电子文档特性与其管理策略

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，这就使得纸质文件与电子档案之间不再有明显的界限。当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的处置，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。这就带来了许多新的课题，就此提出了强化电子文件档案管理的几项主要对策。

1、电子文件档案的概念及特点

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子资料，电子报表、电子图纸等等。以上述电子文件材料归档管理开发利用的档案即为电子文件档案。与纸质文件的档案文件材料相比，电子文件档案有如下特点：

1.1 电子文件档案的文件材料不再是以往的那种直观的纸质文件，它需要借助电子计算机等设备才能阅读利用。

1.2 电子文件档案的文件材料可以直接由计算机等设备迅速处理和传递。

1.3 电子文件档案的文件材料可以共同利用，且不受时间、空间和距离的影响。

1.4 电子文件档案的文件材料对保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求却很高极严。

2、加强档案计算机管理工作的措施

2.1 加强宣传，提高社会对电子文件归档管理工作重要性的认识。要利用各种场合宣传电子文件归档管理规定，通报工作动态，交流工作情况，征求社会各界的意见，营造有利于促进电子文件归档管理的舆论氛围，使全社会充分认识加强电子文件归档管理的重要意义，促进电子文件归档管理工作快速健康发展

2.2 解决好电子文件档案的长期有效保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件档案，从理论上讲是能够长期保存的。因为它的信息读出是无接触式、不存在磨损的。电子档案文件材料记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件档案的形成时间过短，在实践上也缺乏长期实际贮存的有效验证，所以，电子文件档案中原始信息的长期保存问题仍然是有待于档案工作者进行深入研究和继续探讨的重要课题。为了防止电子文件档案信息损失。目前，对于长久保存的电子文件档案，依然需要定期进行复制。

2.3 解决好对所归档的电子文件材料进行技术处理问题。从科学技术发展的趋势来看，新型文件材料的电子归档势在必行。这就要求档案工作者必须深入到现行文件材料工作领域，对所产生的大量电子文件材料的接收、鉴别乃至归档、存储工作进行实践和指导，以便保护电子文件材料的原始信息，了解文件材料信息重新组合的来龙去脉，使纸质档案的形成、积累、鉴别、整理等方面的要求能够在电子文件档案之中全部反映出来。要通过采取技术处理，将已归档的电子文件档案更改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件档案的原始结构，保证电子文件档案的可靠性，使之与纸质文件档案一样发挥社会效用。

2.4 补充和完善计算机数据档案管理制度。一是在《计算机信息系统安全保护工作暂行规定》中，补充和完善数据档案管理的有关规定，对档案数据管理范围、内容、项目、方法等作出具体规定，并在今后的业务检查中作为一项必不可少的内容。二是建立档案数据的保管使用制度。各部门对现有需要保存的计算机磁介质软盘、U盘、光盘、活动硬盘等要按照种类逐一确认、编号、标注、登记造册；对计算机数据，要确定专人管理，其使用、传递、回收、销毁等要严格按照保密规定要求进行；对非计算机数据按照“谁使用、谁负责”的要求，加强数据档案管理。

2.5 积极推动数据档案管理建设工作。加强档案馆数据档案管理系统建设，既适应政府关于加强政务电子化信息建设的客观要求，又保障了电子文件和电子档案的安全。应研究开发统一的管理软件，对数据档案资料进行查询、管理，提供相应的功能。运用档案管理系统进行工作，除了系统性、安全性、便利性和自动化程度高等特点，也可实现应用服务一体化、安全保障科学化、系统管理规范化的目标，从而全面提高管理工作效率和档案管理效能。

2.6 解决好档案人员知识结构的变革问题。从电子文件档案管理工作的实践看，档案管理人员知识结构的变革和更新迫在眉睫。要使这部分人适应电子文件材料等信息技术和电子文件档案事业的飞速发展，必须采取积极措施抓好其知识的更新换代，通过引进、消化、适应当代信息技术的成果，拥有广博的现代科学技术专业知识，以适应飞速发展的信息技术需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

2.7 运用电子档案自身优势，努力吸引更多的财力支持。应建立专门电子档案利用查阅机构，建立相关网站，针对不同查阅对象，提供各种形式的利用服务。一是向利用者提供拷贝；二是网络传输，以电子邮件方式直接满足利用对象的需求；三是网上直接利用，在电子档案利用网站上查询，为利用者提供电子档案。通过这些渠道吸引更多的财力支持，为做好电子文件归档管理工作提供物质保障。