优化信息化档案管理措施

1信息化档案管理的意义

信息化档案管理是在国家档案行政管理部门的统一规划下，依照相关职能部门制定的档案规范和法规，在档案管理工作中加入现代化技术手段，创建档案信息管理系统，对档案信息资源进行处置、管理，实现档案信息数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，为社会提供优质服务的过程。其规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。牡丹江广播学院旧式的档案管理工作复杂多样，局限性强，流动性大，费时费力。信息化档案管理体系的介入将以往以实体保管为侧重点的管理模式，转换成为兼顾档案实体保管与数字网络化一体管理模式，面向在校师生乃至社会提供服务。信息化环境下的档案管理将档案工作人员从繁复的工作中解脱出来，提高工作效率的同时，也相应的提高了整个部门的技术水平和服务质量。

2信息化环境下档案管理对我校档案工作的影响

2.1提高档案管理工作人员的工作较率和服务质量

牡丹江大学继续教育学院的档案部门工作人员以往主要职能是目录打字和档案保管，从初期的档案信息收集、整理、编目、立卷、归档、保管和帮助服务对象查阅，均靠人力完成，工作量大，耗时长，过程中潜在安全隐患大。运用信息化档案管理后，档案工作人员首先收集档案信息，然后利用电子设备通过信息化档案管理系统建立电子档案，对其进行整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的、查询、借阅、销毁等处理流程，档案系统全过程对其进行控制和管理。大大地提升了在岗工作人员的工作较率和工作状态，提高服务质量。

2.2转化旧有的档案管理模式

旧有的档案信息主要载体是纸张。信息化环境下档案信息资源依托电子设备和媒介为载体，将初始档案信息转化为计算机可识别的二进制代码的形式进行呈现。由此，档案信息管理过程中的各个环节都发生了改变。新式信息化档案管理中信息数据只需录入一次，就可使用档案管理系统中的各功能模块，实现档案管理内部的信息数据各项运用。档案管理部门从以往对档案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服务职能转化。

2.3改变旧有的档案管理方式

传统的档案利用方式是档案管理工作人员先从成本的目录编号中找出所需的档案信息，在根据编号到档案信息存放处查找相应档案信息，办理查询、借阅等相关手续，利用面窄、单一。信息化档案管理的实施，拓宽了信息的利用方式，丰富了信息的传递多样性。我们首先建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集到最终的销毁等处理流程进行改革。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。

3优化信息化档案管理工作的应对措施

随着信息化档案管理在高校办学中使用率的逐渐上升，这种形式下相应的也对档案管理部门及工作人员提出了更高的要求，如何更好的发挥信息化档案管理作用，如何应对使用信息化档案管理系统时的突发问题等，都是我们今后要面临的挑战。

3.1加强档案管理人员职业道德修养，拓宽档案专业知识和业务技能

学院档案工作者是档案管理工作的核心要素。信息时代的档案工作者必须时刻以党和国家行业的方针政策为准则，具备一定的政治理论素养，传承前辈的无私奉献思想和精神，开拓创新。在做好日常档案管理工作的基础上，要紧跟科技时代的发展脚步，加强自主学习意识，增强对信息的敏感度，不断充实自身的专业知识储备。学院要定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会。

3.2加强信息化档案管理系统的安全管理，提升档案信息的安全性

信息化环境下的档案管理为我院档案管理工作实现了质的飞跃，相对而来的网络化信息安全问题也显露出来。学院档案部门必须牢固树立档案信息安全意识，加强对档案工作中各个环节的操作规范、安全防范。学院档案部门必须建立一套完整的岗位责任制和安全管理措施来加强管理。加强档案工作者对现代计算机技术、网络技术、信息安全理论与技术的培训，提升综合管理能力，应对工作中出现的意外事件，维护系统的安全和正常运行。

4.结束语

在当今全网式信息化环境下，档案工作正逐步向现代科技型管理转化。学院档案管理面对档案信息化带来的挑战，必须做到勇于创新，直面困难，敢于突破，提高档案工作人员专业知识储备。完善相应规章制度，加强档案体系管理，进一步推进学院档案信息化，充分开发利用档案信息资源，更好地为社会服务。

作者：王宪民 单位：牡丹江大学继续教育学院