮流，积极探索解决档案管理工作中存在问题的策略，不断建立健全档案管理制度，为档案管理工作的开展配备相应的现代化设备，并加强档案管理人才队伍建设，进而促使档案管理的规范化发展，提升档案管理水平，提高档案管理人员的综合素质，最终实现档案管理工作的有序开展。

参考文献：

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