浅谈国有企业大宗物资采购合同审计

摘要：大宗物资采购是企业生产经营中一项十分重要的活动，同时也是最容易出漏洞的环节，如果不严格加以控制管理。势必会给企业带来浪费。大宗物资采购合同作为物资采购活动的主要凭证，其签订是否合理合法，履行是否到位，对物资采购具有直接的影响，且在一定程度上会引起企业成本与资金的波动，从而影响到企业的经济效益。笔者就目前企业物资采购合同中的常见问题，以及如何开展合同审计作以下探讨。

关键词：大宗；物资采购；合同审计

一、企业物资采购合同中常见问题

大宗物资采购合同是一次性采购金额较大或购入与企业生产相关的专用材料、设备等为标的的支出性经济合同，大宗物资采购成本是企业成本费用重要的组成部分。由于为企业提品和服务的各类供货商越来越多，其层次素质参差不齐，再加上企业内部管理中存在的问题以及采购经办人员素质、职业道德等问题，使得物资采购合同由于签订、履行、结算等方面把关不严，而出现以下问题：

1.采购计划编制依据不充分，导致大宗物资存货积压过多。首先，由于国有企业长期受到计划经济体制的影响，“宁多勿少”的思想意识依然存在，这就会导致大宗物资采购不按照国有企业的实际需要来进行计划，其次，由于企业在生产经营过程中的产量变动比较频繁，而大宗物资的采购计划却跟不上生产的变动而随之调整，从而造成大宗物资库存过多的问题产生。

2.合同条款执行不严，违约责任未能有效追究。有些企业由于采购、仓储与验收、生产等部门工作脱节，导致合同履行不力，甚至出现对方单位未能完全履约或者在货未到全的情况下全额付款的现象，合同条款中违约责任的规定形同虚设，给企业造成较大的经济损失。

3.供货商单一，价格垄断。由于部分产品技术的特殊性，在实际采购过程中，大宗物资采购的供货商较少，无法具备招投标的条件，不利于采购物资的价格谈判。

4.拆分合同，躲避监管。企业物资采购的内部控制制度存在有章不循，从而导致大宗物资的采购在内部管理环节上出现漏洞。由于对二级单位的大宗物资采购权限一般都给予了限制，超过限额需报给上级单位审批。但一些二级单位以程序复杂或其他原因，将一次性采购的同种物资分成数个权限范围内合同进行签订，导致物资采购管理失控，不利于上级单位的监管。

二、大额物资采购合同审计问题成因分析

1.对大额物资采购合同审计重视不够。大额物资采购是最容易出现问题而又不被重视的环节，同时又是内部审计中最薄弱的“盲区”和难点。企业内审机构由于担负着企业所有与经营财务有关的工作审计，对具体的诸如物资采购合同、产品服务合同等经济合同审计，在整个审计工作中的重视程度不够，很多企业偏重于财务审计和基建审计，没有单独开展大额物资采购合同审计。

2.对大宗物资采购合同审计定位不准。绝大部分企业只是将大宗物资采购合同审计做为合同履行后付款前的一道资金把关程序，主要任务是审减资金的数额，而没有深入到整个合同的前前后后，使内部审计机构大多只是在大宗物资采购合同履行完毕后进行事后监督，只起到一般性的检查作用，没有起到预防和控制的作用。对经济合同实施事后审计，不仅发现问题难，而且处理问题难，挽回损失更难。

三、加强企业大宗物资采购合同审计的措施

针对大宗物资采购合同中出现的问题以及对其成因的分析，从以下五个方面探讨加强物资采购合同审计的对策。

1.前移合同审计重心。大额物资采购合同一经双方签字盖章，法律生效，任何人难以更改。审计人员对合同的审计，应当在合同产生法律效力前进行，要以签约前审查为主。由事后审计向事前审计转变，重点进行事前审查。通过对合同对方主体资格，履约能力的调查，对合同条款的严密性、合法性进行审查，认真把好合同签订关，防止和减少可能产生纠纷的因素，避免不应有的经济损失。

