建立新型农村合作医疗业务档案

建立新型农村合作医疗制度，是党和国家为解决广大农民看病贵、看病难和因病致贫、因病返贫问题，提高农民健康水平所采取的一项重大举措。从全国范围看，这项工作正处在试点和初创阶段。由于党和国家的高度重视以及地方各级政府的大力推动，这项工作有了很大的发展，使越来越多的农民得到了实惠。新型农村合作医疗业务档案是这项制度得已建立和高效运转的重要基础性文件材料，正在日益发挥着不可替代的重要作用。

一、建立新型农村合作医疗业务档案必须明确的几个业务问题

1．必须明确新型农村合作医疗业务档案的地位问题。从目前情况看，在推进新型农村合作医疗业务过程中主要产生四类档案，既行政组织推进方面的文书档案、业务管理方面的业务档案、治疗方面的医疗档案和待遇兑现方面的会计档案。从业务档案在合作医疗运转中所处的节点和发挥的作用看，特别是由于业务档案对确定治疗过程是否合理、待遇兑现是否符合政策规定起着重要的依据作用，所以在这四类档案中处于核心地位。我们必须从这种客观情况出发，将新型农村合作医疗业务档案摆到恰当的位置，使新型农村合作医疗制度建立和运转过程中产生的各类档案相互衔接，各自承担相应的职能，共同发挥应有的作用。

2.必须明确新型农村合作医疗业务档案的构成问题。从目前一些新型农村合作医疗试点县（市）的实际情况看，新型农村合作医疗业务档案主要包括反映基础性和管理性二大方面信息的文件材料。基础性信息材料主要包括参保农民基本情况登记表、户口簿和身份证复印件等。管理性信息材料主要包括参保人员每次住院治疗时产生的医疗证和身份证复印件、住院审核单、住院期间的处方、病志复印件、出院证明等。上述材料是参保人员按医保政策和有关规定进行治疗的真实记录，是对参保人员进行业务管理的基本依据，也是兑现合作医疗待遇的权威依据。

3．必须明确新型农村合作医疗业务档案的分类问题。根据新型农村合作医疗分级负责、按行政区域组织实施的特点，其分类应采用地域――地域――家庭三级分类法，既以一个县（市）的全部新型农村合作医疗业务档案为整体，首先按乡镇加以分类，然后在每个乡镇内按行政村分类，在每个村内按农民家庭进行分类。这种分类法符合目前我国新型农村合作医疗以县（市）为单位统筹、实行县（市）乡（镇）村三级负责运转体制、以家庭为基本参保单元的实际情况，有利于实现新型农村合作医疗业务档案的系统化，便于检索利用。

4．必须明确新型农村合作医疗业务档案的保管期限问题。在新型农村合作医疗业务档案构成中，不同的材料具有不同的保存利用价值，其保管期限亦不相同。根据业务档案构成材料中不同材料的保存利用价值，可将新型农村合作医疗业务档案保管期限划分为两种，即长期和短期，长期为50-90年，短期为1-15年。不同材料的保管期限可划分为：参保农民基本情况登记表、住院审核单、病志复印件等为长期，其中家庭成员最低年龄在40岁以上的家庭为50年，最高年龄40岁以下的为90年；每次住院时产生的医疗证和身份证复印件、处方、出院证明等为短期，其中医疗证和身份证复印件、出院证明为15年，处方为1至3年。

二、建立新型农村合作医疗业务档案必须抓住的几个关键环节

由于新型农村合作医疗制度涉及面广，参保人数众多，使得新型农村合作医疗业务档案数量大，如不抓住几个关键环节，必然影响其建立和有效查考利用，直接制约新型农村合作医疗制度的建立和巩固。从当前情况看，我们在建立新型农村合作医疗业务档案过程中必须抓住五个关键环节。

1．必须抓住组织领导环节。新型农村合作医疗管理机构要把业务档案的建立，作为建立新型农村合作医疗制度必不可少的组成部分，纳入重要议事日程，将建立业务档案工作同建立新型农村合作医疗制度共同谋化、共同部署、共同实施、共同总结验收。要安排相应的管理人员、制定必要的规章制度、安排符合要求的档案库房、配备必要的管理设施，为建立和管理业务档案创造必要的条件。

2．必须抓住收集整理环节。加强收集，确保新型农村合作医疗业务档案齐全完整，同时科学地进行分类整理，实现业务档案的系统化，是建立和管理使用新型农村合作医疗业务档案的重要基础。要把收集新型农村合作医疗业务档案的责任分解落实到档案管理人员和具体业务承办人员，确保新型农村合作医疗业务档案构成中的各类文件材料齐全完整地得到收集。必须重视业务档案的分类工作，按照前面所述分类法，系统地加以分类、排列，使其系统化，便于日后查考利用。

3．必须抓住编制检索工具环节。由于每个县（市）参保农民数量一般都比较多，少者几万，多则数十万人，编制科学的检索工具，对日后查考至关重要。我们要在编制基本的分类目录的基础上，按姓氏笔划或姓氏拼音排列法编制检索工具，为查考利用提供便捷的检索工具。

4．必须抓住管理自动化环节。要加强对新型农村合作医疗业务档案管理软件的研究开发，尽快实现业务档案管理的自动化。现实客观的技术和物质条件，已经完全提供了这种可能；而管理对象，特别是管理材料数量的众多，对自动化提出了十分迫切的要求。

5．必须抓住鉴定销毁环节。由于新型农村合作医疗业务档案具有量大和保管期限不同的特点，特别是处方等材料保管期限短，量又很大，如不及时鉴定销毁，势必占用很大的保管空间，增加管理负担和成本。因此，必须加强新型农村合作医疗业务档案的鉴定销毁工作，定期对业务档案进行鉴定，及时将其中失去保存利用价值的加以销毁。

（作者单位：吉林省延吉市新型农村合作医疗、社区卫生服务办公室133000）