企事业单位档案信息化管理研究

随着信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程传输等的现代信息技术的应用，企事业单位办公自动化、科研设计与生产无纸化、信息资源利用网络化的进程加快，电子环境日益普遍。

作为企事业单位核心信息的接收者、持有者、提供利用者的档案机构，应当自然而然地将信息化工作作为必然选择，全面推进档案信息化建设。所谓档案信息化，是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。本文主要阐述企事业单位档案信息化建设的布局模式和工作重点，希望能为档案信息化建设提供借鉴。

布局模式

1　依托企事业单位局域网，构建本单位信息管理平台

在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统(OA、PDM、ERP等)互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题；对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效；同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。

2　以档案综合资源管理系统为平台，以目录和全文挂接的方式，管理馆藏传统的各门类档案信息

档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其基本构成为档案信息网页、档案管理系统、文档一体化系统、网上远程检索系统、电子文件和档案全过程管理系统。其上流转的文件资料信息以电子文件形式存在，设计、试验、制造各个环节的电子文件实现了有效传递、交换和共享，突破了信息管理孤岛，形成了集成化的档案管理业务环境。在该平台上，可对档案数据实行动态管理，包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态。

3　以综合办公系统(OA)为管理平台，对企事业单位政务信息实施全电子化管理、在线归档

综合办公系统在对企事业单位公文实施收发管理的同时，实现了全面、系统地记录企事业单位的各项行政事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势，按照文档一体化原则，对政务工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用，实现各项工作的记录与电子文档紧密相连和对文件实施全程闭环管理，确保信息渠道畅通。

4　以产品数据管理系统(PDM)为管理平台，对与型号设计密切相关的产品电子档案实施管理

通过网络，PDM系统可进行产品文件审批、发放和更改管理以及产品档案自动归档、全文浏览、数据自动分发、二维和三维产品数据提供。档案机构作为企事业单位产品数据信息的管理和控制部门，利用PDM软件来管理项目计划、设计数据、产品模型、工程图纸、技术规范、工艺资料、工作流程、外购件、设备、工装夹具、文件版本、产品更改通知流程、产品材料清单等信息。

5　以档案网站为核心，建立各类档案信息资源平台

建立企事业单位档案网站的首要目的是向单位内部提供档案信息的查询服务，可使用户借助网络实现极其方便的档案信息查询。通过档案网站，用户不仅可以通过模糊查询、分类查询和专题查询等多种方式查询档案目录信息，也可以实时了解文件资料的借阅和更改状况，进行电子文件归档，查看照片档案，浏览档案全文等。

6　建设数字档案馆，支持档案信息化建设

在整个档案信息化架构中，数字档案馆是基础和主体，是档案机构发挥数据存储和传送中心作用的主要平台，起着至关重要的支撑作用，以档案信息资源建设为信息化建设核心的要义也正在于此。

所谓数字档案馆，是指利用电子网络搜寻分布于各地的各种档案信息并通过网络将它们连接起来，提供利用，实现档案信息资源共享，其实质是一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。其功能涵盖了对档案的数字化加工，数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程，具有可扩展性和实用性。与以往的档案管理系统相比，数字档案馆更强调档案作为信息资源的理念，更注重信息的共享和利用。

工作重点

档案信息化建设的重点和长线工作是档案基础管理工作，这是需要引起高度关注的问题，具体要注意以下几点。

1　加强电子文件和档案的全生命周期管理

与传统文件和档案管理相比，电子文件和档案管理具有相关因素增多，各因素之间相关度增高、变量增多，目标复杂化，技术含量更高等新的特点；特别是，对元数据和系统具有依赖性，信息内容具有易变性，信息与载体具有可分离性，信息存储具有高密度性，物理结构和逻辑结构关系具有复杂性，法律地位具有不明确性。所以，必须做到完整收集和安全管理。一是加强文件档案的归口管理，将信息收集和实体收集嵌入企事业单位的各项活动中，其中要特别注意积极推进电子档案的在线管理；二是加强电子文件归档和电子档案接收与管理，不断完善电子档案接收、保管、利用的技术方法，科学整合各类档案信息资源；三是加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节工作的监督和指导，以保证电子文件完整、有效、真实；四是加强电子档案文件收集、鉴定、验收、案卷整理等传统手工作业技术的研究和改造，使得传统技术与现代技术有机结合起来；五是加强电子文件与档案管理模式的研究，即深入研究在产品研制周期中各个阶段形成的电子文件的类型、内容和格式，电子文件与档案全生命周期内的流程、工作内容、控制内容和方式。

2　搞好档案信息资源的查询利用工作

目前的实体档案馆是随着信息量的日益增多，在信息从无序走向有序，从零散走向系统后产生的专门从事信息保管、利用、交流的机构。而随着实体档案走向数字化，实现了以计算机检索代替手工检索，以网络查询代替上门查阅，以电子复制拷贝代替人工摘抄、复印，从而提高了档案利用的质量和工作效率。为了使得用户方便快捷地在不同的时间和地点，通过网络阅览档案机构的档案目录信息、全文数据库以及特色档案数据库，要着力做好三方面工作。首先是以树结构形式开展档案信息导航，引导用户进行准确、快速检索；其次是从目录检索过渡到全文检索；最后是开展互动服务，其实质是征求用户对自己需求的信息资源和档案信息的意见，以从根本上解决用户需求信息和档案部门提供信息不对称的问题。

3　做好纸质文件和档案的管理工作

就档案管理而言，档案数字化建设并不牵涉到对任何实体档案的变动，也就不会影响原有实体档案的管理，而纸质文件还将在企事业单位扮演重要角色，电子文件和纸质文件共存、两种版本文件同步随业务流程运转的状态将会持续相当长时间。此外，实体档案又是信息化的对象，当然还关系到信息系统信息可用量的大小，因此，决不能放松，而应当不断加强对纸质档案的管理。

(1)尽量减少纸质文件在现场的流转。应当建立纸质技术文件网上发放管理系统，实行网络分发和批阅或传阅，以点对点发放的方式替代由档案机构人员送到各相关单位的做法。

(2)以数字化处理为契机，对馆藏档案进行内容、结构、层次、类型上的优化。

(3)加快数据库的建立。要重视现有馆藏档案的目录数据库和全文数据库建设。除了完成已归档文件数据库的建立外，要做到新项目文件归档与数据库建立同步进行，做到谁归档、谁建库，逐步全面建立起可远程查询的文书档案、研制标准、设备档案、仪器档案、基建档案、产品档案、财务档案、声像档案等数据库。

(4)能上网完成的业务尽可能在网上实现。包括实施网上档案查询、成果档案介绍、借出档案和发放资料自动催还、归档通报、借档查询、图样管理等。

(5)加快库存档案数字化进程。能数字化的档案要尽量尽快实行数字化处理，这是必须始终坚持的原则。

档案信息化建设的布局和架构是可以定制的，相对而言容易实现，所谓架好搭、路好铺。但其承载的信息多与否、价值大与否、流转畅顺与否，特别是提供和利用方便与否、快捷与否，关系重大，决定了整个信息化的实效。所以，要重视信息系统建设，更要重视档案基础管理工作。