2.并用多种审计方法。在物资采购合同审计中，应采取事前、事中审计与事后专项审计相结合的审计策略。

(1)签约审计――事前审计。其一，针对大宗物资采购合同中盲目采购、虚假采购和扩大消耗等问题，为防止不合理的采购造成库存积压和损失浪费现象，按照先平库、后采购的原则，审查采购计划的真实性、合理性，提高资金使用效率；其二，贯彻订货选厂、产品选型、质量选优、价格选廉、运距选近的宗旨，作好合同条款和价格的审计。

(2)结算审计――事中审计。结算审计是物资采购合同价款或酬金支付之前的最后一关，针对经常容易出现的高于合同约定结算、不按合同条款履行、结算手续不完善、结算多付款等问题，应该以合同约定为依据，做到物资验收单、运货单、发货票与合同书约定相符；入库产品的品种、规格、质量、价格与合同约定相符。

(3)跟踪审计――事后审计。作为一种跟踪审计手段，主要目的是监督真实消耗，通过核实计划量与实际用量之间的差距，防止实物短缺、物资散失及变卖行为，实施专项审计并提出相关的管理建议。

3.运用科学统计评价方法。科学有效的统计评价方法是提高审计质量和效率的有效手段。在实践中主要运用以下两种方法。

(1)分析法。所谓分析法，主要是分析合同及发票中所列的品名、内容、价格、数量等因素是否与实际相符合，从而进行深入调查审计的方法。一是数量与实际情况是否相符。主要是分析合同中列出的商品数量与单位的实际使用量相比较，找出其中的弊端。二是价格与实际情况是否相符。主要是分析合同中列出的商品价格与该商品实际价格相比较，找出其中的弊端。如果合同中产品价格与市场均价偏高偏低许多倍就要深入分析。三是所列品名与单位生产经营范围是否相符。审计中经常发现合同采购产品与单位生产经营范围毫不相关，就需要仔细分析。

(2)抽样调查法。在有限审计资源条件的限制下，审计人员应当运用专业判断，根据审计目标的要求及审计对象的特征，选择不同的审计抽样方法，收集充分、适当的审计证据，以形成和支持审计结论。在选取样本时，审计人员可以运用随机数表选样法、系统选样法、分层选样法、整群选样法、任意选样法来选取样本。样本选取之后，审计人员应当按照审计方案实施必要的审计程序，获取审计证据。根据样本评价结果推断总体特征，形成审计结论。

4.注重合同价款审计。大宗物资采购合同是一种支出性经济合同，由于大宗物资采购合同的履行将导致经济利益流出企业，价格的高低将直接影响着企业的经济利益，而合同的价格受供求关系以及市场行情的影响，变动比较频繁，是敏感因素，因此，也是审计中的高风险因素。为确保物资采购合同价格审定的科学、合理与公平，可以根据实际情况，采取以下价格审查方法。

(1)价格咨询法。对于价格变动频繁且市场用量较大的通用材料，以及价格相对公开的产品，利用上网咨询、电话咨询等方式，掌握当期价格的升降幅度以及变动因素，从而提供合理的市场参考价格。

(2)中标价格法。按照《招投标法》的规定，对大宗物资、大宗材料，采取货比三家的招标采购方式，落实中标价格和中标品种。

(3)价格库应用法。在建立管理信息系统的企业，凡是已经签约过的价格全部存放在价格数据库中，随时调阅、随时修正，实行自动比价。

5.切实发挥部门间协同配合。首先，要正确处理审计与合同主管部门的关系。审计部门与合同主管部门在具体工作上，应各有侧重。合同主管部门主要负责合同的谈判、起草，负责合同条款内容的审查；审计部门作为经济监督部门重点应放在合同价款、标的金额的审计上，对有问题的合同条文有修改建议权，对合同价格不合理的有权建议变更，同时对合同主管部门的合同管理工作进行监督。其次，要正确处理审计与经办单位(物资采购、供应、生产使用等)的关系。合同经办单位是经济合同的当事人，最了解物资产品的性能、用途及消耗使用各环节。在审计过程中，应让经办单位人员参与到内部审计中来，充分听取并尊重经办部门、经办人员的意见，避免主观武断和。审计部门的审计目标与经办单位的组织目标也是一致的，通过审计，不仅要善于发现问题，更要善于解决问题，为经办单位降本增效提供服务。