企事业单位人事档案管理的研究与探讨

【摘要】“工欲善其事，必先利其器”，没有专用的档案室，档案在长期的保存不妥善过程中出现霉变、破损、纸张变硬、字迹模糊等情况； 档案夹配备不足、不统一，影响档案的合理存放、美观和...

摘 要：人事档案的管理工作是人事工作的重要部分，为合理使用人力资源提供可靠的信息参考和依据。企事业单位的人事档案是记录单位职工个人经历、品德作风、政治思想、工作业绩、晋升、薪酬福利等内容的资料；是职工工龄、职龄经历的凭证；是职工养老待遇等利益的基本保证；是全面、真实的考察了解和委任人才的重要依据。建立健全人事档案管理制度，提高档案管理人员素质及水平是完善人事档案管理制度的重要措施。

关键词：人事管理档案；管理现状；措施；展望

随着社会的发展和社会主义市场经济体制改革的深入，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案管理体制的发展与改革已迫在眉睫，否则会影响企事业单位的整体性前进。因此，人事档案工作如何与时俱进、发展创新，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须解决好的一大课题。

1 人事档案管理现状

1.1 硬件设施差

“工欲善其事，必先利其器”，没有专用的档案室，档案在长期的保存不妥善过程中出现霉变、破损、纸张变硬、字迹模糊等情况； 档案夹配备不足、不统一，影响档案的合理存放、美观和完整性。

1.2 管理人员能力不够、素质薄弱

档案管理是一项专业性要求很高的工作，目前很多企事业单位的人事档案管理人员都是些非专业、非长期的人员，没有进行专业培训，业务不熟，对资料的收集、分类整理、归档鉴别、装订等工作不够细致合理；对档案的管理工作投入精力不够，只是在上级部门检查时才关注一下档案的管理情况，不能具体的了解并妥善的处理档案；专职管理人员不够，一岗多职情况很常见，出现档案工作的见而不顾和人档分离等情况。

1.3 档案的利用价值低

由于档案的资料不够完善，不能客观反映本人的全貌，使得档案的利用值降低。不重视内部的实绩考核，不重视人事档案记录，人为的造成人员与档案的两者分离等不该出现的情况。

1.4 档案的内容不够完善、全面

“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”是现代企事业管理制度最明显的特征，人事档案管理制度作为其中一项内容也要完善起来，必须能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。另外，人事档案除目前的基本内容外，还需要结合企事业自身管理需求充实一些内容。同时，通过完善企事业人事档案的内容构成，形成具有企事业特色的人事档案管理体系，而不是走老路子，照搬干部人事档案管理体系。

1.5 档案单一管理模式与职工层次多样性不适应

现在，我国企事业单位档案管理大都按照干部人事档案管理模式进行，这种管理模式只适合单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，而这种模式也方便查找和利用，设计面表不够宽泛，有利于人事档案的保密工作。企事业职工层次的多样性决定了企事业的人事档案管理方法要与之相适应。人事档案必须坚持统一由人事部门负责管理，并且档案工作也必须由企事业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的这种管理方式已经没有办法再适应企事业职工的这种多样性的特点了。

1.6 陈旧僵化的人事档案管理体制与企事业灵活的用人机制不适应

随着改革开放以来市场经济体制的建立，公司管理的思想观念发生了重大改变，企事业在招聘使用员工时，更多的是看重个人的能力，企事业对员工的法律约束主要是合同与协议，而不是人事档案。员工只要履行了合同、协议，即可根据自己的规划自由发展，选择更适合自己的岗位。在人才之间激烈的竞争和用工制度的改变的背景下，出现了类似很多员工为谋求个人发展从原单位跳槽到另一单位另谋出路，旧单位为了维护单位利益而不放其人事档案引起纠纷的情况等，因而社会上出现了许多“人档脱节”、“死档弃档”、“虚假档案”等情况，加之当代社会企事业单位人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企事业灵活的用人机制要求，急需谋求体制上的变革创新。

2 适应现展要求，改善人事档案管理工作的措施

2.1 建立健全的科学合理人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对不适应的现展下新形势、新情况的规章管理制度进行改革，及时建立起更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的资料收集上要及时、完整；档案的鉴别中必须遵守“取之有据，舍之有理”，档案的整理归档要更以严谨、科学为原则；档案的借阅根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案的保存安全；档案的更新要及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时主动的补充收集。

2.2 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企事业中建立一个企事业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术型管理系统，实现人事档案的计算机管理。

2.3 引进高素质人才，加强员工培训，提高人员素质

人才是企事业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案管理人员才是企事业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企事业也应注重对现有的档案人员进行培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高档案管理人员的素质。

2.4 增强业务意识

积极主动的提供利用人力资源管理知人、选人、用人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清发展形势，端正工作态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务形式，增强服务意识，积极主动地为企事业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企事业人力资源管理，是企事业知识管理的基础。

2.5 建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务

功能都能干管理要与时俱进，就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的适用平台。这样，既可以提高效率，也可以降低管理的成本。

3 展望

随着社会的发展和社会主义市场经济的不断改进，企事业单位也要跟进时代前进的步伐，与时俱进，不断创新，作为为企事业单位服务的一项重要工作，在发挥其职责的同时，不断改善，完备自身的系统机构，走科学化、现代化的道路，是未来发展的大趋势。在不久的将来，人事档案管理工作定会向简单化、年轻化方向发展，将会更多地利用计算机系统，完全舍弃传统的管理模式，也会更好的完成其为社会经济服务的职能。

人事档案管理工作是企事业中不可或缺的管理工作之一，其改革早已提上日程，在这一改变创新过程中，改变旧的模式，创建新型管理系统，大量引进高素质人才，加强管理人员的专业培训，借助现代先进技术观念，不断提高自身内部建设，全面开发和利用信息资源，充分有效地发挥人事方案的价值，促进人事档案管理工作走上法制化、科学化、规范化的轨道，为企事业单位的发展更好的服务，为市场经济的完善更好的服务，为社会主义的建设更好的服务。

参考文献

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