关于加强医院办公室档案管理的措施研究

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）04-000-01

摘 要 医院的优秀成果都是记载在医院档案中的。可以说，从医院档案中，可以看到医院的整个发展历程。科学管理医院档案，能够为医院发展提供充足的资料参考，有利于医院发展方向的科学制定，更好的推动医院建设。

关键词 医院档案 管理 问题 措施

在医院的不断建设和发展中，很多如管理制度、科研成果、财会活动等信息都是记录在医院档案中的通过实施科学有效的医疗档案管理，能够为医疗科研提供必要的资料，为医院提供充足的资料参考，有助于医院制定科学的发展方向，对医院的进一步发展发挥着不可忽视的积极作用。

一、关于档案管理的问题分析

（一）工作认识度不足

档案作为医院发展中的重要信息资源，加强档案管理显得尤为重要。但从现阶段的档案管理工作来看，存在着工作认识度不足的问题。工作人员并不清楚档案管理的重要作用，也没有接受过专业的档案管理培训，工作中既不了解具体的管理程序，也没有对档案进行归类管理，日常的管理工作仅仅局限在资料收集上，更有工作人员身兼数职的现象，不能专注于档案管理工作，结果导致档案资料不完整，查找不方便。

（二）工作信息化程度较低

现阶段，在大多数的医院中，档案的录入一般通过计算机实现，这一过程中也存在着不少问题。鉴于工作人员并没有参与档案管理软件的设计，只依靠设计者自己并不能全面考虑到软件的实际功能需求，无法保证软件的实用性，导致软件的使用出现了信息输入困难的问题，电子档案信息由此就无法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就现阶段的档案管理检索来看，医学信息检索程序繁复，不能以一种简易的方式查找信息，系统先进性不足。

（三）工作效率有待提升

从现阶段的档案收集以及归档的这一工作来看，还欠缺高效率及新管理手段的有效应用，与医院的发展不相符合。同时，档案管理工作需要对已有的资料进行汇编，以此更好的作为研究参考。但是在实际的工作中，绝大部分的专题资料都没有通过外界获取，仅限于医院内部收集，是不能有效反映社会发展变化的。除此之外，工作人员也不重视日常工作中的资料积累，不具备超前服务意识，一般都是在急需资料的时候才开始进行编制。

二、关于强化档案管理的措施

（一）实施规范化的档案管理

档案管理工作的强化，必须要对现阶段的档案管理制度加以有效完善，主要做到三个方面：一是提高认识，鉴于现阶段档案管理认识度不足的问题，医院有必要通过培训、讲座等形式宣传档案管理的重要性，从思想上加深工作人员对档案管理的印象，从而为档案管理的实施奠定良好的基础。二是实现规范化的日常管理工作，对档案管理工作中的信息收集、资料整理、归档等各个环节的执行制度加以完善，规范档案管理的日常工作行为，使整体的管理工作向制度化发展。三是实施工作绩效制度，将档案管理科学纳入到科室管理责任制中，实施绩效考核并通过一定的奖惩手段，使工作人员明确工作责任，促进档案管理工作的落实。

（二）强化档案管理工作队伍

档案管理，只有在领导层面首先加强重视，才能为档案管理的有效落实创造必要条件。为此，必须将档案管理纳入医院管理决策中，在全医院范围内加强对档案管理重要性的宣传，不仅要让工作人员明确工作职责，也要加深医院干部职工的认识，以便提供必要的工作支持，使档案管理能够与医院业务得到同步的发展。同时，还应该鼓励工作人员积极进修学习，参加专业再教育，以此提升业务素质和知识素养，从而更好的开展档案管理工作，提升工作效率。

（三）引入现代化管理手段

引入现代化管理手段需要做到两个方面：一是引入现代化的档案管理设备。为了更好的保护档案资料，加强档案库房建设是十分必要的。通过引入除湿防潮、空调等设备，能够为档案的管理创造良好的条件。二是加强档案管理信息化程度。随着科学技术的发展，越来越多的信息资料管理都实现了信息化。为了提升档案管理效率，实现快速、便捷的档案检索、整理，现代化的档案管理软件应用是必不可少的。因此，应该在工作人员中普及这种信息化的管理手段，避免过多的人工查阅，以此提升工作效率。同时，针对当前软件使用中存在的问题，应该加强与设计者的沟通，完成对软件的改进，使其更好的实现档案管理功能。

三、结语

在医院发展中，不论是从事学术研究，还是进行人事行政安排，或者是下发科研经费，都需要用到医院档案作为有效参考。档案作为医院发展的重要信息资源，对于科学化决策起着积极的作用，因此，实施规范化的档案管理显得尤为重要。为此，必须尽快解决现阶段档案管理工作中存在的种种问题，加强工作认识，加强人员队伍建设，引入现代化的管理手段，以使档案管理得到不断强化。

参考文献：

[1] 黄睿一.医院办公室档案管理的特点及其应用研究[J].办公室业务，2013.21：161-162.

[2]袁春艳，谢大琼.关于加强医院病历档案管理的几点思考[J].兰台世界，2011.02：101-102.

[3]郑丽萍，张永吉.关于加强医院档案管理的几点思考[J].品牌（下半月），2012.04：54.