浅谈优化企业文书档案管理的主要途径

摘 要：在煤炭设计院的运转和管理中产生的大量文书档案资料是非常宝贵的记载。本文就目前多数企业档案管理中存在的一些问题进行了探讨，提供了一些实践工作的管理经验以及如何优化文书档案管理的一系列途径，是对提速档案管理电子化进程的有益探索。

关键字：文书；档案；电子化

中图分类号： G472.4文献标识码：A文章编号：

随着社会的不断进步和各项工作的改革发展，文书档案越来越多地在政治、经济、文化诸多方面发挥着它不可替代的重要作用，而目前传统的文书档案管理形式已经远远不能适应工作的需要。因此，改革目前的文书档案管理工作，健全企业文书档案管理体制，使档案更好地服务于企业是一项十分重要的任务。作为大型的煤炭设计研究院，在设计、科研和管理等工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因此在从事档案工作期间总结了一些心得，下面就现在多数企业档案管理中可能会存在的问题提供一些管理经验。

1当前文书档案工作存在的问题

文件资料收集不完整

当前，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又无法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时被分割成好几部分。同时，许多设计施工单位大多承担了国家、省、市重点项目，企业对科技档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。

文件资料归档过程中存在漏洞

目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。

人员管理和文件印制中造成浪费

大部门起草后的机关文件必需由部门秘书打印、下发、整理、归档。机关各部门各发各的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，这不仅是人员资源上的浪费，而且反映了机关工作杂乱无章。

2 文书档案工作原则

2.1 保密的原则

保密是文书档案管理、使用的基本原则。要严格恪守“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，在提供使用中要首先把握好。煤炭设计院的文书档案只能给本院各科室、职工利用，其他单位和个人如需要利用，需经院领导审批同意，要按照严格的审批制度和程序进行。计算机保管要有“专属性”，专人负责保管，未经主管领导批准，其他人严禁使用；保密检查要“经常性”，采取各种方式，有效发现违规现象，及时消除隐患；保密管理要有“重点性”，对本单位保密管理情况进行调查摸底。找出薄弱环节，杜绝行为发生。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。

2.2开放的原则

在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用。“以人为本”作为档案利用工作的行为主旨。在煤炭设计院的日常工作中，很多勘测技术需要在全院推广，因此，对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的文书档案，要及时解密，积极提供利用。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料为需要者提供有效的服务。

2.3服务的原则

在新的形势下，档案员要重新定位角色，在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，使档案利用人高兴而来，满意而归。如果能够解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。

3文书档案管理工作的重点

3.1有序性和整体性。

有序性，即在整理每一份文书档案时，都要做到按照活动发生、发展、结束的时序进行。整体性，即在反映某一项活动的案卷中。不仅每个类别或专题的资料要齐全，每个分卷之间的关系要清楚。要从全局的高度考虑立档资料的取舍、主次和详略。使人通过查阅，就能了解有关活动的全貌。因此。平时就要与相关科室保持密切的联系，以便在文书档案产生之初，就尽可能地得到完整的、必要的资料，避免事后弥补的麻烦。

3.2专业性和科学性。

随着计算机网络系统的介入，对专业化和科学化提出了很高的要求，文书档案管理系统已具有较高的科学化、专业化水平，有了一套较规范的计算机软件整理、归档、保存和利用的方法。为此，文书档案部门一定要运用现代科学化的、专业化的手段，按统一的、规范的标准进行整理和保存。把文书档案的整理和保存纳入机关计算机网络系统之中。逐步形成规范化、标准化、科学化的标准模式去管理，以便于更好地整理、保存和利用。

历史性、现实性和未来性

一是要抱着尊重历史的态度去对待每份文书档案。在整理时，要充分考虑到它产生的历史条件和局限性，务必保持其历史的真实面目，绝不能随意进行增、删、改动。二是我们整理、保存的出发点和归宿都是为了研究历史及今后的利用。因此，要在充分尊重历史的前提下。考虑得要扎实、久远，防止出现人为的损坏；要有充分的前瞻性，为后人利用前人的档案创造尽可能周到的条件，做好基础性工作。

4优化文书档案工作的主要途径

4.1实施文书档案管理现代化

一是掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在档案管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。文书档案管理数字化、信息化是信息社会对文书档案工作的必然要求，也是文书档案工作者的努力方向。二是利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

4.2实行创新性文书档案管理法

当前，文书档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战，都亟待档案管理者不断学习、不断创新。创新文书档案工作方法，需要加强硬件建设， 促进文书档案管理技术现代化是适应煤炭设计院建设发展的客观需要。比如，配置文书档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房，购置必备的计算机、复印机、扫描仪、装具、档案密集架，解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控等设备装置，实现电子化、自动化管理。煤炭设计院的文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。设计院档案部门必须由被动服务转变为主动服务， 拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。应用计算机、光盘等高科技检索工具，借助网络信息系统的平台，档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料，这可有效地提高文书档案查借阅效率，丰富了文书档案查借阅手段，这也是文书档案管理发展的必然趋势。

4.3加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质。

加强队伍建设，提高管理人员综合素质。要做好文书档案管理工作，必须切实提高档案管理人员的综合素质。一是档案工作人员要有创新的思维，工作要有新思路、新设想、新做法，必须紧紧结合煤炭设计院的实际开展工作，与时俱进，跟上飞速发展的新形势，这是做好文书档案管理工作的前提。二是要强化服务意识。在工作中要研究新问题，解决新问题，创造性地开展工作，力求多方面为教科研开发服务。三是提高工作技能，掌握较高水平的计算机操作技能与网络技术。一方面要利用现代化手段对信息资源按照标准化、规范化要求分类、整理；另一方面，把档案索引、主要工作业绩、重要决定决议、科研成果以及获奖情况及时输入微机进行分类管理，这样才能提高文书档案工作效率和服务质量。四是提高知识判断和评价能力，切实保证档案内容的真实性，收集的材料要有针对性，积极为教科研工作、领导决策提供依据性材料。

5结语

文书档案是记录和反映企业发展全过程的重要史料，文书档案建设要在指导企业发展，服务于日常工作方面发挥重要作用。要树立全方位为企业建设服务的思想，不断创造更直接、更有效的工作方式和服务手段，让文书档案充分发挥其信息功能，实现档案管理工作的自身价值，为企业经济发展做出更大的贡献。